شاید این موضوع هنوز به طور کامل واقعیت نداشته باشد، اما نرم افزارهای حسابداری در حال حذف حسابداران هستند. ما در نقطه عطف بسیاری از مشاغل مشابه قرار داریم: آموزش آنلاین جایگزین استادان یا نرم افزار حقوقی جایگزین وکلا. هرچند این امر برای متخصصان با تحصیلات و تجربه چندین ساله که در یک زمینه تخصصی سرمایه گذاری کرده اند، تهدید آمیز به نظر می رسد اما پدیده فن آوری های جدید که جایگزین نیروی کار می شوند، مفهوم جدیدی نیست. در چنین شرایطی، همیشه یک چرخه بحث وجود دارد: خشم، انکار، سازش و شکست. از قضا حسابداران در این شرایط با توسعه دهندگان نرم افزار برای ایجاد فناوری که جایگزین آن ها می شود، سازش کرده اند.
البته نرم افزار حسابداری در حرفه حسابداری تازگی ندارد و در واقع برای بسیاری از حسابداران بسیار مفید واقع شده است. حتی نرم افزار تشکیل پرونده مالیاتی نیز حسابداران را از کار بیکار نکرده است. اما تغییراتی در این مسیر به چشم می خورد که به احتمال زیاد می تواند کاربران نرم افزار حسابداری را تا زمانی که دیگر نیازی به حسابدار نداشته باشند، تقویت کند.
آخرین تحول برای انواع نرم افزار حسابداری، محصولاتی است که به سمت “ابر” حرکت می کنند. البته استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین پایان کار حسابداران نیست. بلکه آنچه حسابداران را به حاشیه می کشاند این است که نرم افزار حسابداری آنلاین جدید چقدر ارزان و کاربر پسند است.
اگر این امر برای ایجاد ترس در حسابدار تحصیلکرده کافی نیست، یا شما را ترقیب به استفاده از روش های جدید نمی کند، به این فکر کنید که برنامه Uber چگونه تجارت تاکسی را متزلزل کرده است و چگونه صنعت گردشگری AirBnB را تهدید می کند. ارائه روشی به مصرف کنندگان برای انجام کارها با هزینه ارزان تر، راحت تر و موثرتر، باعث ایجاد تغییر در روش ها و سبک زندگی و کار افراد می شود.
بنابراین یکی از دلایلی که شما به عنوان صاحب یک کسب و کار می توانید روش های قدیمی و دفتری را کنار بگذارید، ساده شدن امکان استفاده از نرم افزارها و نبود پیچیدگی های تخصصی در آن هاست. همچنین پشتیبانی و آموزش نرم افزارهای حسابداری هم در این مسیر به شما کمک می کند.
دلایل نیاز به نرم افزارهای حسابداری چیست؟
برای بسیاری از شرکت های کوچک و متوسط، سیستم های حسابداری و مدیریت مشاغل فعلی ممکن است با بزرگ شدن و پیچیدگی شرکت همخوانی نداشته باشد. جایگزینی این سیستم های قدیمی با روش ها و تکنولوژی های جدید ممکن است کمی سخت باشد و یا تحت تاثیر بخش های دیگری از کسب و کار شما قرار گیرند. متأسفانه، هزینه داشتن و نگهداری یک سیستم قدیمی می تواند باعث بسیاری از نتایج نامطلوب در کسب و کار و تجارت شما شود. بنابراین با از دست دادن امکان فروش محصول یا خدمات، نارضایتی مشتری یا خطرات امنیتی، عدم به روز رسانی فناوری برای کسب و کار شما می تواند یک تصمیم پرهزینه باشد.
با بزرگ شدن و پیچیدگی کسب و کار شما، ابزارها و روش هایی که زمانی از شما حمایت می کردند ممکن است اکنون شما را عقب نگه دارند. بنابراین با کمی تحقیق در مورد نرم افزار های حسابداری شما با یک تصمیم مهم روبرو خواهید شد: یکی از نرم افزار های حسابداری معروف را جایگزین روش های قدیمی کنید یا راهی را ادامه دهید که منجر به نارضایتی مشتریان، از دست دادن فروش و خطر عقب ماندگی از رقابت شود. بنابراین اگر هریک از این علائم هشدار دهنده را تشخیص دادید، زمان تغییر فرا رسیده است.
چه زمانی عمیقا احساس نیاز به نرم افزار های حسابداری را درک می کنیم؟
رتبه بندی نرم افزارهای حسابداری با توجه به هر کسب و کار متفاوت خواهد بود. شما باید در ابتدا نوع کسب و کار و نیازمندی خود را تعیین کنید و سپس در بین نام نرم افزارهای حسابداری که نیازمندی شما را پوشش می دهند، به دنبال بهترین ها باشید.
1. اگر روش حسابداری یا نوع نرم افزار حسابداری شما قدیمی تر از آموخته های فارغ التحصیلان دانشگاهی است که برای سمت حسابدار کسب و کار شما درخواست می کنند، شما نیازمند یک سیستم جدید هستید. نیروی کار دیجیتالی امروز انتظار دارد که فناوری از نحوه کار و آموخته های آن ها حمایت کند، نه اینکه عملکرد آن ها را محدود کند.
2. اگر فروش محصولات خود را به رقبا از دست می دهید! مهم نیست که شما از بهترین ها هستید. اگر نتوانید موجودی یا اطلاعات فروش یا انبار خود را کنترل کرده و سریع به اطلاعات به روز دسترسی داشته باشید، خدمات و فروش مشتری دچار مشکل می شود.
3. شما زمان بیشتری را صرف جستجوی اطلاعات می کنید تا برنامه ریزی برای راه های توسعه تجارت خود. شما به کسب و کار پرداختید تا برای مشتریان خود نوآوری داشته و بهترین ها را برای آن ها فراهم کنید. اگر امکان برنامه ریزی برای رشد کسب و کار خود ندارید و یا مدام در حال عقب نشینی در مسیر رسیدن به اهداف خود هستید. اگر لیستی از کارهای در حال رشد به برنامه ی شما افزوده شده و مدام آن ها را به عقب می اندازید، زمان آن رسیده است که روش ها و فناوری شما پیشرفت کند.
4- فرآیند سفارش شما هنوز به تلفن یا دستگاه فکس نیاز دارد و مهم نیست که چقدر کارمند استخدام می کنید، اما نمی توانید تقاضای افراد را برآورده کنید. فناوری منسوخ نمی تواند با نرخ رشد مشاغل امروزی مطابقت داشته باشد و مشتریانی که به سرعت و به راحتی خدمات دریافت نمی کنند، معمولاً باز نمی گردند.
5. شما ترجیح می دهید شانس خود را با گودالی پر از مارهای زنگی امتحان کنید تا ممیزی قریب الوقوع خود. اگر حسابرسی دقیق یا گردش کاری درستی برای محافظت از دارایی های کسب و کار خود و رعایت قوانین صنعت ندارید، ممکن است شرکت شما در معرض خطر جدی باشد.
6. بالا و پایین شدن نقدینگی شما باعث می شود فکر کنید که آیا یک نرم افزار حسابداری شرکتی ، نرم افزار حسابداری فروشگاهی ، خدماتی و یا .. می تواند راه بهتری برای مدیریت امور مالی شما باشد. جزئیات در مورد هزینه ها یا سررسید حساب ها می تواند در یک دفتر حسابداری مالی یادداشت شود یا در صفحات اکسل جداگانه ذخیره شود. اما این روش ها دید دقیقی از کسب و کار به شما نمی دهند. بدون یک دیدگاه دقیق و جامع در مورد هزینه و درآمد، دانستن زمان و مکان کاهش هزینه ها بیش از زمان معمول طول خواهد کشید. با استفاده از تکنولوژی های جدید و توانایی تجزیه و تحلیل هزینه ها می توانید در کسب و کار خود تصمیمات درست گرفته و در نتیجه خدمات یا محصولات بسیار مقرون به صرفه تری به مشتری ارائه دهید.
7. شما کاملاً مطمئن هستید که ممکن است آن محصول را “جایی” در انبار خود داشته باشید.
اگر سیستم شما نمی تواند به شما بگوید چه موجودی دارد، چه چیزی سفارش گرفته و چه چیزی به مشتری تحویل داده شده است، شما کاملا تنها هستید. بسیاری از شرکت ها بدون کنترل دقیق موجودی خود، اغلب نتایج نامطلوبی به دست آورده و نمی توانند مشتری را راضی نگه دارند. اگر روش کار یا نرم افزار شما این اطلاعات را به راحتی در اختیار شما قرار نمی دهد، زمان ارتقاء آن فرا رسیده است.
8. هر خبری در مورد سرقت یا از بین رفت داده ها و اطلاعات مالی باعث نگرانی شدید شما می شود. دفاتر قدیمی امکان دارد در آتش سوزی و .. از بین برود. شما نگران بدافزارها، روش ها و سیستم دقیق پشتیبان گیری، نقض امنیت و کلاهبرداری هستید. این مسئله که لپ تاپ ها و دستگاه های تیم فروش شما ممکن است به سرقت برود این ترس را برای شما ایجاد می کند که ممکن است داده های مهم تجاری به خطر بیفتد یا برای همیشه از بین برود. با استفاده از سیستم های نرم افزارهای حسابداری ابری برای محاسبه، ذخیره و پشتیبان گیری اطلاعات مالی می توان این نگرانی را از بین ببرد.
9. شما بیشتر از دفاتر حسابداری یا نرم افزار حسابداری خود در خارج از آن ها در حال انجام محاسبات و کارهای حسابداری هستید. سیستم های حسابداری منسوخ یا نامناسب تمایل به ایجاد لیست های یکبار مصرف و صفحات گسترده به صورت دستی دارند که ارتباط آن ها با یکدیگر کاملا قطع شده و کار با آن ها بسیار دشوار است. بدون دیدگاه متمرکز و جامع نسبت به داده های کسب و کار، رشد در آینده متوقف می شود و تصمیم گیری آگاهانه در مورد پیشرفت کسب و کار تقریبا غیرممکن است.
10. وقتی سایرین را می بینید که مشاغل خود را از طریق تلفن هوشمند اداره می کنند. هنگامی که پاسخ شما به سوال مشتری به این صورت است که ابتدا باید به دفتر بروید یا با شخص دیگری تماس بگیرید، اعتبار خود را از دست می دهید. بنابراین شما نیاز به تحول واقعی دارید تا بتوانید به فرصت های جدید و انتظارات مشتری پاسخ دهید.
روش های دفتری و قدیمی یا نرم افزار حسابداری موجود شما ممکن است تا به حال وفادارانه به شما خدمت کرده باشد، اما همچنان که تجارت شما در حال تکامل است، ممکن است برای ادامه راه با مشکل روبرو شوید. هنگامی که با روش های حسابداری فعلی خود به محدودیت می رسید، اغلب راه حل آن تغییر در روش های موجود است. بنابراین اگر هر یک از این علائم فوق را مشاهده کردید، رشد آینده کسب و کار شما در خطر است. در نتیجه برای پیشرفت و از بین نرفتن فرصت ها، بسیار ضروری است تا اقدامات لازم را برای تغییر روش حسابداری و ارتقاء نرم افزار خود انجام دهید.
معرفی نرم افزارهای حسابداری معروف :
- نرم افزار حسابداری تحت وب سپیدار
- نرم افزار حسابداری آنلاین چرتکه
- نرم افزار حسابداری تحت وب پایدار
- نرم افزار حسابداری تحت وب ایلیا سیستم
- نرم افزار حسابداری تحت وب قیاس
- نرم افزار حسابداری تحت وب همکاران سیستم
- نرم افزار حسابداری تحت وب هلو
- نرم افزار حسابداری تحت وب و آنلاین هوفر
