شاید شما هم در مورد نرم افزار حسابداری آنلاین چیزهای شنیده باشید، اما برای این که بخواهید از آن در کسب و کار خود استفاده کنید باید اطلاعات کاملی در این مورد بدست آورید. صاحبان مشاغل می توانند از نرم افزار حسابداری سود ببرند زیرا به آن ها کمک می کند حساب های دریافتی و حساب های پرداختی را پیگیری کنند، از سوددهی خود درک روشنی داشته باشند و برای سال مالیاتی آماده شوند. در دنیای نرم افزارهای حسابداری، مشاغل کوچک و بزرگ، انواع شرکت های بازرگانی، خدماتی، تولیدی، فروشگاه و کارگاه نیازهای متفاوتی دارند. در نتیجه هر کدام باید نرم افزار حسابداری مخصوص کسب و کار خود را تهیه کنند.
در این بین مشاغل کوچک مشاغلی هستند که می توانند از نرم افزارهای بدون نیاز به سفارشی سازی گسترده استفاده کنند. با رشد یک کسب و کار، نیازهای حسابداری آن نیز پیچیده تر می شود و اغلب به سیستم برنامه ریزی شده و سفارشی شده نیاز است. انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری برای مشاغل متفاوت با قابلیت ها و برچسب قیمت متنوع وجود دارد. به طور کلی، نوع صنعت و تعداد کارکنان دو فاکتور هستند که می توانند به صاحب مشاغل کمک کنند تا نرم افزار حسابداری مناسب را انتخاب کند.
حسابداری آنلاین چیست ؟
یک برنامه حسابداری انلاین از این لحاظ خاص است که تمامی امکانات مورد نیاز، فرآیندهای مالی، حسابداری، و گاهی مدیریت کسب و کار را در قالب یک نرم افزار مبتنی بر فناوری ابری در اختیار شما قرار می دهد. بنابراین حسابدار یا مدیر مالی می تواند در هر زمان و مکانی با در اختیار داشتن حداقل امکانات مانند یک دستگاه که به اینترنت متصل می شود و نیز دارای مروگر می باشد، به داده های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد. در این صورت می تواند تمام مسئولیت هایی که بر عهده ی اوست را فارق از زمان و مکانی خاص انجام دهد.
در این حالت بدیهی است که امکانات سخت افزاری خاصی مورد نیاز نخواهد بود. برخلاف روش های قدیمی تر که می بایست نرم افزار بر روی سیستم خاصی که دارای قابلیت های سخت افزاری ویژه ای می بود، نصب شود. بنابراین همان طور که مشخص است این سیستم طوری طراحی شده است که امکان انجام فرآیندهای مالی را در مکان های مختلف فراهم کرده و به راحتی بتوان داده های مالی را در نرم افزار وارد کرد. بدین صورت مدیران مجموعه می توانند در هر زمانی به اطلاعات و گزارشات مالی دسترسی داشته و به راحتی و با دقت بالاتر نظارت همه جانبه ای بر روی کسب و کار خود داشته باشند.
در روش آنلاین دو نوع روش برای ثبت داده های گزارش مالی وجود دارد. در روش اول بدون نیاز به ثبت و نگهداری داده ها در محل دیگری، فقط بر روی نرم افزاری که در محل کارفرما وجود دارد، نگهداری و ذخیره اطلاعات و گزارش های مالی صورت می گیرد. مدیر در این روش در هر لحظه در جریان همه ی امور مالی خواهد بود. در روش دوم داده ها و گزارش ها در نرم افزار حسابدار ذخیره شده و در نهایت برای مدیرعامل ارسال خواهد شد. معمولا روش اول از نظر مدیران مطلوب تر است چون مدیر در هر لحظه در جریان جدیدترین اطلاعات و گزارشات مالی قرار خواهد داشت. در نهایت امکان از گم شدن اطلاعات نیز وجود ندارد. همچنین امکان ندارد که در داده های موجود در بخش حسابداری و مدیریت تضادی وجود داشته باشد.
تفاوت نرم افزار حسابداری آنلاین، تحت وب و ابری
قبل از آشنایی با ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب بهتر است با چند مفهوم نرم افزار حسابداری آنلاین، تحت وب و ابری آشنا شده و تفاوت های آن ها را درک کنیم. نرم افزار حسابداری آنلاین یا نرم افزار حسابداری تحت وب هر دو یکی هستند. برای استفاده از این نرم افزار فقط باید از طریق اتصال به اینترنت به آن دسترسی داشت.
زمانی که در مورد نرم افزار حسابداری آنلاین صحبت می کنیم، این مورد شامل نرم افزار ابری نیز می شود. در واقع فضای ابری یک تکنولوژی است که امکان نگهداری داده های مالی بر روی خود و در نهایت دسترسی به نرم افزارهای آنلاین در هر زمان و مکانی را فراهم می کند.
تفاوت های حسابداری سنتی با حسابداری ابری چیست ؟
تا به اینجا متوجه شدیم که حسابداری ابری چیست و چه مزایا و امکاناتی را در اختیار ما قرار می دهد. همچنین سعی کردیم با مفاهیمی مانند نرم افزار تحت وب، آنلاین و حسابداری ابری آشنا شویم. با این تعاریف تا حدودی می توان تفاوت های موجود را تشخیص داد. در روش سنتی شما مجبور خواهید بود تا یک سیستم کامپیوتری قوی تهیه کنید و سیستم عاملی را روی آن نصب کنید که با نسخه ی نرم افزار حسابداری شما سازگاری داشته باشد. بنابراین شما محدود به سیستم هستید.
اما در روش ابری شما آزادی عمل بیشتری خواهید داشت. در فضای ابری شما می توانید با هر نوع سیستمی از طریق وب به داده های موجود دسترسی داشته باشید. بنابراین شما فقط به اینترنت نیاز دارید.
انواع نرم افزارهای حسابداری آنلاین و تحت وب به تفکیک صنایع شامل موارد زیر می باشد:
- نرم افزار حسابداری شرکتی
- نرم افزار حسابداری تولیدی
- نرم افزار حسابداری پیمانکاری
- نرم افزار حسابداری بازرگانی
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی
- نرم افزار حسابداری خدماتی
بهترین نرم افزار های حسابداری تحت وب
- نرم افزار حسابداری تحت وب هلو
- نرم افزار حسابداری تحت وب همکاران سیستم
- نرم افزار حسابداری تحت وب چرتکه
- نرم افزار حسابداری تحت وب ایلیا سیستم
- نرم افزار حسابداری تحت وب و آنلاین هوفر
- نرم افزار حسابداری تحت وب سپیدار
- نرم افزار حسابداری تحت وب پایدار
- نرم افزار حسابداری تحت وب قیاس
نرم افزار حسابداری شخصی تحت وب
این دسته از نرم افزارهای حسابداری برای مدیریت امور مالی شخصی مورد استفاده قرار می گیرد. با کمک این نرم افزار می توانید به مدیریت هزینه های خود بر مبنای درآمد بپردازید. چک ها، بدهی ها و طلب های خود را مدیریت کنید. لیست شرکت هایی که نرم افزار های حسابداری شخصی تحت وب را ارائه می دهند شامل شرکت های زیر می شود:
- جیب
- نیو
- هلو
- اکانتا
- قیاس
مزایای نرم افزار حسابداری ابری برای مشاغل
بیشتر صاحبان مشاغل برای مدیریت امور مالی مشاغل خود به دنبال استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری ابری هستند. اگر هنوز این تکنولوژی را امتحان نکرده اید، در ادامه مزایای آن را بررسی می کنیم تا بتوانید راحت تر تصمیم بگیرید.
با این روش در زمان خود صرفه جویی می کنید
وقت خود را برای ارسال و تعقیب فاکتورها هدر ندهید. نرم افزار حسابداری ابری به صورت خودکار فاکتورها و همچنین یادآوری های مربوطه را در فواصل منظم ایجاد می کند. به این معنی که نیازی به پیگیری دستی بدهکاران ندارید. اگر نرم افزار حسابداری خود را با برنامه های منابع انسانی و حقوق و دستمزد ترکیب کنید، می توانید به صورت خودکار فیش حقوقی و سایر اسناد مالی مورد نیاز را ایجاد کنید.
از هر مکانی با اتصال به اینترنت به راحتی کار می کنید
نرم افزار حسابداری ابری به این معنی است که دیگر نگرانی در مورد نصب برنامه بر روی یک دستگاه ندارید. همچنین پشتیبانی و نگهداری خاصی برای نرم افزار مورد نیاز نیست. فضای ابری به شما این امکان را می دهد که در هر مکانی با اتصال به اینترنت وارد حساب کاربری خود شوید. پس از ورود، می توانید بلافاصله شروع به کار کنید.
صرفه جویی در هزینه ها
به جای پرداخت هزینه ای هنگفت برای یک نرم افزار حسابداری، با استفاده از فضای ابری، می توانید هزینه را با پرداخت ماهانه کم کنید. این امر به شما در مدیریت جریان نقدینگی کسب و کارتان کمک می کند. همچنین اگر به صورت پیش پرداخت هزینه ها را پرداخت کنید، از تخفیف نیز برخوردار خواهید شد.
داده های به روز و دقیق
فیلدهای خودکار بانکی به شما امکان می دهد ترازنامه کسب و کار خود را آنلاین بررسی کنید. همچنین می توانید گزارش های متنوعی را مشاهده کنید که تصاویری از وضعیت مالی کسب و کار شما را به روز نشان می دهد. نرم افزار حسابداری آنلاین ، تصویری دقیق تر و واضح تر از وضعیت مالی کسب و کار را به صورت کلی به شما ارائه می دهد.
اطلاعات شما را امن نگه می دارد
از آنجا که داده های شما در یک سرور ابری ایمن ذخیره شده و به طور مداوم پشتیبان گیری می شود، نیازی به نگرانی در مورد هک شدن یا به خطر افتادن داده های خود را ندارید. حتی اگر کامپیوتر شما خراب شود، همه چیز هنوز در فضای ابر ذخیره و پشتیبان گیری می شود.
امکان استفاده آسان
نرم افزار حسابداری ابری، حسابداری را برای افرادی که تجربه چندانی در مدیریت حساب های مالی ندارند آسان می کند. این نرم افزار با در نظر گرفتن این که کاربر یک حسابدار نیست و اطلاعات خاصی از این حوزه ندارد، ساخته شده است و در هر مرحله از مسیر کار راهنمای استفاده وجود دارد.
امکان حضور در جامعه همکاران
نرم افزاری حسابداری ابری، امکان پیوستن به یک شبکه از صاحبان مشاغل را فراهم می کند. در این صورت می توانید آن ها را ملاقات کرده و از طریق انجمن های اجتماعی و رویدادهای تجاری با آن ها صحبت کنید.
امکان ارائه دسترسی به چندین کاربر و تنظیم مجوز برای هر یک
اگر افراد مختلف در بخش های مختلف کسب و کار شما را مدیریت می کنند، به راحتی می توانید چندین کاربر را در نرم افزار خود تعریف کنید و مجوزها را طوری تنظیم کنید که افراد دارای وظایف شغلی خاص فقط آنچه را که نیاز دارند مشاهده کنند.
نرم افزار به طور مداوم بدون نیاز به انجام کاری به روز می شود و بهبود می یابد
با استفاده از نرم افزار حسابداری ابری به جای این که منتظر تکرار نسخه ی جدید یک برنامه باشید، نرم افزار به طور مداوم توسط توسعه دهندگان به روز می شود. این بدان معناست که اگر هر چیز تغییر کند، نرم افزار ابری در همان زمان به روز می شود. علاوه بر این، برخلاف سایر برنامه های نرم افزار حسابداری، این به روز رسانی ها رایگان بوده و به عنوان بخشی از هزینه اشتراک ماهانه شما در نظر گرفته می شود.
می توانید به راحتی با حسابدار خود همکاری کنید
در گذشته، معمول بود که صاحبان مشاغل سالی یکبار در پایان سال با حسابدار خود صحبت می کردند. نرم افزار حسابداری ابری به شما امکان می دهد حساب های خود را در طول سال با حسابدار خود به اشتراک گذاشته و به طور منظم با هم کار کنید.
قیمت نرم افزار حسابداری آنلاین
برای تعیین هزینه نرم افزار حسابداری یا تعرفه نرم افزار حسابداری ، ملاک میزان زمان و کار برای تولید، نگهداری و به روز رسانی این دسته از نرم افزارها می باشد. اگر شما از نرم افزارهای سنتی استفاده کنید این نرم افزار باید به طور کامل طراحی و تولید شده و بعد بر روی سیستم شما نصب شود. بعد از نصب در بازه های زمانی معمولا یکساله نسخه های جدیدی از نرم افزار ارائه می شود که می توانید آن را نیز تهیه کنید. آموزش و پشتیبانی در این روش شامل هزینه می شود و احتمالا در زمان خرید اولیه نرم افزار هزینه های مربوط به این موارد نیز از شما دریافت خواهد شد. در روش ابری شما از یک اشتراک ماهیانه یا سالانه استفاده خواهید کرد که به صورت پیش پرداخت معمولا از شما دریافت می شود در این حالت در هر لحظه ممکن است تیم نرم افزاری بر روی نرم افزار کار کرده و آپدیت های جدید را ارائه دهند و شما در همان لحظه به آن ها دسترسی دارید. هزینه پرداختی برای اشتراک شما این موارد را نیز شامل خواهد شد.
سخن پایانی در مورد نرم افزار های حسابداری تحت وب
برای شناسایی و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود باید در ابتدا دقیق حرفه خود و نیازمندی های آن را شناسایی کنید. در مرحله ی بعدی می توانید از سایر افرادی که از این نوع از نرم افزارها استفاده کرده و تجربه دارند نیز سوالاتی بپرسید. در نهایت برای این که تصمیم نهایی را بگیرید می توانید از دموهای موجود هر یک از این نرم افزارها استفاده کنید. مدتی از آن ها در کار خود استفاده کرده و اگر به تمامی اهداف مورد نظر در ذهن خود در مورد یک نرم افزار دست پیدا کردید در آن صورت می توانید در مورد نسخه اصلی تصمیم گرفته و آن را تهیه کنید. هدف از استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین یا ابری رسیدن به راحتی، سرعت و در دسترس بودن همیشگی اطلاعات و گزارشات مالی است. بنابراین نسبت به استفاده از تکنولوژی های ابری نگرانی به خود راه ندهید.
