آنچه در حسابداری بسیار اهمیت دارد، دقت در ثبت داده های مالی شرکت با جزئیات کامل و دقیق است. با توجه به اینکه داده های مالی ازجمله داده های تاثیرگذار بر عملکرد شرکت بوده و تصمیم گیری های آتی برای اجرایی کردن پروژه های مد نظر شرکت را تحت تاثیر قرار می دهد، اصول و قوانین خاصی در درج این اطلاعات و ثبت توسط بخش حسابداری در نظر گرفته شده است.
یکی از قوانین موجود برای ثبت برخی از هزینه ها قرار دادن آنها در طبقه هزینه های پیش پرداخت و پیش دریافت است که در این مطلب سعی داریم با تعریف پیش پرداخت و پیش دریافت و درنتیجه تفاوت این دو آشنا شویم.
پیش پرداخت چیست؟
در موسسات و شرکت ها گاهی اتفاق می افتد قبل از اینکه یا خریدی انجام داده باشیم،وجهی پرداخت کنیم و یا در مواردی قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیافتد وجه کل اون هزینه رو بطور یکجا پرداخت شود؛ مانند پیش پرداخت بیمه و یا اجاره 6 ماه آینده دفترکار . چون در این موارد هنوز تحقق نیافتاده مبلغ مربوطه ر ا درحساب پیش پرداخت ثبت می کنیم و پس از گذشت زمان وقتی که هزینه انجام شد، باید مبلغ مربوطه را ازحساب پیش پرداخت خارج و به حساب هزینه مربوطه انتقال بدیم.
به عنوان مثال، شرکتی با تمدید قرارداد اجاره دفتر در ماه آبان، هزینه اجاره بها را به صورت دو چک شش ماهه پرداخت می کند. در دفتر روزنامه یا نرم افزار حسابداری آنلاین ، می بایست مبلغ چک به عنوان پیش پرداخت اجاره ذکر شود. در پایان سال و قبل از بسته شدن حساب ها با توجه به اینکه بخشی از هزینه ها انجام شده است باید مبلغ اجاره بها از آبان تا پایان سال محاسبه و به عنوان هزینه ها ثبت و از حساب پیش پرداخت کسر شود.
به عبارت دیگر پیش پرداخت مبلغی است که قبل از ارائه یا دریافت خدمات پرداخت می کنیم. پیش پرداخت در حسابداری دولتی یک نوع دارایی دائمی محسوب می شود. طبق مقررات موجود پیش پرداخت از محل اعتبارات و بر اساس حکم و قراردادهای پیش از انجام تعهد منظور می گردد.
پیش پرداخت خرید کالا به چه حسابی باید واریز گردد؟
هنگامی که اقدام به خرید کالا می کنیم، مبلغ به شخص فروشنده واریز می گردد اما تحویل کالا به زمان آینده موکول می شود.
انواع پیش پرداخت در حسابداری
پیش پرداخت در حسابداری به انواع مختلفی طبقه بندی می شود. برخی از حساب‌های پیش پرداخت عبارتند از: پیش پرداخت خرید کالا، پیش پرداخت دارایی ثابت، پیش پرداخت دارایی جاری، پیش پرداخت سرمایه، پیش پرداخت مالیات، پیش پرداخت وام، پیش پرداخت حسابداری دولتی و…
اگر می خواهید اطلاعات خود را در زمینه حسابداری دولتی تکمیل کنید، حتما مقاله حسابداری دولتی را مطالعه کنید. در ادامه مقاله در مورد انواع حساب‌های پیش پرداخت مطالبی بیان می شود.
پیش پرداخت دارایی است یا بدهی
پیش پرداخت یک دارایی است. به عبارت دیگر پیش پرداخت، پول ما که همان دارایی ماست نزد شرکت‌های دیگر یا فروشگاه های دیگر که از نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده میکنند، می باشد. به همین دلیل این حساب به عنوان یکی از دارایی‌های جاری در سمت بدهکار ترازنامه ( صورت وضعیت مالی) ثبت می‌شود.
پیش پرداخت دارایی ثابت
پیش پرداخت دارایی ثابت مبلغی است که برای خرید دارایی ثابت مانند زمین، ساختمان، ماشین آلات و غیره که در آینده تحویل گرفته خواهد شد، پرداخت می شود.
پیش پرداخت دارایی جاری
اگر در موقع خرید دارایی های جاری مانند مواد اولیه یا سهام، هزینه قبل از دریافت دارایی پرداخت شود، این مبلغ پرداخت شده پیش پرداخت دارایی جاری می باشد.
پیش پرداخت در حسابداری دولتی
در حسابداری دولتی یکی از انواع دارایی ها که حساب دائمی بوده و به سال بعد منتقل می شود، حساب پیش پرداخت می باشد. پیش پرداخت‌در حسابداری دولتی مبلغی است که قبل از تحویل کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت می گردد.
ماهیت پیش پرداخت
سوالی که باید در مورد پیش پرداخت جواب دهیم این است که، ماهیت حساب پیش پرداخت چیست؟ حساب پیش پرداخت حسابداری دارای ماهیت بدهکار می باشد. افزایش در این حساب در ستون بدهکار (سمت راست) و کاهش در حساب پیش پرداخت‌در ستون بستانکار (سمت چپ) این حساب ثبت می شود.
پیش دریافت چیست؟
پیش دریافت چیست؟ در هنگام فروش کالا یا ارائه خدمات، چنانچه قبل از تحویل دادن کالا یا انجام دادن خدمات، مبلغ آنها دریافت شود این مبلغ دریافت شده، پیش دریافت در حسابداری نام دارد.
ماهیت پیش دریافت چیست؟
همانطور که در لیست بهترین نرم افزارهای حسابداری اشاره شد ،ماهیت حساب پیش دریافت در حسابداری، بستانکار می باشد. افزایش در حساب پیش دریافت در ستون بستانکار (سمت چپ) این حساب و کاهش این حساب در ستون بدهکار (سمت راست) ثبت می شود. هر زمان بخواهید ثبتی در دفاتر حسابداری بزنید، حتما باید ماهیت حساب مرتبط با آن ثبت را بدانید.
ثبت پیش دریافت در حسابداری
یکی از حساب های مهم در بحث حسابداری، پیش دریافت است. همان طور که از نامش پیداست، مبلغی است که از مشتری دریافت می کنیم و بدهی ما به او به شمار می رود.
از آنجایی که این حساب مربوط به بدهی ما به مشتری می باشد، بنابراین ثبت آن باید با دقت بیشتری صورت بگیرد.
سند حسابداری پیش دریافت
برای ارائه سند حسابداری پیش دریافت در زمان فروش کالا، باید حساب بانک را بدهکار و پیش دریافت درآمد را به شکل بستانکار ثبت کنیم:
بانک ***
پیش دریافت درآمد ***
انواع پیش دریافت
پیش دریافت ها در انواع مختلفی طبقه بندی می‌شوند، در زیر به آن ها اشاره کرده ایم.
پیش دریافت پیمان
پیش دریافت پیمان، مبلغ دریافت شده توسط پیمانکار از کارفرما می باشد، که کار مربوط به ان انجام نشده است. کارفرما مبلغی را در ابتدای قرارداد قبل از اینکه کاری انجام شده باشد به پیمانکار پرداخت می کند تا پیمانکار بتواند هزینه های اولیه را انجام داده و کار را شروع کند.
پیش دریافت پیمانکاری
هرگاه مبلغی به عنوان پیش دریافت در شرکت‌های پیمانکاری دریافت شود، این رویداد مالی چون مربوط به شرکت پیمانکاری می باشد، پیش دریافت پیمانکاری نامیده می شود.
صورت وضعیت پیمانکاری یکی از مباحث مهم در حسابداری پیمانکاری می باشد، اگر می خواهید اطلاعات دقیقی درباره این صورت ها بدست بیاورید، حتما مقاله صورت وضعیت در پیمان را مطالعه کنید.
پیش دریافت خدمات
هرگاه بخواهیم خدماتی را به یک شرکت دیگر ارائه دهیم، اگر قبل از ارائه خدمات مبلغی را دریافت کنیم، این مبلغ دریافت شده پیش دریافت خدمات می باشد. مثلا اگر یک شرکت حسابداری داشته باشیم و با یک شرکت دیگر قرارداد ببندیم که در مدت یکسال کارهای حسابداری آن شرکت را انجام دهیم، مبلغی را در ابتدای قرارداد دریافت می‌کنیم در حالی که فعلا هیچ خدماتی ارائه نداده ایم. این مبلغ دریافت شده به عنوان پیش دریافت خدمات محسوب می شود.
پیش دریافت درآمد
پیش دریافت درآمد یک نوع بدهی است که موقع فروش کالا یا ارائه خدمات به مشتری به وجود می آید. به این صورت که ما مبلغی را دریافت کرده و در آینده کالا یا خدماتی را به مشتری ارائه می دهیم. که این مبلغ به عنوان بدهی ما به مشتری می باشد.
پیش دریافت فروش در ترازنامه
به مبلغی که بابت فروش کالا قبل از تحویل دادن کالا دریافت می شود، پیش پرداخت در فروش گفته می‌شود. همچنین لازم بذکر است پیش دریافت فروش، به یک حساب بدهی و دارای ماهیت بستانکار گفته می‌شود. جایگاه قرارگیری پیش دریافت در ترازنامه هم، در سمت بستانکار در قسمت بدهی ها است.
پیش دریافت مالیات
پیش دریافت مالیات زمانی است که ما مبلغی را به عنوان مالیات قبل از موعد رسیدگی، دریافت می کنیم. مثل زمانی که کالایی را می فروشیم و ارزش افزوده دریافت می کنیم، این مبلغ دریافت شده همان پیش دریافت مالیات بر ارزش افزوده است که بعدا با پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده تهاتر شده و مورد رسیدگی سازمان امور مالیاتی قرار می گیرد.
پیش دریافت های جاری
مبلغ پیش دریافت به عنوان یک بدهی برای شرکت ما می باشد. چون انتظار می رود که این بدهی در آینده نزدیک تسویه شود، پس به عنوان بدهی جاری شناخته می شود. تا زمان تحویل کالا یا انجام خدمات، این مبلغ پیش دریافت جزء بدهی های ما باقی می ماند.
علی الحساب چیست؟
در کنار اصطلاح پیش پرداخت در حسابداری، اصطلاح دیگری تحت عنوان علی الحساب نیز وجود دارد که باید این هزینه را نیز در ثبت جریان های مالی شرکت در نظر گرفت.
علی الحساب برای زمانی مناسب است که بخشی از کار انجام شده و انجام دهنده آن کار به هر دلیلی برای ادامه کار به بخشی از مبلغ قرارداد توافق شده نیاز دارد. در این شرایط مبلغی که به انجام دهنده کار پرداخت می شود در هزینه های علی الحساب قرار می گیرد.
به عنوان مثال شما با یک پیمانکار به منظور اجرایی کردن یک پروژه قرارداد می بندید. پیمانکار بعد از اینکه حدود 30درصد از کار پیش رفته است از شما مبلغی از قرارداد را درخواست می کند تا بتواند به کمک آن ادامه پروژه را پیش ببرد. در صورت پرداخت وجه به پیمانکار این مبلغ به عنوان علی الحساب در دفاتر روزانه ثبت می شود.
لازم به ذکر است مجموعه چرتکه اقدام به طراحی نرم افزار حسابداری شرکتی ساده نموده تا برای ثبت مبالغ پیش پرداخت و پیش دریافت و هزینه ها مشکلی نداشته باشید.
علی الحساب به معنای پرداخت مبلغی بر طبق مقررات و به منظور ادای قسمتی از تعهد است.
نکته: مبلغ پرداختی پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت می شود و مبلغ پرداختی علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می گردد.
برابر ماده 28 و 29 قانون محاسبات عمومی کشور تعریف پیش پرداخت و علی الحساب بشرح زیل بیان شده است :
ماده 28 _ پیش پرداخت عبارت است از ، پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس حکم و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت میگیرد .
ماده 29 _ علی الحساب عبارت است از ، پرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت میگیرد .
در کل علی الحساب در ازای خدماتی که انجام شده پرداخت می گردد ، ولی پیش پرداخت جهت خدماتی که در آینده دریافت خواهد شد پرداخت می گردد.
ثبت حساب پیش پرداخت و پیش دریافت در نرم افزار حسابداری چرتکه
در این مقاله با ماهیت پیش پرداخت و انواع آن آشنا شدیم، همچنین دانستیم که مفهوم پیش دریافت چیست و ثبت سند حسابداری آن چگونه است.
یادگیری این مفاهیم می تواند تاثیر به سزایی در نظم بخشیدن به امور مالی مجموعه شما داشته باشد؛ چرا که با تسلط بر دانش حسابداری، هنگام کار با نرم افزار حسابداری دچار ابهام نشده و به راحتی تعاریف و اصطلاحات را درک می کنید. در نهایت می توان به گزارشی دقیق از سود و زیان شرکت دست یافت که درست و قابل اطمینان است.
در صورتی که مایل به تهیه نرم افزار حسابداری برای انجام امور حسابداری مجموعه خود بودید، می توانید با کارشناسان چرتکه در تماس باشید تا اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار دهند.
