گاهی اوقات پیش می آید قبل از خرید کالا و یا دریافت خدمات، وجهی را پرداخت کرده و یا حتی قبل از دریافت محصول، به طور یکجا هزینه آن را بپردازیم. به عنوان مثال هزینه بیمه و یا پرداخت اجاره 6 ماه آینده.
به طور کلی در این گونه مواقع، چون هنوز هزینه به طور کامل پرداخت نشده، در حساب پیش پرداخت ثبت و با گذشت زمان، از ماهیت پیش پرداخت خارج شده و به حساب هزینه ها انتقال داده می شود.
همان طور که می دانید عدم شناخت کافی از این حساب ها و اصطلاحات حسابداری می تواند باعث پیچیده تر شدن و در نهایت ایجاد اشتباه در امور مالی کسب و کار شود. بنابراین در این مطلب تصمیم گرفتیم با انواع پیش پرداخت و پیش دریافت و نحوه ثبت آن در نرم افزار حسابداری بیشتر آشنا شویم. از جمله موارد مهم که در ادامه به آن می پردازیم:
- انواع پیش پرداخت در حسابداری
- ماهیت پیش دریافت
- انواع پیش دریافت در حسابداری
- قانون اصلاح حساب‌ها
- انواع ثبت‌های اصلاحی
- تفاوت پیش پرداخت و پیش دریافت با مساعده و علی‌الحساب
- ثبت دقیق حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت با نرم افزار حسابداری چرتکه
فراموش نکنید شناخت کامل ماهیت پیش پرداخت و پیش دریافت، برای محاسبه میزان درامد و هزینه ها بسیار ضروری بوده و کمک می کند تا در نهایت، شناسایی سود و زیان کسب و کار به درستی انجام بگیرد.
همه ما با مفهوم و تعریف پیش پرداخت و پیش دریافت به طور نسبی آشنایی داریم. اما چقدر ماهیت و نحوه ثبت حسابداری آن ها را می شناسیم؟ با ما همراه باشید تا در ادامه بیشتر با انواع این حساب ها آشنا شویم.
انواع پیش پرداخت در حسابداری
آشنایی با انواع پیش پرداخت و ثبت حسابداری آن ها
قبل از شناخت اصطلاحات حسابداری بهتر است به این سوال مهم پاسخ بدهیم که
پیش پرداخت دارایی است یا بدهی؟
پیش پرداخت دارایی است. به عبارت دیگر پیش پرداخت، پول یا همان دارایی ما است که نزد شرکت یا فروشگاه های دیگر می باشد. به همین دلیل پیش پرداخت در ترازنامه به عنوان یکی از دارایی‌های جاری در سمت بدهکار این صورت وضعیت مالی ثبت می‌شود.
در واقع هنگامی که ما بابت دریافت کالا یا خدمات، پولی را پرداخت می کنیم، گرچه این پول نزد شرکت دیگری قرار داشته و در صندوق یا بانک ما نیست اما به گونه ای جزو دارایی ما محسوب می شود.
به طور مثال: ماهیت پیش پرداخت اجاره بدهکار است و یا پیش خرید خودرو که مبلغی را پرداخت می کنیم تا در آینده آن را تحویل بگیریم.
1. پیش پرداخت خرید کالا
پرداخت هزینه محصول و دریافت آن در آینده
در این نوع حساب پیش پرداخت، مبلغی به فروشنده پرداخت می شود اما تحویل کالا به زمانی دیگر موکول می گردد.
به طور مثال ثبت پیش پرداخت خرید کالا اگر قیمت آن 10.000.000 تومان و زمان تحویل آن 2 ماه آینده باشد، به صورت زیر است:
درصورتی که پیش پرداخت کمتر از فاکتور خرید باشد:
خرید 10.000.000
پیش پرداخت خرید 7،000،000
حسابهای پرداختنی 3.000.000
درصورتی که پیش پرداخت بیشتر از فاکتور خرید باشد:
خرید 5.000.000
صندوق 2.000.000
پیش پرداخت خرید 7.000.000
و اما… در ادامه می خواهیم به یک سوال مهم در این باره پاسخ بدهیم:
پیش پرداخت خرید کالا به چه حسابی باید واریز گردد؟
هنگامی که اقدام به خرید کالا می کنیم، مبلغ به شخص فروشنده واریز می گردد، اما تحویل کالا به زمان آینده موکول می شود.
2. پیش پرداخت دارایی ثابت یا سرمایه
پرداخت بابت سرمایه گذاری بر روی املاک و زمین
همان طور که از اسمش پیداست، برای خرید دارایی ثابت مانند زمین، ساختمان و… مبلغی پرداخت می شود که تحویل آن در زمان آینده صورت می گیرد. لازم به ذکر است اغلب خرید این دارایی ها به منظور سرمایه گذاری انجام می گردد. بنابراین به نوعی پیش پرداخت سرمایه ای نیز نامیده می شود.
ثبت حسابداری پیش پرداخت خرید دارایی ثابت نیز مانند خرید کالا می باشد.
3. پیش پرداخت دارایی جاری
پرداخت بخشی از مبلغ خرید سهام و...
خرید دارایی های جاری مثل: مواد اولیه، بیمه اموال، سهام و تحویل در آینده
4. پیش پرداخت هزینه
پرداخت تمام هزینه یا بخشی از آن برای دریافت خدمات در آینده
هنگامی که مبلغی را بابت هزینه ای که هنوز اتفاق نیفتاده و در آینده محقق می شود، پرداخت می کنیم، به عنوان پیش پرداخت هزینه در دفتر حسابداری ثبت می شود. ماهیت این حساب نیز بدهکار بوده و یک نمونه ساده از آن، هزینه بیمه ساختمان است.
در واقع برای بیمه کردن ساختمان یک شرکت، چنانچه کل مبلغ یک ساله بیمه را در ابتدا پرداخت نماییم، به عنوان پیش پرداخت بیمه در نظر گرفته می شود. بنابراین ماهیت پیش پرداخت بیمه نیز بدهکار می باشد.
به عنوان مثال برای ثبت پیش پرداخت هزینه به منظور بیمه ساختمان به شکل زیر عمل می کنیم:
پیش پرداخت بیمه ***
بانک ***
5. پیش پرداخت مالیات
پرداخت مالیات در دوره های زمانی مختلف برای جلوگیری از جریمه
این پیش پرداخت هم به زمانی مربوط می شود که هنوز تا رسیدگی و ارزیابی مالیات سازمان، زمان باقی مانده است؛ اما مبلغی را به عنوان مالیات پرداخت می کنیم تا طبق قوانین مالیاتی، کسب و کارمان مشمول جریمه نشود.
و اما…
پاسخ به یک سوال مهم:
پیش پرداخت وام چیست؟
به پرداخت هزینه های عملیاتی و غیرعملیاتی بابت تسویه بدهی وام قبل از سررسید، پیش پرداخت وام گفته می شود.
حالا که با ماهیت پیش پرداخت و ثبت انواع آن در سند حسابداری آشنا شدیم، وقت آن رسیده که بدانیم پیش دریافت چیست و نحوه ثبت سند پیش دریافت به چه صورت است؟ بنابراین در ادامه با این مفاهیم بیشتر آشنا می شویم.
ماهیت پیش دریافت
آشنایی با نحوه ثبت حسابداری پیش دریافت
هنگامی که کالایی به فروش می رود و یا خدماتی ارائه می گردد، چنانچه قبل از تحویل کالا یا انجام خدمات، مبلغ آن دریافت شود، به شکل حساب پیش دریافت در حسابداری ثبت می گردد.
ماهیت حساب پیش دریافت در حسابداری هم بستانکار بوده و تا زمانی که مبلغ مورد نظر بابت ارائه کالا و خدمات را دریافت کرده ایم اما آن را به مشتری ارائه نداده ایم، به عنوان بدهی در برنامه حسابداری ساده نظر گرفته می شود.
پس از تحویل محصول به مشتریان، این حساب از ستون بدهی ها خارج شده و در ستون درآمد ثبت می گردد.
و اما…
برای ثبت سند پیش دریافت در زمان فروش کالا، باید حساب بانک را بدهکار و پیش دریافت درآمد را به شکل بستانکار ثبت کنیم:
بانک ***
پیش دریافت درآمد ***
انواع پیش دریافت در حسابداری
آشنایی با انواع پیش دریافت ها و ثبت حسابداری با مثال
پیش دریافت ها در انواع مختلفی طبقه بندی می‌شوند که در ادامه به آن ها اشاره کرده ایم.
1. پیش دریافت اعتبار اسنادی
با بازکردن حساب اعتبار اسنادی، بانک مبلغی را برداشت می کند که پیش دریافت اعتبار اسنادی نامیده می شود.
2.پیش دریافت پیمان
در کسب و کارهای پیمانکاری مبلغی به عنوان هزینه های اولیه توسط کارفرما به پیمانکار پرداخت می شود که به آن پیش دریافت پیمان گفته می شود.
3. پیش دریافت پیمانکاری
این حساب نیز مربوط به مبالغی است که شرکت پیمانکاری بابت انجام وظایف و مسئولیت ها دریافت می کند.
4. پیش دریافت خدمات
گاهی اوقات قبل از ارائه خدمات، مبلغی به عنوان پیش دریافت اخذ می شود تا در بازه زمانی مشخص شده، خدمات مورد نظر ارائه شود.
5. پیش دریافت درآمد
در پاسخ به این سوال که پیش دریافت درآمد چیست؟ باید بگوییم که مبلغی که پیش از تحویل کالا و یا ارئه خدمات و هنگام فروش از مشتری گرفته شود پیش دریافت درآمد نام دارد.
در واقع ماهیت پیش دریافت درآمد، بدهی است که هنگام فروش کالا یا ارائه خدمات به مشتری به وجود می آید. به این صورت که ما مبلغی را دریافت کرده و در آینده کالا یا خدماتی را به مشتری ارائه می دهیم. که این مبلغ به عنوان بدهی ما به مشتری می باشد.
و اما…
نحوه ثبت پیش دریافت درآمد را با ذکر یک مثال توضیح می دهیم:
در تاریخ 01/06 قرار شده یک شرکت خدماتی به مدت یک سال ، مبلغ 500.000 تومان بابت تعمیر کامپیوترهای شرکت دیگر دریافت کند. ثبت پیش دریافت درآمد در این تاریخ و به هنگام دریافت وجه نقد به شکل زیر است:
وجه نقد **
پیش دریافت درآمد **
6. پیش دریافت فروش
پیش دریافت فروش نیز یک حساب بدهی بوده و دارای ماهیت بستانکار است و هنگام فروش کالا و قبل از تحویل به مشتری دریافت می گردد.
برای ثبت پیش دریافت فروش به شیوه زیر عمل می کنیم:
بانک **
پیش دریافت فروش کالا **
7. پیش دریافت مالیات
دریافت مالیات پیش از موعد ارزیابی و رسیدگی، پیش دریافت مالیات نامیده می شود. مثل: مالیات بر ارزش‌افزوده
با انواع پیش پرداخت و پیش دریافت، ماهیت و نحوه ثبت حسابداری هر کدام آشنا شدیم،. نکته ای که باید حتما در نظر داشته باشیم این است که در پایان سال مالی به منظور تهیه گزارش های دقیق لازم است این حساب ها مجددا بازبینی و اصلاح شوند.
علت این امر هم این است که بخشی از مبالغ پیش پرداخت ممکن است به هزینه تبدیل شوند؛ یا برای اصلاح حساب پیش دریافت هم ممکن است از حساب آن کسر و به حساب درآمدها افزوده شود. بنابراین در ادامه با قانون اصلاح حساب‌ها نحوه ثبت اصلاحی آشنا می شویم.
قانون اصلاح حساب‌ها
قبل از اصلاح حساب های مختلف، این 2 قانون مهم را در نظر داشته باشید
دو قانون مهم و اساسی که باید در نظر داشته باشیم عبارتند از:
- ثبت های اصلاحی باید شامل صورت سود و زیان و ترازنامه باشند.
- نباید بر حساب موجودی های نقد تاثیرگذار باشند.
لازم به ذکر است پیش پرداخت و پیش دریافت جزو حساب های مختلط هستند، به این معنی که بخشی از آن مربوط به حساب های دائمی بوده و بخشی دیگر هم به عنوان حساب های موقتی به شمار می رود.
همچنین این حساب ها در یک زمان اصلاح نمی گردند. به عنوان مثال، عموما پیش پرداخت ها در پایان سال مالی در نرم افزار حسابداری شرکتی اصلاح شده اما اصلاح پیش دریافت ها ممکن است تا زمان دریافت قطعی مبالغ آن به طول بیانجامد.
انواع ثبت‌های اصلاحی
اصلاح حساب ها در پایان سال مالی برای دریافت گزارش های تحلیلی دقیق
به طور کلی پس از دانلود نرم افزار حسابداری برای کامپیوتر یا اندروید و با رسیدن موعد اصلاح حساب ها، مهم ترین ثبت های اصلاحی در 4 دسته قرار می گیرند که در ادامه به توضیح هر کدام می پردازیم.
1. پیش پرداخت هزینه‌ها
پیش پرداخت هزینه همان طور که گفتیم به عنوان دارایی در نظر گرفته می شود. برای ثبت اصلاحی آن، هزینه را بدهکار و پیش پرداخت هزینه بستانکار می شود.
به عنوان مثال، برای بیمه ساختمان که در بخش های قبل نیز به آن اشاره کردیم و ثبت آن را انجام دادیم، می توان در پایان دوره مالی که بخشی از هزینه های بیمه منقضی شده، سند اصلاحی زیر را انجام داد:
هزینه بیمه ***
پیش پرداخت بیمه ***
به عبارتی دیگر بخش منقضی شده در ثبت حسابداری تبدیل به هزینه می شوند.
۲- پیش دریافت‌ها
حساب پیش دریافت هم به دلیل اینکه ممکن است تا پایان سال مالی بخشی از آن تحقق یافته باشد، نیاز به اصلاح دارد. به این ترتیب آن بخش از مبلغی که از حساب پیش دریافت محقق و دریافت شده از این حساب کسر و به عنوان درآمد در صورت های مالی ثبت می گردد.
بنابراین ثبت اصلاحی حساب پیش دریافت به شکل زیر می باشد:
پیش دریافت درآمد ***
درآمد ***
البته اگر پیش دریافت مربوط به فروش محصول باشد به شکل زیر است:
پیش دریافت فروش ***
فروش ***
۳- درآمدهای ثبت نشده
همان طور که از اسمش پیداست، این دسته از درآمدها هنوز ثبت نشده اند. در واقع مربوط به خدمات ارائه شده یا کالاهایی هستند که به مشتری تحویل داده شده و به دلایل مختلف ثبت نشده اند که در نهایت باید بررسی و حتما در صورت های مالی لحاظ شوند.
۴- هزینه‌های معوق
ممکن است کسب و کارهای مختلف، این دسته از هزینه ها را متحمل شوند؛ چنانچه این هزینه ها ثبت و پرداخت نگردد، به عنوان هزینه های معوق شناسایی می شوند.
پس از اینکه به طور کامل با ماهیت حساب های پیش دریافت و پیش پرداخت و ثبت های اصلاحی هرکدام آشنا شدیم، لازم است تفاوت این حساب ها با اصطلاحات علی الحساب و مساعده را نیز بدانیم تا با هم اشتباه گرفته نشوند. در ادامه به تعریف این حساب ها می پردازیم.
تفاوت پیش پرداخت و پیش دریافت با مساعده و علی‌الحساب
تفاوت های مهم حساب پیش پرداخت با علی الحساب
در کنار اصطلاح پیش پرداخت و پیش دریافت در حسابداری، اصطلاح دیگری تحت عنوان علی الحساب نیز وجود دارد که باید این هزینه را نیز در ثبت جریان های مالی شرکت در نظر گرفت.
اصطلاح علی الحساب زمانی به کار می رود که بخشی از کار انجام شده و کارکنان به هر دلیلی برای ادامه، به بخشی از مبلغ قرارداد توافق شده نیاز دارند. در این شرایط مبلغی که پس از خرید نرم افزار حقوق و دستمزد و محاسبه مقدار دقیق ان به انجام دهنده کار پرداخت می شود در هزینه های علی الحساب قرار می گیرد.
این در حالی است که در حساب پیش دریافت حتی قبل از اینکه هزینه ای صورت گرفته باشد کل مبلغ فاکتور به صورت یک جا پرداخت می گردد.
به عنوان مثال، شما با یک پیمانکار به منظور اجرایی کردن یک پروژه قرارداد می بندید. پیمانکار بعد از اینکه حدود 30درصد از کار پیش رفته است از شما مبلغی از قرارداد را درخواست می کند تا بتواند به کمک آن ادامه پروژه را پیش ببرد. در صورت پرداخت وجه به پیمانکار این مبلغ به عنوان علی الحساب در دفاتر روزانه ثبت می شود.
و اما… فراموش نکنید مساعده نیز نوعی علی الحساب است و اغلب به عنوان کمک مالی برای خرید کالا یا دریافت خدمات به افراد درگیر پروژه پرداخت می گردد.
تعاریف پیش پرداخت و علی الحساب بر اساس قانون محاسبات عمومی کشور
علی الحساب به معنای پرداخت مبلغی بر طبق مقررات و به منظور ادای قسمتی از تعهد است.
نکته: مبلغ پرداختی پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت می شود و مبلغ پرداختی علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می گردد.
برابر ماده 28 و 29 قانون محاسبات عمومی کشور تعریف پیش پرداخت و علی الحساب به شرح زیر بیان شده است :
ماده 28 _ پیش پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس حکم و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت می گیرد.
ماده 29 _ علی الحساب عبارت است از پرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت میگیرد.
در کل علی الحساب در ازای خدماتی که انجام شده پرداخت می شود ولی مبلغ پیش پرداخت جهت خدماتی که در آینده دریافت خواهد شد پرداخت می گردد.
ثبت دقیق حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت با نرم افزار حسابداری چرتکه
خسته نباشید! به پایان مقاله رسیدیم. در این مطلب تلاش کردیم ابتدا با ماهیت حساب پیش پرداخت آشنا شویم.سپس انواع آن را معرفی کردیم و تلاش کردیم با ذکر مثال، شما را با نحوه ثبت حسابداری این حساب ها بیشتر آشنا سازیم.
در ادامه گفتیم ماهیت پیش دریافت، بستانکار بوده و تا زمانی که خدماتی بابت دریافت پول از مشتری ارائه نداده ایم، به عنوان بدهی در نظر گرفته می شود. همچنین انواع پیش دریافت و نحوه ثبت حسابداری آن ها را نیز با مثال بیان کردیم.
در ادامه گفتیم با به پایان رسیدن سال مالی، نیاز است که این حساب ها بازبینی شده و در صورت لزوم اصلاحاتی بر روی آن ها انجام شود. بنابراین با قانون اصلاح حساب ها آشنا شدیم و گفتیم دو اصل مهم آن عبارتند از:
- ثبت های اصلاحی باید شامل صورت سود و زیان و ترازنامه باشند.
- نباید بر حساب موجودی های نقد تاثیرگذار باشند.
انواع ثبت های اصلاحی را نیز توضیح دادیم که شامل:
- اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها
- پیش دریافت ها
- درآمدهای ثبت نشده
- هزینه های معوق
می باشد. همچنین با تفاوت حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت با مساعده و علی الحساب و تعارف هر کدام بر اساس قوانین محاسبات عمومی کشور آشنا شدیم.
فراموش نکنید شما می توانید برای ثبت دقیق حساب های مختلف از جمله پیش پرداخت و پیش دریافت و دسترسی به گزارش های کامل و پیشرفته، از نرم افزار حسابداری چرتکه که با پلن های قیمتی مختلف در دسترس کاربران قرار گرفته استفاده کنید.
از مزیت های مهم این نرم افزار حسابداری نسبت به سایر نرم افزارها، فضای کاربری آسان و ساده، ابری و تحت وب بودن که دسترسی در هر زمان و هر مکان را برای کاربران راحت تر کرده و داشتن پلن های قیمتی مختلف مطابق با نیازهای کسب و کار شما است.
برای اطلاعات بیشتر می توانید با شماره 52127-021 به منظور ارتباط با کارشناسان تماس بگیرید و یا در قسمت نظرات، سوالات خود را با ما در میان بگذارید. حتما پاسخ گو خواهیم بود.
