5 روشی که نرم افزارهای حسابداری ابری روز کاری شما را آسان میکنند

بیش از یک دهه پیش، نرم افزار حسابداری آنلاین به سختی دست یافتنی بود. اکنون، استفاده از آن در ساده ترین و راحت ترین حد ممکن است!

شرایط حسابداری قبل از “ابر” چطور بود؟

قبل از اینکه «ابر» به وجود بیاید، سوابق حسابداری روی نرم افزار آفلاین ذخیره می‌شد و مدیریت حسابداری روزانه نیاز به حضور شخصی در دفتر داشت و تراکنش‌ها را ثبت می‌کرد، قبوض را پرداخت می‌کرد و صورت حساب مشتریان را محاسبه می‌کرد.

اغلب، وظایف حسابداری به پایان هفته، ماه یا حتی پایان سال به تعویق می افتاد. این امر به این دلیل بود که صاحبان مشاغل، خدمت به مشتریان خود را بر ساعت ها صرف حسابداری ترجیح دادند. به راستی چه کسی می تواند آنها را سرزنش کند؟

“ابر” با حسابداری چه کرد؟

خوشبختانه ، حسابداری ابری با ارائه انواع نرم افزارهای حسابداری آنلاین یک مجموعه بزرگ از ابزارها و فن‌آوری‌هایی را به همراه آورده‌است که می‌تواند به کاهش درد سرهای مدیران ، رسیدها و صورت‌حساب‌ها کمک کند .

تکنولوژی پر سر و صدا دنیای حسابداری را نه تنها برای صاحبان مشاغل کوچک، بلکه برای متخصصان حسابداری و مالیاتی آنها متحول کرده است.شما با دانستن همه چیز در مورد نرم افزار حسابداری آنلاین مسیر راحت تری را برای اتخاذ بهترین تصمیم طی میکنید. در ادامه به پنج روشی که نرم افزار حسابداری ابری روز کاری شما را ساده می کند نگاهی می اندازیم.

ابر دارای بخش های مختلفی است که میتوان به SAAS ، PAAS و IAAS اشاره نمود.

1. به راحتی هزینه های کسب و کار خود را ثبت کنید

آیا بایگانی اسناد حسابداری شما مملو از رسید هزینه های مختلف است؟ چه تعداد از آنها واقعاً در پایان سال در اظهارنامه مالیاتی شما قرار می گیرند؟ تا زمانی که هزینه‌ها را در زمان وقوع آنها ثبت نکنید، زمانی که زمان تهیه اظهارنامه مالیاتی فرا می‌رسد، به راحتی می‌توانید مسیر خود را گم کنید یا فراموش کنید.

نرم افزارهای حسابداری ابری به شما این امکان را می دهند که به راحتی هزینه های کسب و کار را پیگیری کنید. اکثر برنامه های حسابداری مبتنی بر ابر به کارت اعتباری تجاری یا حساب جاری شما متصل می شوند و به صورت خودکار تراکنش ها را در صورت وقوع دانلود می کنند.

با نرم افزار حسابداری ابری، می توانید از رسید خود با تلفن یا دستگاه تلفن همراه خود عکس بگیرید یا رسید ایمیل شده را به صورت PDF ذخیره کنید. این رسیدها را می توان تنها در چند ثانیه به اسناد هزینه های شما پیوست کرد. دیگر خبری از زونکن های پر از رسیدهای رنگ و رو رفته نیست.

2. در حین قدم زدن کار کنید !

چرا کسب و کار خود را راه اندازی کردید؟ اگر مانند بسیاری از کارآفرینان هستید، رئیس خودتان بودن و داشتن آزادی و انعطاف از اولیت ها بوده است. برای شما،کار کردن تنها به نشستن پشت میز محدود نمیشود بلکه شما در حین گذراندن تعطیلات نیز علاقه مند به پیگیری وانجام کار های شغلتان هستید.

با نرم افزار حسابداری آفلاین، تقریباً غیرممکن است که به طور مؤثر تجارت خود را در زمانی که از محل کار دور هستید ادامه دهید. اغلب، نمی‌توانید از مشتریان صورت‌حسابدریافت کنید، قبض‌ها را پرداخت کنید یا به گزارش‌های مالی دسترسی پیدا کنید.

فرقی نمی‌کند در یک کنفرانس شرکت می‌کنید، به تعطیلات می‌روید یا فقط برای مدتی از یک مکان دور کار می‌کنید، نرم افزار حسابداری شرکتی با حسابداری ابری به شما امکان دسترسی به اطلاعات مالی خود را در هر کجا که هستید، در هر زمان می‌دهد.

3. نرم افزار را به سرعت و ساده به روز رسانی کنید

روش قدیمی کار با نرم افزار حسابداری شامل خرید یک مجموعه نرم افزاری گران قیمت و نصب بر روی کامپیوتر بود. زمانی که هر سال یک نسخه جدید منتشر می‌شد، صاحبان کسب ‌و کارهای کوچک یا بودجه‌ ای برای آن اختصاص می‌دادند یا با نسخه قدیمی – و اغلب پشتیبانی‌نشده – نرم‌افزار به کار ادامه می‌دادند.قیمت نرم افزار حسابداری ابری بسیار مناسب تر از سایر نرم افزار های حسابداری است.

اگر شرکت نیاز داشت به چندین نفر اجازه دسترسی به داده‌های حسابداری بدهد،  باید مجوزهای بیشتری خریداری میکرد. همراه با هزینه برای چندین مجوز، داشتن کاربران اضافی باعث ایجاد مشکل در کارکرد و به روز رسانی نرم افزار میشد زیرا نسخه‌های جدید باید روی هر دستگاه به صورت جداگانه نصب می‌شد.

نرم افزارهای حسابداری ابری واقعاً فرآیند به روز رسانی نرم افزار را ساده کرده اند. دیگر لازم نیست نگران نصب نرم افزار، به روز رسانی به نسخه های جدید یا تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات باشید. شما فقط از طریق یک برنامه یا مرورگر وب به نرم افزار دسترسی دارید. ارائه ‌دهنده نرم‌ افزار تمام مسئولیت به‌ روزرسانی‌ها، پشتیبان‌گیری و امنیت را به عهده میگیرد بدون اینکه نیازی به استخدام تیم IT شما داشته باشد.همه با هزینه ماهانه مقرون به صرفه به جای سرمایه‌گذاری هنگفت اولیه.

4. پیگیری و بایگانی راحت و سریع اسناد مالی

شما احتمالاً از چندین برنامه یا راه حل نرم افزاری مختلف برای نظم بخشیدن به حسابداری خود استفاده می کنید. آیا هیچ یک از این برنامه ها مکمل یکدیگر هستند؟ برنامه‌های یکپارچه می‌توانند در زمان و پول شما صرفه‌جویی کنند زیرا به راحتی داده‌ها را از یک برنامه به برنامه دیگر منتقل می‌کنند.

به نحوه پیگیری اطلاعات مالی کسب و کار خود فکر کنید. روش قدیمی شامل نگه داشتن و بایگانی کردن اطلاعات در زونکن های انبوه و صرف وقت زیاد برای پیدا کردن هر سند و انجام امور حسابداری بر روی آن اسناد با اتلاف وقت و هزینه بود. واقعاً چه کسی هر ماه برای انجام این کار وقت می گذارد؟ به احتمال زیاد این کار را تا پایان سال به تعویق می اندازید، زمانی که در تلاش برای جمع آوری تمام اسناد مالیاتی دیگر خود هستید. اکنون، اپلیکیشن‌هایی مانند MileIQ یا Automatic می‌توانند آن اطلاعات و اسناد مالی را خودکار برای شما ردیابی کنند.

5. با تیم و مشتریان خود تعامل داشته باشید                      

نرم افزارهای حسابداری ابری به اشتراک گذاری اطلاعات با حسابدار یا تهیه کننده مالیات را آسان می کنند. این امر امنیت و تعامل را افزایش می دهد و در عین حال روند سنتی رفت و برگشت را کاهش می دهد. بیایید به یک مثال نگاه کنیم.

فرض کنید که شما یک پیمانکار هستید که از قصد سرمایه گذاری در یک قطعه جدید از تجهیزات را دارید. شما مطمئن نیستید که آیا این حرکت برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر. آیا باید اجاره یا خرید؟ آیا پرداخت های ماهانه باعث ایجاد مشکل در جریان نقدی می شود؟ تاثیر آن بر مالیات شما چه خواهد بود؟

نتیجه استفاده روش های قدیمی

با استفاده از نرم افزار حسابداری افلاین قدیمی، احتمالاً باید با حسابدار خود تماس بگیرید تا وضعیت را توضیح دهد. حسابدار شما از شما می خواهد که اسناد مالی در طول سال خود را با تاریخ مالی ارسال کنید. یا باید آنها را پرینت بگیرید و آنها را به صورت دستی تحویل دهید یا نهایتا آنها را ایمیل کنید – امیدواریم به خاطر اهداف امنیتی حداقل آن ایمیل را رمزگذاری کنید!

هنگامی که حسابدار اطلاعات مالی شما را دریافت کرد، آنها را بررسی می کند. آنها ممکن است به گزارش های اضافی نیاز داشته باشند یا سوالات بیشتری در مورد هزینه تجهیزات و گزینه های اجاره یا تامین مالی شما وجود داشته باشد. احتمالاً حداقل یک یا دو روز طول می کشد تا حسابدار شما اعداد را اجرا کند و اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری را ارائه دهد.

“ابر”چه تغییری ایجاد میکند؟

حال، بیایید در نظر بگیریم که این سناریو چگونه با نرم افزار حسابداری ابری اجرا می شود. هنگامی که با حسابدار تماس می گیرید، او می تواند در حالی که شما با تلفن صحبت می کنید وارد نرم افزار شود.

حسابدار نگاهی گذرا به اطلاعات شما می‌اندازد و می‌تواند درآمد خالص سال شما را بلافاصله ببیند. احتمالاً پس از اینکه فرصت اجرای برخی از امور حسابداری را پیدا کردند، همچنان باید با شما تماس بگیرند، اما این فرآیند به جای چند روز، ساعت‌ها طول می‌کشد.

پیشنهاد ما چیه؟

در نتیجه چه یک فروشگاه داشته باشید و از نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده کنید و در حال بررسی سرمایه گذاری در تجهیزات، امضای قرارداد جدید با مشتری، خرید املاک و مستغلات یا استخدام یک کارمند باشید، تمام امور حسابداری مورد نیاز شرکت شما انجام میشود. هم شما و هم حسابدارتان به اطلاعات مالی دسترسی آسان و ایمن دارید که می تواند برای تصمیم گیری بهتر استفاده شود.

اگر هم اکنون به یک راه حل سنتی افلاین برای حسابداری کسب و کار خود متکی هستید، ارتقا به ابر را در نظر بگیرید. این اتفاق فقط مدیریت مالی شما را کارآمدتر نمی کند بلکه اتلاف زمان شما را از بین می برد. به این ترتیب، می توانید شروع به تمرکز بر اهداف اصلی کسب و کار خود کنید و موفقیت بلند مدت شرکت خود را بهبود دهید.