همانطور که می‌دانید امروزه شاهد پیشرفت فناوری در زمینه‌های مختلفی هستیم که حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. تولید نرم‌افزارهای پیشرفته در کنار وجود مفاهیمی مانند کدینگ حسابداری همگی از پیشرفت‌های علم حسابداری محسوب می‌شوند. ما در این مطلب قصد داریم در مورد کدینگ حساب ها اطلاعات جامعی در اختیارتان قرار دهیم بنابراین تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
همانطور که می‌دانید امروزه شاهد پیشرفت فناوری در زمینه‌های مختلفی هستیم که حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. تولید نرم‌افزارهای پیشرفته در کنار وجود مفاهیمی مانند نرم افزار حسابداری آنلاین کدینگ حسابداری همگی از پیشرفت‌های علم حسابداری محسوب می‌شوند. ما در این مطلب قصد داریم در مورد کدینگ حساب ها اطلاعات جامعی در اختیارتان قرار دهیم بنابراین تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
کدینگ حسابداری چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده این موضوع را بیان کنیم می‌توان گفت کدینگ حسابداری یعنی طبقه‌بندی حساب‌ها. به‌طور کلی مدل رایجی که در حسابداری استفاده میشود کدینگ درختی است.
در این فرآیند وقتی یک دسته‌بندی خاص برای یک حساب تعیین میشود با آن دسته‌بندی که شامل سطح‌های مختلف و کدهای متفاوت است سرشاخه اصلی و زیر مجموعه‌ها نیز مشخص میشود.
کدینگ در معنای عام یعنی شماره‌گذاری کردن و حال وقتی با حسابداری ترکیب میشود به معنای کدگذاری حساب‌ها است.
اهمیت کدینگ در حسابداری چیست؟
آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که اگر در حسابداری مکانیزه عملیات کدینگ انجام نمی‌شد، به چه مشکلاتی برخورد می‌کردیم؟ چقدر برای پیدا کردن یک سند حسابداری باید زمان صرف می‌کردیم؟
و بسیاری پرسش‌های دیگری از این دست..
پس برای اینکه متوجه سطح اهمیت کدینگ در حسابداری شویم باید بدانیم که چه نقشی در حسابداری دارد. که در اینجا به اختصار به آنها اشاره می کنیم:
- باعث میشود که تمام حساب ها به صورت یک فرمت یکسان دسته بندی شوند و حساب‌ها دارای یک نظم خاص و نوعی یکپارچگی شوند.
- ثبت های حسابداری با توجه به نظم به وجود آمده، با سهولت فراوان و به دور از خطاهای انسانی انجام می شوند و نیز از اتلاف وقت جلوگیری می شود.
- باعث میشود گزارشات مالی با سرعت و دقت بیشتری تهیه گردند.
- در آخر کدینگ در حسابداری باعث بررسی و پردازش و تحلیل راحت‌تر گزارشات مالی برای استفاده کنندگان (داخلی و خارجی )خواهد شد.
پس همانطور که قابل درک می باشد:
کدینگ در حسابداری باعث نظم بخشیدن و سرعت دادن به انجام کلیه امور حسابداری در راستای رعایت معادله حسابداری و چرخه حسابداری خواهد شد.
انواع کدینگ حسابداری چیست؟
نرم افزارهای حسابداری به زیر سیستم های نرم افزار حسابداری فروشگاهی و شرکتی دسته بندی میشود.اگر بخواهیم به رایج ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند اشاره کنیم به 5 نوع اصلی می رسیم.این پنج نوع عبارتند از:
کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حساب ها)
یکی از شیوه های کد دهی که ساده هم هست کد دهی بر اساس مختصر نویسی و علامت گذاری بر مبنای زبان فارسی است. در این روش کد گذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می برند. برای مثال حساب های پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می شود.
کدینگ متوالی (پی در پی)
کدینگ متوالی با نام های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم دیده می شود. در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حساب ها و داده تخصیص داده می شود.
کدینگ سلسله مراتبی
یکی از پرکاربردترین روش های کدینگ، روش سلسله مراتبی است، زیرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب ها، کالاها و داده در این روش نیست.
مثال کدینگ سلسله مراتبی: در یک شرکت برای حساب دارایی ها کد 404 در نظر گرفته می شود. در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند می تواند با اضافه کردن یک عدد اعشاری به آن زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد نماید. این روش به صورت ساختار یافته و بدون هیچگونه محدودیتی می تواند ادامه یابد.
کدینگ توده ای
در این روش کدها می توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش صرفا برای استفاده در یک دوره مالی قابل استفاده است.
کدینگ وجهی
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می توان به عنوان یک قرارداد استاندارد پذیرفت، به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های آن است. برای مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه می توان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را به مشخص کردن بخش های مختلف فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه های مختلف فروشگاه و گروه سوم را به عنوان نمایانگر زیر گروه های 2 گروه قبلی در نظر گرفت.
مراحل کدینگ حسابداری چگونه است؟
نرم افزار حسابداری به دو زیر سیستم نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی تقسیم میشود.به‌طور کلی می‌توان برای مراحل کدینگ حسابداری ۴ مرحله اصلی تعریف کرد:
- ابتدا باید برای گروه حساب‌های اصلی کد تعیین کرد.
- گروه حساب‌های را به حساب‌های کل تقسیم کرد.
- برای حساب‌های کل کدینگ درختی درست کرد.
- کدینگ سرفصل های معین را انجام داد.
کدینگ حسابداری با نرم افزارهای حسابداری
حال با همه این تفاسیر استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری برای کدینگ بهترین راه است. البته ناگفته نماند این کار با استفاده از سیستم اکسل و حتی روی کاغذ قابل انجام است اما امکانات زیادی قطعا در مقایسه با نرم‌افزار در اختیار شما قرار نخواهد داد.
در واقع نرم افزار حسابداری می‌توانند قابلیت‌های گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار دهند و سرعت و دقت را نیز در حین کار بالا ببرند، به همین دلیل بهترین مورد برای کدینگ حسابداری به شمار می‌روند.
نکات مهم درباره ساختار کدینگ حسابداری
طراحی سیستم کدینگ باید به درستی انجام شود، چون با طراحی درست می‌توان از بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری برای شرکت جلوگیری کرد. علاوه بر این از آن‌جایی که هر یک از سطوح کدینگ نیازمند دانش و تخصص است باید از کارشناسان این حوزه و حسابدارها برای پیشبرد کار بهره برد.
برای ساختار یک کدینگ حسابداری همیشه باید استانداردهای حسابداری، فعالیت سازمان، کنترل‌های درونی و گزارش‌های مورد نیاز بیرونی و داخلی را مد نظر قرار دارد.
سخن نهایی
امروزه سیستم‌های کامپیوتری زندگی ما را متحول کردند و این دستگاه‌ها به علت قابلیت درک بهتر اعداد و راضی بهتر از حروف می‌توانند با اعداد ارتباط برقرار کنند.
ما به کمک این ویژگی می‌توانیم داده‌ها را به زبان کامپیوتر نزدیک کنیم و بنابراین تعریف کدینگ یکی از پیش‌نیازهای بهترین نرم‌افزارهای حسابداری است.
وجود سیستم کدینگ حسابداری در هر سازمان یا شرکتی الزامی است. چون اگر این فرآیند با دقت و به شکل صحیحی انجام گیرد، مدیر کسب‌وکار می‌تواند از بعد مالی و حسابداری شرکت خود اطمینان خاطر داشته باشد.
