نرم افزارحسابداری چیست و چه کمکی به ما می کند ؟ نرم افزار های حسابداری به وجود آمده اند تا در انجام امور مالی به ما کمک کنند تا آن ها را آسوده تر و در زمان کمتر انجام بدهیم ، تا به نتایج دقیق تر همزمان با خطای انسانی کمتر در بدست آوردن اطلاعات دست یابیم . نرم افزار های حسابداری قابلیت های متنوع شامل نرم افزار حسابداری شرکتی ، چند کاربره ، مجهز به چند زبانه بودن ، پشتیبانی از ارزهای مختلف ، مجهز به بارکد خوان ، توانایی ثبت فاکتور های مختلف ، سیستم انبارداری ، تهیه گزارشات دقیق و جامع از اطلاعات وارد شده ، تشخیص صحیح بدهکار بستانکار در اطلاعات وارد شده ، ذخیره اطلاعات در سرور های شرکت ارائه دهنده بدون نیاز به نگرانی کاربر برای حفظ اطلاعات امور مالی ، پوشش نیاز اکثریت کاربران در امور مالی و ….. همه و همه از ویژگی های بارز یک نرم افزار حسابداری جامع می باشد .
نا گفته نماند که همانند غذایی که خود مواد اولیه اش را تهیه می کنید تا غذایی که دوست دارید بپزید ، برای انتخاب نرم افزار مورد نیاز شرکت یا مجموعه خود ، می توانید هر کدام از ویژگی های مورد نیاز خود را انتخاب کنید ، تا در قالب یک پکیج به شما ارائه شود و نیازی به وجود همه امتیازات به شکل یکپارچه برای شما نیست .
نرم افزار حسابداری چند کاربره و مزایای آن
نرم افزاری که می تواند به طور همزمان به چند کاربر از یک پنل با تعیین دسترسی مورد نیاز به صورت محدود یا جامع پشتیبانی دهد نرم افزار حسابداری چند کاربره نام دارد .
این ویژگی مزایای بسیاری دارد که می توان به مهم ترین آن ها اشاره کرد :
- با تهیه و ارائه یک نرم افزار تمام افراد مجموعه می توانند به آن دسترسی داشته باشند و نیازی به نرم افزار حسابداری دیگری نیست .
- دسترسی هر شخص را به اطلاعات مجموعه ، به اندازه نیاز نیروی مالی می توانید محدود کنید .
- با وجود استفاده چند کاربر ، همه اطلاعات در یک سرور اصلی ذخیره می شوند .
- مدیران مالی و مدیران مجموعه به راحتی می توانند از کار کرد نیروهای خود مطلع بشوند .
- هر شخص استفاده کننده از نرم افزار حسابداری چند کاربره ، نام و رمز عبور منحصر به فرد خویش را دارد و تمام فعالیت های گذشته وی مشخص می باشد .
- بر روی سیستم های مختلف ویندوز نصب می شود .
- موجب هماهنگی و یکپارچگی بیشتر مجموعه مالی به سبب استفاده چند کاربر در سمت های شغلی مختلف می شود .
نرم افزار حسابداری چند کاربره را از کجا می توانم تهیه کنم ؟
نرم افزار های حسابداری مختلفی در بازار وجود دارد ، اما من کدام را باید انتخاب کنم ؟ کدام یک برای مجموعه من مناسب تر می باشد ؟
نرم افزار های مختلفی در بازار برای استفاده کاربران موجود می باشد . از جمله این نرم افزار ها به نسبت مشاغل مختلف
عبارت است از :
نرم افزار حسابداری فروشگاهی ، نرم افزار حسابداری شرکت ، نرم افزار حسابداری صنعتی ، نرم افزار حسابداری تولیدی و …
که می توانید سایت مربوط به شرکت ارائه دهنده را در گوگل سرچ کنید و در آن نحوه استفاده از نرم افزار را بیابید .
اما قبل از آن باید بدانید چه نوع از نرم افزار های تولید شده را مناسب مجموعه خود می بینید . آیا این نرم افزار باید آفلاین
باشد یا آنلاین ، در بستر اندروید باشد یا بستر وب ، زایگان باشد یا هزینه ای جهت کیفیت بهتر پرداخت میکنید ، دائمی باشد با هزینه خرید اولیه بالا یا اشتراک ماهیانه ، بعد از مشخص کردن انتظارات خود و دانستن ویژگی های مد نظر برای مجموعه خود می توانید نرم افزار حسابداری چند کاربره خود را با اندکی صرف زمان پیدا کنید . زیرا نمی توان با یک پیشنهاد عمومی برای تمامی کسب و کار ها ، گزینه ای برای نرم افزار حسابداری چند کاربره معرفی کرد و باید اندکی تخصصی تر به این موضوع نگاه کرد .
مثال اول : اگر برای حفظ و نگهداری اطلاعات حسابداری خود نگران هستید باید نرم افزاری انتخاب کنید که در بستر وب باشد و بتواند روزانه از اطلاعات شما بک آپ بگیرد و بر روی سرور های امن ذخیره کند و تضمین نگهداری اطلاعات را ، سازنده نرم افزار حسابداری تا مدت تعیین شده بدهد .
مثال دوم : اگر فروشگاه بزرگی دارید و اجناس خود را در انبار نگه داری می کنید نیاز به نرم افزاری دارید که حتما گزینه انبار داری را شامل بشود .
نکته : پس متوجه شدیم که با دانستن اطلاعات جامعی از نرم افزار خود می توانید بهترین مشاور کسب و کارتان باشید و نرم افزار حسابداری چند کاربر مناسب خود و مجموعه تان را بیابید .
محدودیت ها در نرم افزار حسابداری چند کاربره
در نرم افزار حسابداری چند کاربر می توان تصمیم گرفت که هر شخص چه نوع اطلاعاتی را می تواند ببیند و چه کارهایی در نرم افزار حسابداری انجام دهد. تیم چرتکه تلاش کرده تا با ارائه نرم افزار حسابداری ارزان در انواع صنف های تولیدی، خدماتی و … تهیه و استفاده از این نرم افزارها را برای صاحبان کسب و کار فراهم کند.
این یک مزیت برای صاحبان کسب وکار می باشد که اگر اطلاعاتی مهم دارند و مایل به این نیستند که تمام نیروی های مالی مجموعه آن را ببینند ، دستور محدودیت دسترسی اطلاعات را به نرم افزار حسابداری چند کاربر صادر میکنند و دیگر نگران مشاهده اطلاعات ، توسط افراد دیگر نیستند .
آیا می توان یک فاکتور و یک مورد ثبت را از دید دیگر کاربران محدود کرد ؟ برای توضیح این مساله باید بگوییم که با محدود کردن دسترسی یک مورد فاکتور و یا یک ثبت تایید شده برای حسابدار ، تمام مغایرت های بانکی و تراز های آزمایشی اولیه بر هم می ریزد و این یک مشکل بزرگ است . به همین علت دسترسی های نوشتنی یا خواندنی تمام یک ماژوال برای مثال فاکتور ها ، دسترسی نوشتن یا خواندن اطلاعات و یا ثبت فاکتور ها و ….. را می توان محدود کرد .
و اما پاسخ چند سوال
- آیا برای تهیه نرم افزار حسابداری چند کاربره نیازی به پرداخت اضافه است ؟
برای انجام امور حسابداری توسط چند کاربر نیازی به پرداخت های اضافه برای خرید نرم افزار نمی باشد و فقط یک ویژگی ، جهت برتر بودن نرم افزار چند کاربره نسبت به باقی نرم افزار ها می باشد .
- تمامی کسب و کار ها باید به فکر تهیه نرم افزاری باشند که ویژگی چند کاربره را پشتیبانی می کند ؟
این ویژگی در نرم افزار باعث راحتی امور شرکت ها و مشاغل فروشگاهی ، تولیدی ، صنعتی و ….. می شود . و نیازی به تهیه آن توسط تمام مشاغلی که یک نفر برای انجام امور مالی کافی می باشد و یا در صورت مشاهده و دسترسی چند نفر به اطلاعات حسابداری ، مشکل خاصی به وجود نمی آید، نیست .
- آیا کار کردن با نرم افزار حسابداری چند کاربره سخت تر است ؟
به طور کلی کار کردن با یک نرم افزار حسابداری ساده هم نیاز به دانستن اطلاعات کافی و اولیه از علم حسابداری دارد. اما اضافه شدن گزینه ای که جهت استفاده چند کاربر است نمی تواند آنقدر سخت و طاقت فرسا باشد و همان اطلاعات اولیه جهت کار با نرم افزار حسابداری چند کاربره کافی می باشد .
نکته : در پایان مقاله باید بگوییم که اطلاعات حسابداری هر مجموعه برای افراد برون سازمان و درون سازمان مهم و حیاتی است ، پس باید در حفظ این اطلاعات تلاش لازم را به کار برد . نرم افزار حسابداری چند کاربره می تواند یکی از بهترین گزینه های امنیت جهت جلوگیری از نمایش دادن اطلاعات به دیگر افراد باشد .
