نرم افزار حسابداری آنلاین در طول چند سال گذشته محبوبیت بسیاری پیدا کرده است و کسب‌وکارهای زیادی در حال انطباق دادن حسابداری کنونی خود با راهکارهای مبتنی بر وب هستند. عصر دیجیتال عصر دقت و سرعت است و این ویژگی در تمام عرصه‌ها از جمله حسابداری تاثیر گذاشته است. کسب‌وکارهایی که به ارتقا و توسعه فرآیندهای مالی خود اهمیت می‌دهند از حسابداری انلاین غافل نمی‌شوند.
اگر با این تکنولوژی آشنا نیستید با ما همراه شوید تا بدانید حسابداری آنلاین چیست ، چگونه کار می‌کند. همچنین در این مقاله از چرتکه توضیح می‌دهیم که چگونه مشاغل گوناگون می‌توانند از سیستم حسابداری آنلاین و نرم افزارهای حسابداری آنلاین در راستای اهداف خود بهره بگیرند.
برخی از مهم‌ترین رئوس مطالب این مقاله عبارتند از:
با ما همراه باشید تا ضمن پرداختن به موارد فوق به کاربرد حسابداری آنلاین در مشاغل و کسب‌وکارهای گوناگون نیز بپردازیم.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
رسیدگی به امور حسابداری از راه دور
حسابداری آنلاین (Online accounting) که با نام‌های حسابداری ابری و حسابداری اینترنتی نیز شناخته می‌شود به مدیریت امور مالی و حساب و کتاب‌های یک کسب‌وکار با کمک نرم افزارهای حسابداری آنلاین از راه دور گفته می‌شود. این امر با خرید و استفاده از نرم‌افزار حسابداری ویندوز یا دسکتاپ متفاوت است زیرا شما به صورت فیزیکی نرم افزاری را خریداری یا نصب نمی‌کنید بلکه تمام چیزی که نیاز دارید تهیه یک اشتراک نرم افزار و ارتباط اینترنتی است. بدین ترتیب می‌توانید به کمک نرم افزار حسابداری آنلاین با حسابداران خود ارتباط برقرار کنید، اطلاعات را برای آنها ارسال نمایید و به طور کلی هر آنچه که مربوطه به حسابداری است را در بستر وب پیش ببرید.
حال که متوجه شدید حسابداری ابری چیست، در بخش بعدی راجع به نرم افزارهای حسابداری آنلاین یا ابری بیشتر توضیح می‌دهیم.
معرفی نرم افزار حسابداری آنلاین
نرم‌افزار حسابداری آنلاین عملکردی شبیه به نرم‌افزار حسابداری سنتی یا دسکتاپ دارد، با این تفاوت که اطلاعات نرم افزار حسابداری در سرورهای کنترل از راه دور موسوم به SaaS (Software as a (Service یا همان “نرم‌افزار به عنوان یک سرویس” پردازش می‌شوند. داده‌ها به فضای ابری ارسال و در آن پردازش می‌شوند و سپس به کاربر بازگردانده می‌شوند. نرم افزار حسابداری آنلاین به دو دسته اصلی نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار حسابداری فروشگاهی تقسیم بندی می‌شود.
در رایانش ابری کاربران ازطریق برنامه‌های نرم افزاری تحت وب و اینترنت به سرورهای شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری متصل می‌شوند و به امور حسابداری خود رسیدگی می‌کنند.
استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین هر کسب‌وکاری را از نصب و نگهداری نرم افزار روی کامپیوترهای شخصی بی‌نیاز می‌کند بلکه با داشتن اشتراک می‌توان از طریق اینترنت به نرم افزار حسابداری دسترسی داشت و به امور مالی و حسابداری رسیدگی کرد.
احتمالا برایتان جالب باشد که بدانید راه‌حل‌های حسابرسی مبتنی بر ابر به کارمندان در دپارتمان‌های دیگر، دفاتر کنترل از راه دور یا شعبه‌ای اجازه دسترسی به داده‌های یکسان در همین نسخه از نرم‌افزار را می‌دهند.
در حسابداری آنلاین از فناوری‌های اینترنتی مانند مرورگر وب و یا حتی گوشی‌های هوشمندی که در دسترس‌تان است برای انجام امور حسابداری کسب‌وکار استفاده می‌شود و این روش جایگزین نرم‌افزارهای سنتی، اکسل و یا سیستم‌های حسابداری مبتنی بر کاغذ می‌شود.
پیشنهاد مطالعه: نرم افزار تحت وب چیست ؟
در ادامه به قابلیت‌ها و کاربردهای حسابداری آنلاین می‌پردازیم. با ما همراه باشید.
از حسابداری شخصی تا حسابداری فروشگاه‌های اینترنتی
حسابداری آنلاین در عرصه‌های گوناگونی از فروشگاه‌های اینترنتی گرفته تا مدیریت مالی شخصی کاربرد دارد. این شیوه حسابداری قابلیت‌هایی را با خود به همراه دارد که کاربران را برای بکارگیری آن ترغیب می‌کند؛ به‌عنوان مثال نمایش گزارش‌های مالی به صورت نمودار در داشبورد کاربران، گرفتن بک آپ از اطلاعات به صورت خودکار، استعلام موجودی کالای انبار و سفارش‌ها در فروشگاه‌های اینترنتی، اتصال اپلیکیشن‌های موبایل بانک و پرداخت به سیستم حسابداری آنلاین جهت مدیریت امور مالی شخصی و … همگی از کاربردهای حسابداری آنلاین هستند.
برای بسیاری از مخاطبان این سوال پیش می‌آید که سازوکار حسابداری آنلاین چگونه است؟ در بخش بعدی به این موضوع می‌پردازیم.
سازوکار حسابداری آنلاین چگونه است؟
برای درک سازوکار حسابداری آنلاین ابتدا باید بدانیم که حسابداری سنتی چگونه کار می‌کند.
زمانی که با یک حسابدار به صورت حضوری و در محل شرکت کار می‌کنید با هم در ارتباط هستید، نیازهای حسابرسی خود را بررسی می‌کنید، جزئیات مالی کسب‌وکار و دسترسی به حساب را به او می‌دهید، و از آنجا حسابدار می‌تواند هر کار دیگری بسته به آنچه که نیاز دارید انجام دهد. شما می‌توانید با او برای ارائه اظهارنامه‌های مالیاتی، نظارت بر جریان نقدینگی، مشاوره در مورد تصمیمات برای افزایش سود، حسابرسی داده‌های مالی و غیره کار کنید. کارهای زیادی وجود دارند که یک حسابدار حضوری و محلی می‌تواند انجام دهد.
زمانی که با حسابدار آنلاین کار می‌کنید، او هنوز هم می‌تواند همه این کارها را انجام دهد اما به جای ملاقات در یک فضای فیزیکی و تحویل فایل‌های کاغذی می‌توانید به سادگی همه چیز را از دور مدیریت می‌کنید. شما مکالمات تلفنی و ایمیل دارید و برایش فایل‌های دیجیتالی و دسترسی آنلاین به حساب‌تان را ارسال می‌کنید. در حرفه حسابداری اغلب نرم‌افزار حسابداری آنلاین یا نرم‌افزار حسابداری ابری نیز دارند که شما می‌توانید به آن متصل شوید و این به شما این امکان را می‌دهد که همکاری نزدیکی با سلامت مالی و توسعه مالی خود داشته باشید.
هر چیزی که یک کسب‌وکار مدرن از طریق کانال‌های دیجیتالی در دسترس انجام می‌دهد است بدین معنی است که دسترسی به اینترنت بسیار ساده است. زمانی که می‌توانید همه چیز را به صورت آنلاین انجام دهید، چرا این کار را نمی‌کنید؟ این سوال می‌تواند شما را به فکر فرو ببرد.
بخش بعدی به برخی از ویژگی‌های رایج حسابداری آنلاین اشاره دارد. با ما همراه باشید.
7 مورد از مزایای بکار گیری حسابداری آنلاین
حسابداری آنلاین نسبت به حسابداری سنتی مزایای زیادی برای صاحبان کسب‌وکارها و مسئولین امور مالی به همراه دارد. این ویژگی‌ها به قدری بار مثبت برای کسب‌وکار دارند که می‌توانند شما را برای انتخاب این شیوه حسابداری و استفاده از نرم افزارهای مرتبط متقاعد کنند. برخی از مهم‌ترین مزایای حسابداری آنلاین عبارتند از:
ایجاد شرایط دورکاری
به موجب این شیوه حسابداری، حسابداران و مسئولان مربوطه برای رسیدگی به امورمالی منوط به حضور در شرکت و فعالیت در ساعات مشخص نیستند بلکه درهر ساعتی از شبانه روز با استفاده از برنامه حسابداری آنلاین یا همان نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توانند کارهای حسابداری و حسابرسی را پیش ببرند. این قابلیت، سیستم دورکاری را پدید می‌آورد؛ به عبارتی شما با کمک راهکارهای ابری (آنلاین) می‌توانید با حسابدار خود از راه دور کار کنید و به نرم افزارهای حسابداری و از هر جایی دسترسی داشته باشید.
روی کار آمدن سیستم کامپیوتری به جای سیستم کاغذی
حسابداری آنلاین به بهبود همکاری در سازمان کمک شایان توجهی می‌کند چراکه دیگر نیازی به ثبت اسناد بر روی کاغذ نیست و هر یک از کارمندان می‌توانند اطلاعات را در نرم افزار حسابداری آنلاین ثبت کنند تا در سیستم‌های کامپیوتری مسئولان مربوطه قابل مشاهده باشد.
صرف هزینه به صورت هدفمند
سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که به شیوه حسابداری آنلاین روی می‌آورند به جای هزینه کردن بابت دارایی‌های فیزیکی و تجهیزات سخت افزاری گران قیمت، روی تکنولوژی‌های مقرون به صرفه‌تر (حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری ابری) سرمایه گذاری می‌کنند تا ضمن حفاظت از اطلاعات، هزینه‌های اضافی و سربار را کاهش دهند.
اطلاع از موجودی حساب به صورت آنی و لحظه‌ای
با حسابداری آنلاین شما می‌توانید دریابید که چه مبلغی در حساب بانکی دارید، چه مبلغی وارد حساب‌تان شده و حتی چه مقدار پول در حال خرج شدن است. این امر به تصمیم گیری سریع و رسیدگی به امور مالی کمک شایان توجهی می‌کند.
آپدیت خودکار
از آنجایی که حسابداری آنلاین مبتنی بر اینترنت است، نیازی نیست که شما نرم افزار را آپدیت کنید بلکه همواره بروزرسانی نرم افزارهای آن به صورت خودکار بدون از دست رفتن اطلاعات سابق انجام می‌شود.
دسترسی راحت و آسان برای ارسال و اشتراک گذاری اطلاعات
اتفاقی ازین راحت تر نیست که با یک حسابدار به صورت آنلاین کار کنید و یا از طریق تلفن با او در ارتباط باشید نسبت. این حالت نسبت به ملاقات حضوری بسیار راحت‌تر است. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری، تمامی اسناد برای شما و حسابدارتان در دسترس هستند، بنابراین تاخیر کمتری در فرآیند انتقال و اشتراک گذاری وجود دارد.
فایل جامع حسابداری جهت کاهش بروز خطا
در حسابداری آنلاین تمام داده ها در یک فایل و به صورت یکجا ذخیره می‌شود اما در حسابداری سنتی اطلاعات پراکنده در چند فایل قرار می‌گیرند که این امر احتمال برور خطا را افزایش می‌دهد.
اما برای برخی افراد این سوال مطرح است که آیا این سیستم نوین حسابداری معایبی هم دارد؟ در بخش بعدی به این موضوع پرداخته‌ایم. با ما همراه باشید.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
بررسی نقاط ضعف حسابداری آنلاین و ارائه راهکار
هر سیستمی با مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کند و حسابداری آنلاین هم از این قاعده مستثنی نیست. مشکلی که ممکن است هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین با آن مواجه شوید، وابستگی به اینترنت است. به عبارتی در شرایط ناپایداری اینترنت ممکن است کار با سیستم حسابداری آنلاین مختل شود.
در این راستا چرتکه راه حل کارآمدی را ارائه داده است تا کاربران با مشکلات اینچنینی دست و پنجه نرم نکنند. ما علاوه بر اشتراک آنلاین، اشتراک آفلاین را ارائه دادیم تا کاربران با تهیه آن در مواقع قطعی یا ناپایداری اینترنت بتوانند بدون از دست رفتن اطلاعات به کار خود ادامه بدهند. این یک مزیت رقابتی برای نرم افزار حسابداری چرتکه به حساب می‌آید.
پیشنهاد مطالعه: رایانش ابری چیست ؟
در بخش بعدی به تفاوت حسابداری آنلاین با حسابداری آفلاین (تحت ویندوز) و سنتی (کاغذی) می‌پردازیم.
آمدن سیستم ابری و آنلاین به جای سیستم کاغذی
حسابداری جزء مشاغلی که از گذشته تا به کنون وجود داشته است و هر کسب‌وکاری بدان نیاز دارد.
در سال‌های گذشته حسابداران، موارد مالی را در دفاتر و اسناد کاغذی ثبت و سپس بایگانی می‌کردند. این روش، که از آن با نام حسابداری سنتی یاد می‌شود، با مشکلاتی نظیر نیاز کمبود فضا برای بایگانی اسناد، سختی دسترسی به اطلاعات مورد نظر و جستجو میان حجم انبوهی از اوراق، از بین رفتن یا گم شدن اسناد و موارد اینچنینی روبه‌رو بود.
با حضور کامپیوتر در کسب‌وکارها نرم افزارهای حسابداری هم روی کار آمدند و بسیاری از مشکلات حسابداری سنتی کنار زده شد؛ چراکه ثبت، پردازش و ذخیره اطلاعات بر روی کامپیوتر صورت می‌گیرد. در این نوع حسابداری (حسابداری آفلاین) نرم افزار بر روی کامپیوتر شرکت نصب می‌شود و حسابدار می‌بایست پشت سیستم در ساعات اداری به امور مالی رسیدگی کند. حسابداری آفلاین نیاز به تامین تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری دارد و در صورت لزوم باید آنها را بروزرسانی کرد. لازم به ذکر است در صورت بروز هر گونه خرابی یا مشکل در سیستم کامپیوتر کل اطلاعات مالی از بین می‌رود یا مخدوش می‌شود.
با ظهور رایانش ابری و حسابداری آنلاین بسیاری از مشکلاتی که عنوان کرده‌ایم از میان رفت. در این روش اطلاعات در فضای ابری یا آنلاین ذخیره می‌شوند از این رو نیازی به تجهیزات پیچیده سخت افزاری و نرم افزاری و نصب و نگهداری آنها نیست بلکه شما از طریق دستگاه‌های هوشمند (کامپیوتر، لپ تاپ، موبایل و تبلت) می‌توانید به نرم افزار حسابداری ابری یا آنلاین دسترسی داشته باشید و در هر ساعتی از شبانه روز بدون محدودیت جغرافیایی به امور حسابداری خود رسیدگی کنید. شایان ذکر است در حسابداری آنلاین داده‌های حسابداری (شامل اطلاعات حقوق و دستمزد، خرید و فروش و …) همچنان وجود دارند اما نگهداری و دسترسی به آنها راحت‌تر، پردازش اطلاعات سریع‌تر، امنیت نگهداری اطلاعات بیشتر است.
پیشنهاد مطالعه: تفاوت نرم افزار حسابداری آنلاین و آفلاین
در ادامه می‌خواهیم به کاربرد حسابداری آنلاین در کسب‌وکارهای گوناگون بپردازیم. با ما همراه باشید.
کاربرد حسابداری آنلاین در مشاغل گوناگون
هر کسب‌وکاری چه کوچک و چه بزرگ می‌تواند از خدمات حسابداری آنلاین استفاده کند. نوع صنعت و حوزه فعالیت در بکار گیری حسابداری آنلاین مانعی ایجاد نمی‌کند.
به‌عنوان مثال از آنجایی که معمولا استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک منابع مالی محدودی برای استخدام حسابدار دارند می‌توانند با بکارگیری این روش بار فعالیت حسابدار را کم کنند، هزینه‌های خود را کاهش دهند و به طور موثرتری مالیات‌ها و امور مالی را مدیریت کنند.
فریلنسرها و کسانی که به صورت مستقل و انفرادی فعالیت دارند با حسابداری آنلاین می‌توانند درآمد و هزینه‌های خود را مدیریت کنند و گزارش‌های مالی دقیقی داشته باشند.
به موجب حسابداری آنلاین کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ می‌توانند اطلاعات مالی خود را با افراد مربوطه به اشتراک بگذارند. این موضوع می‌تواند برای آنان تا حدی اهمیت داشت باشد که همکاری‌های بین المللی خود را بهبود ببخشند.
شرکت‌های فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و فناوری اطلاعات معمولا با تراکنش‌های مالی زیادی روبه‌رو هستند. این شیوه حسابداری برای این دسته از کسب‌وکارها می‌تواند در جهت مدیریت دقیق‌تر مالیات و گزارش‌های مالی کارآمد باشد.
با استفاده از حسابداری آنلاین شرکت‌های بازرگانی و صادرات و واردات می‌توانند از نرخ ارز و مالیات‌های مختلفی آگاهی پیدا کنند و تراکنش‌های بین المللی خود را بهتر مدیریت کنند.
همچنین شرکت‌های خدماتی (مشاوره، بازاریابی و …) برای مدیریت بهتر قراردادها و پرداخت‌های خود می‌توانند از سیستم حسابداری بهره ببرند.
با این اوصاف می‌توان گفت هر کسب‌وکاری که نیاز به یک مدیریت مالی دقیق و حرفه ای دارد، می‌تواند از حسابداری آنلاین بهره ببرد.
پیشنهاد مطالعه: حسابداری تحت وب چیست ؟
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
در این مقاله تلاش کردیم اطلاعات جامع و کاربردی را پیرامون حسابداری آنلاین خدمت شما ارائه نماییم. بدین منظور ابتدا به معرفی حسابداری آنلاین، نرم افزار حسابداری آنلاین و سازوکار این شیوه حسابداری نوین پرداختیم. همچنین به موضوع کاربرد حسابداری آنلاین در مشاغل مختلف پرداختیم. مزایایی که استفاده از سیستم حسابداری ابری دارد هر کسب‌وکاری را به استفاده از نرم افزار حسابداری ابری ترغیب می‌کند.
چنانچه قصد دارید از نرم افزار حسابداری ابری یا آنلاین استفاده کنید می‌توانید روی چرتکه حساب باز کنید. تیم چرتکه با بکار گیری جدیدترین تکنولوژی‌های حسابداری محصولی ارائه کرده است که کار شما را از لحاظ راحت‌تر کند. جهت دریافت مشاوره رایگان یا خرید بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین با شماره‌های مندرج در سایت تماس حاصل فرمایید تا کارشناسان‌مان شما را راهنمایی کنند.
جهت دریافت راهنمایی و مشاوره خرید نرم افزار حسابداری چرتکه شماره تماس خود را وارد کنید تا کارشناسان ما در سریع‌ترین زمان با شما تماس بگیرند🙂
