نرم افزار حسابداری یکپارچه به یک سیستم حسابداری واحد اشاره دارد، که در آن حساب‌های مالی در یک مجموعه از حسابداری مبتنی بر سیستم حسابداری دوطرفه نگهداری می‌شوند. چنین سیستمی اطلاعات مورد نیاز حسابداران را به طور کامل تامین میکند.
معاملات به طور عملی و از طریق ماهیتشان طبقه‌بندی می‌شوند، به طور مثال، خریدها با ماهیت مادی و کاربرد نهایی آن تحلیل می‌شوند. حساب‌های شخصی و حساب‌های واقعی نگهداری می‌شوند و حساب‌های نامی اصول سیستم حسابداری هزینه را دنبال می‌کنند.
سیستم‌های حسابرسی یکپارچه اطلاعات مربوط به هزینه هر محصول، کار یا عملیات و همچنین اطلاعات جامع در مورد سود یا از دست دادن کل یک سازمان را فراهم میکند. این سیستم‌ها به مدیریت .دست یابی و حفظ کنترل بر عملیات‌ها از طریق توانمند سازی شرکت‌ها برای تعیین هزینه‌های جانبی، واریانس و زیان غیر عادی و یا سود کمک می‌کنند. علاوه بر این، سیستم‌های حسابداری یکپارچه را می توان برای تخمین، گزارش و نظارت بر هزینه‌های کار یک شرکت و نیز ردیابی و تبدیل زمان کارمند به سیاهه پرداخت استفاده کرد. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند فرآیندهای اضافی مانند خریده‌ای موجودی، مونتاژ و فروش و ارسال اطلاعات مانند بیانیه‌ها و فاکتورها را به مشتریان یا فروشندگان انجام دهند.
ویژگی‌های اصلی سیستم‌های حسابداری یکپارچه
اکثر سیستم‌های حسابداری یکپارچه، ماژول های اصلی و غیر هسته‌ای را ارایه می‌دهند، که همه آن‌ها دارای تجربه کاربر یکسانی هستند و به طور یکپارچه مانند نرم افزار حسابداری چند شرکتی بهم مرتبط هستند. پیمانه‌های اصلی عبارتند از:
- حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی
- اصلاح بانکی
- دفتر
- دستور خرید
- موجودی انبار
- صدور صورت‌حساب و دفترداری
مدل‌های غیر هسته‌ای اختیاری هستند؛ مثال‌هایی شامل پردازش پرداخت‌ها، جمع‌آوری وام، مدیریت ترازنامه و زمان، حسابداری دپارتمانی و حمایت از مالیات بر ارزش افزوده یا ارزش افزوده می‌باشند. برخی سیستم‌ها همچنین می‌توانند با برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP، مدیریت موجودی و مدیریت ارتباط مشتری (CRM مرتبط باشند.
مزایای سیستم‌های حسابداری یکپارچه
یکی از مزایای کلیدی یک نرم افزار حسابداری یکپارچه این است که اطلاعات یک‌بار وارد شده و با ماژول‌های دیگر از جمله دفترکل به اشتراک گذاشته می‌شود. یک پایگاه‌داده اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط همه برنامه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. نیاز به ورود مجدد داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر، احتمال خطای انسانی را کاهش داده و نیاز به تطبیق دادن دفاتر و عملکردهای مختلف را که به طور خودکار و در زمان واقعی به روز می‌شوند، از بین می‌برد .
این به این معنی است که سیستم های مالی همیشه به روز هستند و عملیات پیچیده حسابداری، مانند “هزینه‌یابی کار” و محاسبه کمیسیون، تنها با پردازش دستورها به طور خودکار انجام می‌شوند. علاوه بر این، حفظ یک مجموعه از حساب‌ها از تکرار اقدامات اجتناب کرده و تصمیم گیرندگان را با اطلاعات دقیق به موقع ارایه میکند.
چگونه یک سیستم حسابداری یکپارچه را انتخاب کنیم
امروزه، شرکت‌های با اندازه‌های مختلف، نرم افزارهای حسابداری یکپارچه را اتخاذ کرده‌اند و محصولات و فروشندگان زیادی از آن‌ها انتخاب شده‌اند. در برخی موارد، سیستم‌ها به طور جداگانه خریداری و بعدا ادغام می‌شوند. شرکت‌های بزرگ ممکن است سیستم‌های سفارشی را به طور داخلی توسعه دهند؛ اگرچه، این سیستم‌ها گران‌ترین هستند و برای کار با خدمات مشتری خانگی و پشتیبانی طراحی شده‌اند.
نرم افزار حسابداری یکپارچه هم می‌تواند برای صنایع خاص یا محیط‌های نظارتی طراحی شود. زمانی که یک سیستم حسابداری یکپارچه را انتخاب می‌کنید، شرکت‌ها باید یک ایده روشن از اهداف مورد نیاز برای رسیدن به آن تعریف کنند. چند نکته می‌تواند شامل این باشد که چه نوع گزارش‌ها مالی باید تولید شوند، اهداف مالی بلند مدت، چه ویژگی‌های دیگری مورد نیاز است و اینکه بسیاری از کاربران به دسترسی به سیستم نیاز دارند.
ویژگی های یک سیستم حسابداری یکپارچه
ویژگی‌های متمایز حساب‌های ادغام‌شده به شرح زیر هستند :
مدیریت: مدیریت نقش اساسی در این سیستم ایفا میکند. مدیریت باید میزان نیاز به انتگرال گیری را تعیین کند.
رئیس حساب: مدیران حساب‌ها باید در دفاتر شرکت های فرعی زیر طبقه‌بندی شوند:
- دفتر فروش
- دفتر خریدها
- دفتر ذخیره
- دفتر
- دفاتر خرید و غیره
آموزش: فرد مسعول باید با آموزش مناسب برای اجرای این سیستم حسابداری تامین شود.
کد گذاری: کدها‌ی مناسب باید به حساب‌ها اختصاص داده شود تا اطلاعات مربوطه را به موقع ارایه کنند.
حساب‌های کنترلی: حساب کنترل برای هر بخش تابعه تهیه شده‌است. این حساب کنترل مفهوم یک سیستم دوطرفه را دنبال میکند. برخی از حساب‌های کنترل در زیر لیست شده‌اند:
ذخیره حساب کنترل
حساب کنترل دفتر کار
حساب سربار دفتر کل
حساب بدهکار
حساب بدهکار و غیره
راهنمای حساب‌ها: مدیران یک راهنمای حساب را آماده می‌کنند که اطلاعات لازم مربوط به فرمت حسابداری، روش محاسبه و غیره را فراهم میکند
بررسی حساب‌های بانکی یکپارچه: حساب کنترل هزینه در یک سیستم حسابداری یکپارچه آماده نیست چرا که هزینه ثبت سوابق مالی در یک کتاب واحد حفظ می‌شود.
روش گل رز
روش ورود سوم یک جایگزین دیگر برای نرم افزار حسابداری یکپارچه است. این روش رویکرد سیستم دوطرفه را دنبال میکند اما با توجه به هزینه با آن تفاوت دارد. همه آیتم‌های هزینه تحت یک حساب اضافی به نام “حساب کنترل هزینه” ثبت می‌شوند.
مراحل دخیل در روش ورود سوم عبارتند از:
یک حساب اضافی به نام حساب کنترل هزینه باز می‌شود.
زمانی که هر گونه هزینه متحمل می‌شود، این حساب به حساب هزینه واریز می‌شود.
هیچ ورودی دو طرفه برای حساب کنترل هزینه صورت نمی‌گیرد.
برگه تحلیل ورودی سوم به نام دفتر هزینه برای نشان دادن هزینه تولید مشاغل مختلف آماده می‌شود.
این حساب کنترل هزینه در زمانی که هزینه‌ها به حساب سود و زیان، حساب پیشرفت کار و غیره منتقل می‌شوند، اعتبار و بسته می‌شود.
پیش نیاز ها برای حساب‌های یکپارچه
در ادامه، پیش‌نیازهای حساب‌های ادغام‌شده به شرح زیر هستند:
۱. یک سیستم کدگذاری مناسب باید برای خدمت به اهداف حساب‌های مالی و مالی توسعه داده شود.
۲. مدیریت باید در مورد میزان ادغام دو مجموعه کتاب تصمیم بگیرد. برخی از نگرانی‌ها ترجیح می‌دهند تا بر روی مرحله هزینه اولیه یا هزینه کارخانه ادغام شوند، در حالی که سایرین ترجیح می‌دهند کل سوابق حسابداری را ادغام کنند.
۳. برای اقلام تعهدی، هزینه‌های پیش‌پرداخت، سایر تنظیمات مورد نیاز برای آماده‌سازی حساب‌های موقت، یک روش مورد توافق برای اقلام تعهدی، هزینه‌ها ، و دیگر تنظیمات مورد نیاز وجود دارد. پیش پرداخت
. باید هماهنگی کاملی بین پرسنل از نظر اطلاعات و اطلاعات مالی وجود داشته باشد . _
۵. کامپیوتر یکپارچه خوب است. در محیط کامپیوتری، نگهداری و نگهداری دو مجموعه از حساب‌ها از بین می‌رود.
۶. فرمت مناسب باید برای افزایش سرعت در حسابداری و تولید داده‌ها معرفی شود.
ورودی های حسابداری
در نرم افزار حسابداری یکپارچه ، از آنجا که کتاب‌های جداگانه برای هزینه‌های مالی و مالی نگهداری نمی‌شود، نیازی به حساب تنظیم دفترکل وجود ندارد. با این حال، حساب کنترل stores، حساب کنترل دست‌مزد، حساب سربار تولید، کار در حساب کنترل دفتر کار، حساب کنترل کالا، هزینه حساب فروش و حساب تنظیم سربار نگهداری می‌شوند.
لازم است که اطلاعات حسابداری هزینه لازم را فراهم کنید. تمام حساب‌های دیگر طبق معمول نگهداری می‌شوند. بنابراین، حساب‌های یکپارچه همان تصویر کلی را که با هزینه جداگانه و حساب‌های مالی نشان‌داده‌شده، ارائه خواهد کرد، اما تعداد کلی ورودی را کاهش خواهد داد.
یک حساب به نام “حساب کنترل هزینه” در سوابق مالی نگهداری می‌شود و، هر زمان که، هر هزینه‌ای که مربوط به هزینه‌ها می‌شود، علاوه بر حساب‌های معمولی (to)، به حساب معمولی واریز می‌شود. هیچ ورودی دوطرفه برای حساب کنترل هزینه وجود نخواهد داشت.
هزینه بیشتر به حساب‌های ورودی سوم (که بخشی از یک سیستم حسابداری دوطرفه)در رابطه با مواد، مخارج کارخانه، مخارج اداره و غیره هستند، تجزیه و تحلیل می‌شود.
مزایای حسابداری یکپارچه
انتگرالدرحسابداری به دست می‌آیند:
۱. نیازی به آماده‌سازی بیانیه اصلاح وجود ندارد. از این رو اتلاف زمان و تلاش می‌تواند اجتناب شود.
۲. سیستم ساده و مقرون‌به‌صرفه است. هزینه کشیشان می‌تواند به میزان قابل‌توجهی کاهش یابد. در شرایط تطبیقی، حسابداری انتگرالی تنها به سوابق و حساب‌های کمتری نیاز دارد.
۳. گزارش‌ها سریع بدون مشکل می‌توانند آماده شوند.
۴. امکان نادیده گرفتن یک مورد از هزینه‌ها وجود ندارد.
۵. این امر مقدمه حسابداری مکانیزه را تسهیل میکند.
6.این باعث ایجاد تعادل در دفترکل می‌شود. این کار به داشتن کنترل اتوماتیک در صحت حساب‌ها کمک میکند
۷. بخش‌های مختلف در بخش حسابداری را می توان به آرامی هماهنگ کرد.
۸. از آنجا که حساب‌های هزینه مستقیما از کتاب‌های ورودی اصلی پست می‌شوند، داده‌های هزینه می‌توانند فورا و به طور منظم به دست آیند.
۹. از آنجایی که یک چک خودکار بر روی درستی تمام داده‌های هزینه و حساب وجود دارد، ارقام هزینه دقیق بوده و اعتماد به مدیریت را ایجاد می‌کنند.
امرکز در عملکرد حسابداری منجر به اقتصاد می‌شود.
۱۱. این سیستم رویه‌های حسابداری را ساده میکند و چشم‌انداز حسابدار و کارکنانش را افزایش میدهد که در موقعیت بهتری قرار دارند تا کل سیستم حسابداری را درک کنند.
