ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، از سه مسیر اصلی برای کسب و کارها امکان پذیر است: استفاده از نرم افزار حسابداری با قابلیت اتصال به نرم افزار سامانه مودیان (مانند نرم افزار حسابداری چرتکه)، استفاده از نرم افزار واسط اختصاصی این سامانه یا استفاده از خدمات شرکت های معتمد مالیاتی برای ارسال صورتحساب های الکترونیکی. در روش اول ، با چرتکه می توانید پس از ثبت و صدور فاکتور به راحتی برای سامانه مودیان ارسال کنید و نیازی به ابزار جداگانه نیست.
در روش دوم، نرم افزار واسط به عنوان یک واسطه میانی، اطلاعات را از سیستم فروش یا حسابداری شما دریافت کرده و به سامانه مودیان منتقل میکند؛ بدون آنکه در فرآیند صدور فاکتور دخالتی داشته باشد.
در روش سوم، شرکتهای معتمد مالیاتی بهعنوان واسط میان کسبوکار و سامانه مودیان، فرآیند ارسال صورتحسابهای الکترونیکی را انجام میدهند. بدین صورت که ، مودی از خدمات شرکت معتمد برای ارسال اطلاعات صورتحساب و پیگیری فرآیند ارسال به سامانه مودیان استفاده میکند.
اهمیت ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان بدین صورت است که تمام افراد حقیقی یا حقوقی که فعالیت اقتصادی دارند و مشمول پرداخت مالیات هستند، باید صورتحساب های الکترونیکی خود را به سامانه مودیان ارسال کنند. این فرآیند، شفافیت مالی کسبوکار را افزایش داده و از بروز مغایرت در گزارشهای مالیاتی جلوگیری میکند. عدم ارسال به موقع فاکتور نیز میتواند جریمههای مالیاتی و مشکلاتی در تأیید اظهارنامه به همراه داشته باشد.
در ادامه این آموزش، به صورت کاربردی با موارد زیر آشنا می شوید:
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان از ابتدای فروردین 1402 الزامی شده و شرکت هایی که نمی توانند از طریق نرم افزار تخصصی اتصال به سامانه مودیان، فاکتورهای خود را ارسال کنند، می توانند از شرکت های معتمد مالیاتی کمک بگیرند.
انتخاب مسیر ارسال صورتحساب، به نحوه مدیریت فاکتورها و حجم فعالیت مالی کسب و کار شما بستگی دارد؛ به همین دلیل، سه روش اصلی برای انجام این فرآیند وجود دارد که هرکدام شرایط استفاده متفاوتی دارند.
🎧 این مقاله را بشنوید
در این پادکست، نکات کلیدی مقاله را به زبان ساده و در قالبی کوتاه مرور میکنیم تا بتوانید بدون صرف زمان زیاد، با موضوع آشنا شوید. با این حال، اگر میخواهید اطلاعات کامل تری به دست آورید و نکات مطرح شده را دقیق تر بررسی کنید، مطالعه متن اصلی مقاله را به شما پیشنهاد میکنیم.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
آشنایی با نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی
| روش ارسال | ثبت فاکتور | نحوه ارسال | ابزار جداگانه |
|---|---|---|---|
| نرمافزار حسابداری | داخل نرمافزار | مستقیم | ندارد |
| شرکت معتمد | از سیستم کسبوکار | توسط شرکت معتمد | بسته به خدمات |
| نرمافزار واسط | از سیستم حسابداری | از طریق واسط | دارد |
برای ارسال صورتحسابهای الکترونیکی به سامانه مودیان، کسبوکارها میتوانند از روشهای مختلفی استفاده کنند. انتخاب روش مناسب به حجم فاکتورها، نوع فعالیت و نحوه مدیریت امور مالی کسبوکار بستگی دارد. به طور کلی، ارسال صورتحساب به سه روش انجام میشود:
ارسال با نرم افزار حسابداری: ثبت فاکتور و ارسال صورتحساب از طریق نرم افزار حسابداری آنلاین متصل به سامانه مودیان.
ارسال از طریق شرکتهای معتمد: استفاده از خدمات شرکتهای معتمد مالیاتی برای ارسال صورتحسابهای الکترونیکی.
ارسال با نرم افزارهای واسط: استفاده از نرم افزارهای واسط برای انتقال و ارسال اطلاعات صورتحساب به سامانه مودیان.
در ادامه، هر یک از این روشها و نحوه استفاده از آنها را بررسی میکنیم تا بتوانید بر اساس شرایط کسبوکار خود، گزینه مناسبتری را انتخاب کنید.
ثبت فاکتور در سامانه مودیان با نرم افزار چرتکه
نرم افزار حسابداری ابری چرتکه، امکان ارسال دقیق و سریع صورتحساب های الکترونیکی به سامانه مودیان را فراهم میکند. با استفاده از چرتکه میتوانید اطلاعات صورتحساب را در فرآیند فروش ثبت کرده و بدون انجام مراحل پیچیده و ورود اطلاعات به صورت دستی، آن را برای ارسال به سامانه مودیان آماده کنید. این فرآیند باعث میشود ثبت و ارسال صورتحساب ها با دقت بیشتری انجام شود و ارسال فاکتورهای مالیاتی در کنار عملیات روزمره حسابداری ساده تر باشد.
با ثبت و آماده سازی صورتحساب در چرتکه، بخش اصلی فرآیند انجام شده است؛ حالا کافی است مسیر انجام این کار را در محیط نرم افزار دنبال کنید تا ثبت، ارسال و بررسی وضعیت صورتحساب را مرحله به مرحله انجام دهید.
مراحل اتصال ، ثبت، ارسال و بررسی صورتحساب در چرتکه
در ادامه، نحوه ارسال صورتحسابهای الکترونیکی با نرم افزار چرتکه را به صورت گام به گام بررسی میکنیم. در این آموزش، مسیر ثبت فاکتور، اتصال به سامانه مودیان و بررسی وضعیت صورتحسابها را در محیط نرم افزار مشاهده خواهید کرد.
گام اول: ثبتنام در سامانه مودیان و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی
برای استفاده از نرم افزار حسابداری چرتکه و ارسال صورتحساب های الکترونیکی، ابتدا باید در سامانه مودیان ثبت نام کرده و مراحل لازم را به ترتیب انجام دهید. برای آشنایی کامل با این فرآیند میتوانید آموزش سامانه مودیان (صفر تا صد سامانه مودیان) را مطالعه کنید و مراحل ثبت نام و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی را انجام دهید. پس از دریافت شناسه یکتا، میتوانید وارد پنل نرم افزار حسابداری آنلاین چرتکه شوید.
گام دوم : نحوه اتصال نرم افزار به سامانه مودیان
پس از دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی، وارد نرم افزار حسابداری چرتکه شوید. اگر برای اولین بار از چرتکه استفاده میکنید، ابتدا ثبت نام کنید و در صورتی که قبلاً حساب کاربری ساختهاید، گزینه ورود را انتخاب کنید.
پس از ورود به پنل، از بخش تنظیمات (Settings) وارد قسمت اتصال به سامانه مودیان شوید. در این بخش، با انتخاب معتمد مالیاتی و اطلاعات مورد نیاز شامل نوع معتمد، شناسه اقتصادی، شناسه مالیاتی و مالیات سیستم را وارد کنید و سپس با انتخاب گزینه ادامه، مراحل اتصال نرم افزار به سامانه مودیان را دنبال کنید.
گام سوم : نحوه ثبت فاکتور در چرتکه
برای ثبت فاکتور در نرم افزار حسابداری چرتکه، از داشبورد نرم افزار وارد بخش فاکتورها و تراکنشها شوید. در قسمت بالایی صفحه، ابتدا نوع فاکتور را متناسب با معامله خود انتخاب کنید؛ برای مثال میتوانید فاکتور فروش، خرید یا ضایعات را انتخاب کنید.
شما می توانید نوع انبار موردنظر را مشخص کرده و اطلاعات مربوط به فاکتور، کالاها و سایر داده های مورد نیاز را وارد کنید. پس از تکمیل اطلاعات، در بخش پایینی وارد بخش خلاصه فاکتور شوید و جزئیات ثبت شده را بررسی کنید. در این بخش میتوانید مشخص کنید که پیامک برای گیرنده فاکتور ارسال شود یا نه و سپس فرآیند ثبت فاکتور را تکمیل کنید.
گام چهارم : مشاهده لیست فاکتورها در نرم افزار
برای مشاهده تمامی فاکتورهای ثبت شده در نرم افزار حسابداری چرتکه، از بخش لیست فاکتورها میتوانید به فاکتورهای ثبت شده خود دسترسی داشته باشید. در این بخش، انواع فاکتورها از جمله فاکتور فروش، فاکتور خرید، پیشفاکتور و سایر فاکتورهای ثبتشده قابل مشاهده و بررسی هستند.
گام پنجم: استعلام و بررسی وضعیت صورتحسابها در سامانه مودیان
پس از ثبت و ارسال صورتحسابها، از بخش سامانه مودیان در داشبورد نرم افزار حسابداری چرتکه میتوانید صورتحساب های خود را استعلام بگیرید و وضعیت آنها را بررسی کنید. در این بخش، وضعیت صورتحسابها مشخص است و میتوانید بررسی کنید که هر صورتحساب تأیید شده است یا خیر و آخرین وضعیت ثبت و ارسال آن را مشاهده کنید.
اگر نرم افزار حسابداری شما امکان ارسال مستقیم صورتحساب به سامانه مودیان را نداشته باشد، برای انتقال اطلاعات فاکتورها میتوان از یک نرم افزار واسط استفاده کرد؛ روشی که فرآیند ارسال را از مسیر دیگری انجام میدهد.
چگونگی ارسال صورتحساب از طریق نرم افزار واسط
نرم افزار واسط یکی دیگر از روش های ارسال صورتحساب های الکترونیکی به سامانه مودیان است. در این روش، اطلاعات صورتحساب از نرم افزار حسابداری یا سیستم مالی کسبوکار دریافت شده و از طریق نرم افزار واسط به سامانه مودیان ارسال میشود. به این ترتیب، کاربر برای ارسال صورتحسابها نیازی به ثبت مستقیم اطلاعات در کارپوشه ندارد و فرآیند ارسال از طریق نرم افزار واسط انجام میشود.
در این روش، کسبوکارها میتوانند از خدمات شرکتهای معتمد ارائهکننده خدمات مالیاتی استفاده کنند. این شرکتها به عنوان واسط میان مودی و سامانه مودیان، خدمات مربوط به ارسال و تبادل صورتحساب های الکترونیکی را ارائه میدهند.
با این حال، برای بسیاری از کسب و کارها استفاده از نرم افزار حسابداری، ساده تر است؛ زیرا ثبت فاکتور و ارسال صورتحساب در یک فرآیند یکپارچه انجام میشود و کاربر نیاز کمتری به جابهجایی بین سیستم های مختلف دارد.
اگر انتخاب شما استفاده از خدمات شرکت های معتمد برای ارسال صورتحساب باشد، شناخت شرکت های فعال و نوع خدمات آن ها میتواند در انتخاب گزینه مناسب برای کسب و کار شما مؤثر باشد.
معرفی شرکت های معتمد ارائهدهنده خدمات مالیاتی
اگر قصد دارید برای ارسال صورتحسابهای الکترونیکی به سامانه مودیان از شرکتهای معتمد مالیاتی استفاده کنید، بهتر است پیش از انتخاب شرکت، با نوع خدمات و نحوه فعالیت آنها آشنا شوید. شرکتهای معتمد مالیاتی بر اساس مجوز و حوزه فعالیت خود، خدمات مختلفی را به مودیان ارائه میدهند؛ از جمله آموزش و مشاوره مالیاتی، خدمات فنی و همچنین دریافت، ثبت و ارسال صورتحسابهای الکترونیکی.
یکی از مهمترین وظایف شرکتهای معتمد، کمک به کسبوکارهایی است که دانش یا زمان کافی برای انجام فرآیندهای مرتبط با صورتحسابهای الکترونیکی ندارند. مودی میتواند با استفاده از خدمات این شرکتها، فرآیند ارسال اطلاعات و صورتحسابهای خود را از طریق یک واسط تخصصی انجام دهد.
البته استفاده از خدمات شرکتهای معتمد معمولاً با پرداخت هزینه همراه است و از آنجا که یک مجموعه واسط در فرآیند ارسال اطلاعات حضور دارد، کسبوکارها باید در انتخاب شرکت و نحوه ارائه خدمات آن، به مواردی مانند اعتبار شرکت، سطح خدمات، هزینه و نحوه حفاظت از اطلاعات مالی توجه داشته باشند.
در ادامه، فهرستی از شرکتهای معتمد مالیاتی ارائه شده است که در زمینه خدمات مرتبط با صورتحسابهای الکترونیکی و سامانه مودیان فعالیت دارند:
شرکت دادهکاوی معتمد اول سام
شرکت دادهپردازی کیسان
شرکت دادهپردازی معتمد تیس
شرکت معتمد اول هوشمند راهبر
شرکت معتمد همراه فنآوا
شرکت معتمد هوشمند تکسا
توسعه اعتماد وثوق گستر
شرکت امنپرداز معتمد ایرانیان
شرکت معتمد ملل شریف
این شرکتها در حوزه خدمات مرتبط با صدور و ارسال صورتحسابهای الکترونیکی و پشتیبانی از فرآیندهای مرتبط با سامانه مودیان فعالیت میکنند. با توجه به تفاوت خدمات و شرایط ارائه آنها، بهتر است مودیان پیش از انتخاب، نوع خدمت موردنیاز و شرایط هر شرکت را بررسی کنند.
انتخاب روش ارسال متناسب با حجم و نوع فعالیت کسب و کار
انتخاب روش مناسب برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، به شرایط هر کسبوکار بستگی دارد و نمیتوان یک روش را برای همه کسبوکارها بهترین گزینه دانست. حجم فاکتورها، نوع کسبوکار، تعداد تراکنشها، گردش مالی و میزان پیچیدگی فرآیندهای مالی از مهمترین عواملی هستند که باید هنگام انتخاب روش ارسال صورتحساب در نظر بگیرید.
اگر تعداد فاکتورهای شما کم است و معاملات محدودی دارید، استفاده از روشهای سادهتر یا خدمات شرکتهای معتمد میتواند نیاز شما را برطرف کند. اما زمانی که تعداد فاکتورها و تراکنشهای مالی افزایش پیدا میکند، ثبت و ارسال اطلاعات به صورت جداگانه میتواند زمان بر و دشوار شود. در این شرایط، استفاده از یک نرم افزار حسابداری متصل به سامانه مودیان میتواند مدیریت فاکتورها و ارسال صورتحسابها را یکپارچه تر و ساده تر کند.
بنابراین، پیش از انتخاب روش ارسال صورتحساب، ابتدا حجم فعالیت مالی و تعداد فاکتورهای کسبوکار خود را بررسی کنید و سپس روشی را انتخاب کنید که علاوه بر کاهش زمان انجام امور، مدیریت و پیگیری صورتحسابها را برای شما سادهتر کند.
| معیار مقایسه | نرم افزار حسابداری چرتکه | نرم افزار واسط |
|---|---|---|
| ماهیت و ساختار کار | سیستم یکپارچه و هوشمند مالی؛ ثبت فاکتور در بخش فروش و ارسال آنی و خودکار به سامانه مؤدیان با یک کلیک. | ابزاری مجزا و واسط؛ صرفاً یک پل ارتباطی موقت که دخالت دستی زیادی میطلبد. |
| دقت و ریسک خطای انسانی | صفر درصد خطا؛ به دلیل اتصال مستقیم انبار، فروش و مالی، نیازی به ورود مجدد اطلاعات نیست. | ریسک بالا؛ نیاز به خروجی گرفتن مداوم از سیستم حسابداری قدیمی و آپلود دستی فایلها در سامانه واسط (مستعد خطای مالیاتی). |
| صرفهجویی در زمان و انرژی | فوقالعاده سریع؛ فرایند صدور صورتحساب و ارسال مالیاتی در یک محیط و به صورت خودکار انجام میشود. | اتلاف وقت بالا به دلیل رفتوآمد بین دو نرم افزار مجزا و چک کردن مکرر خطاهای احتمالی فایلهای خروجی. |
| آیا برای همه کسبوکارها لازم است؟ | راه حل نهایی و ضروری؛ هر کسبوکاری که رشد میکند و نظم مالی برایش مهم است، دیر یا زود به این سیستم نیاز مبرم دارد. | برای شرکتهایی که فعلاً به هیچ وجه نمیخواهند نرم افزار قدیمی خود را عوض کنند (اما در بلندمدت دردسرساز است). |
| ارزش خرید و توجیه اقتصادی | سرمایهگذاری هوشمند؛ با خرید یک نرم افزار، هم نظم مالی، انبار و حقوق را دارید و هم تاییدیه سامانه مؤدیان را دریافت میکنید. | هزینه جداگانهای که هر سال باید پرداخت شود، بدون اینکه کمکی به بهبود ساختار داخلی و حسابداری شرکت شما بکند. |
اکنون به سامانه مودیان و هدف راه اندازی آن آشنا شدید، بهتر است بدانید که چه کسانی مشمول قانون مودیان هستند و طبق قانون باید صورتحساب های خود را به سامانه مودیان ارسال کنند.
بررسی مشمولان صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی
اگر در کسب و کار خود کالا یا خدماتی را به مشتری میفروشید و برای معاملات خود فاکتور صادر میکنید، باید وضعیت خود را از نظر الزام به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی بررسی کنید. نوع فعالیت، وضعیت مالیاتی و شرایط کسب و کار مشخص میکند که چه زمانی و با چه روشی باید صورتحسابهای خود را به سامانه مودیان ارسال کنید.
این موضوع برای کسب و کارهایی که تعداد فاکتور و تراکنش بالایی دارند اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ زیرا ثبت اطلاعات فاکتورها و ارسال آنها بهصورت جداگانه میتواند زمانبر باشد و احتمال خطا در ورود اطلاعات را افزایش دهد. در چنین شرایطی، استفاده از نرم افزار حسابداری متصل به سامانه مودیان میتواند ثبت فاکتور و ارسال صورتحساب را در یک فرآیند یکپارچه انجام دهد.
بنابراین، اگر حجم فروش و تعداد فاکتورهای کسبوکار شما بالاست، بهتر است به جای مدیریت جداگانه فاکتورها و ارسال صورتحساب، از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید که این فرآیند را در کنار سایر امور مالی کسب و کار مدیریت کند. در انتخاب نرم افزار نیز بررسی امکانات و قیمت نرم افزار حسابداری میتواند به شما کمک کند تا گزینهای متناسب با حجم فعالیت و نیازهای مالی کسبوکارتان انتخاب کنید.
از طرف دیگر، پیش از انتخاب روش ارسال صورتحساب، باید مشخص کنید که کسبوکار شما مشمول صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی هست یا خیر. این موضوع با توجه به نوع فعالیت و وضعیت مالیاتی مودی تعیین میشود. بهطور کلی، گروههای زیر باید وضعیت خود را از نظر تکالیف سامانه مودیان بررسی کنند:
اشخاص حقیقی و صاحبان مشاغل
اشخاص حقوقی و شرکتها
فروشندگان کالا و ارائهدهندگان خدمات
کسبوکارهای مشمول مالیات بر ارزش افزوده
برخی صنوف و فعالیتهای خاص که بر اساس قوانین مالیاتی، تکالیف ویژهای برای صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی دارند.
در نهایت، انتخاب روش مناسب برای ارسال صورتحساب به شرایط و حجم فعالیت کسبوکار شما بستگی دارد؛ اما اگر قرار است ثبت فاکتور، مدیریت حسابها و ارسال صورتحساب را همزمان انجام دهید، یک نرم افزار حسابداری یکپارچه میتواند این فرآیندها را سادهتر و منظمتر کند.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان، بخشی از فرآیندهای مالیاتی کسب و کارهایی است که مشمول این تکلیف هستند و انتخاب روش مناسب برای انجام آن، به حجم فاکتورها، نوع فعالیت و نحوه مدیریت امور مالی بستگی دارد. در این مقاله دیدیم که صورتحساب ها را میتوان از طریق نرم افزار حسابداری، نرم افزار واسط یا شرکتهای معتمد مالیاتی به سامانه مودیان ارسال کرد.
اگر تعداد فاکتورهای شما محدود است، استفاده از روش های واسط یا خدمات شرکت های معتمد میتواند گزینه ای برای ارسال صورتحساب باشد. اما زمانی که صدور فاکتور و مدیریت حساب های روزانه بخش ثابت فعالیت کسب و کار شماست، استفاده از نرم افزار حسابداری متصل به سامانه مودیان مزیت بیشتری دارد؛ چون ثبت فاکتور، مدیریت اطلاعات مالی و ارسال صورتحساب را در یک محیط انجام میدهد.
نرم افزار حسابداری چرتکه نیز با فراهم کردن امکان اتصال به سامانه مودیان، این فرآیند را در کنار عملیات روزمره حسابداری انجام میدهد. بنابراین، به جای انتقال اطلاعات بین چند سیستم، میتوانید فاکتورهای خود را در همان محیط حسابداری ثبت و برای ارسال به سامانه مودیان آماده کنید.
جهت آشنایی با تعرفه اشتراک، ویژگیها و امکانات کلیدی نرم افزار حسابداری آنلاین چرتکه و دریافت کاتالوگ، شماره تماس خود را وارد بفرمائید
