در گذشته امور حسابداری و مالی بر روی کاغذ بصورت سنتی انجام می شد و حسابداران معمولا از دفاتری قطور استفاده می کردندو صورت کلی فرآیند حسابداری مبتنی بر کاغذذ بوده است.اما رفته رفته عملیات حسابداری با استفاده از کامپیوتر انجام شد. منظور از نرم افزار حسابداری، برنامه ای کامپیوتری است که با استفاده از آن می توانید امور مالی و فعالیت های اقتصادی خود را مدیریت کنید. نرم افزار حسابداری سیستمی کاربردی است که کلیه رویداد های حسابداری را در ماژول های تابعی ذخیره و پردازش می کند. نرم افزار های حسابداری بر اساس مفاهیم حسابداری پیاده سازی می شوند و کمک بزرگی برای حسابداران محسوب می شوند. بطور کلی نرم افزار های حسابداری ابزارهای کاربردی هستند که بر اساس دانش و علم حسابداری و اطلاع از نیاز بازار توسط تیم های برنامه نویسی طراحی می شوند.
نرم افزار های حسابداری به دو گروه تقسیم می شوند:
1. نرم افزار حسابداری تحت وب یا نرم افزار های حسابداری آنلاین:
نرم افزار های تحت وب، که با نام های نرم افزار حسابداری آنلاین یا نرم افزار حسابداری ابری نیز میشناسند، از نرم افزار های کاربردی هستند که با طریق اتصال به اینترنت می توانید از آن ها استفاده نمایید. این نرم افزار ها در انواع نمایشگر ها و دستگاه های دیجیتالی مختلف قابل استفاده هستند و قابل استفاده در مکان ها و زمان های مختلف می باشند. از مهمترین ویژگی های این نرم افزار ها امنیت بالا و دسترسی سریع توسط کاربران بصورت نامحدود و پشتیبان گیری دقیق می باشد. بر خلاف نرم افزار های تحت ویندوز که تعداد محدودی کاربر می توانند به آن دسترسی داشته باشند، قابل استفاده برای کاربران بصورت نامحدود می باشد.
2. نرم افزار حسابداری تحت ویندوز یا نرم افزار های سنتی :
همانطور که از نامش پیداست این نرم افزار ها تحت ویندوز هستند ودر قالب شبکه داخلی شرکت اجرا می شوند. این نرم افزار بر روی یک سیستم مرکزی نصب شده است و اطلاعات آن بر روی سرور ذخیره می شود. این نرم افزار ها تنمها در مکان خاصی و بر روی سیستم خاصی قابل استفاده هستند و دسترسی به اطلاعات شرکت تنها با حضور در شرکت و با استفاده از سیستم دارای اطلاعات، امکان پذیر است.
تاثیر نرم افزار حسابداری در کسب و کارها :
انجام امور مالی بصورت اتوماتیک و خودکار
خودکار بودن، حسابداری را آسان می نماید. برنامه‌ها برای شما محاسبات را انجام می‌دهند و اطلاعات را گردآوری می‌کنند، فاکتور صادر کرده و… در نتیجه شما را از عذاب کار و محاسبه دستی نجات می‌دهد و بدین ترتیب زمان شما را برای خلاقیت و توسعه کسب و کارتان خلوت می‌کند.
فرم های مالیات براحتی پر می شوند
اطلاعات و ارقام بسیار با ارزش مالی جمع آوری شده توسط نرم‌افزارهای حسابداری، در هنگام پر کردن فرم‌های مالیات بسیار مفید و پر کاربرد خواهد بود، با استفاده از امکانات مرتب سازی و گزارشگیری آنلاین از نرم افزار حسابداری می‌توانید اطلاعات لازم برای پر کردن فرم‌های مالیاتی را با اطمینان و به راحتی انجام دهید.
افزایش بهره وری
شما قادر خواهید بود بهره‌وری کار و کاسبی خود را افزایش دهید چون با استفاده از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری مدیریت کار و وظایف با سرعت بیشتر انجام می‌گردد، اطلاعات در مکانی امن جمع‌آوری می‌شود در نتیجه زمان بیشتر در اختیار خواهید داشت که روی امور دیگر کسب وکار تمرکز نمایید.
کمک به شما در حسابرسی
با یک نرم‌افزار مناسب مطمئن باشید که اشتباهات کاهش می‌یابد چون در آن خط قرمزهای حساب و کتاب به صورت هشدار به کاربران اطلاع داده می‌شود. زمان حسابرسی کوتاه تر و بدون استرس خواهد بود
برخورداری از تاریخچه مالی
با درج و ثبت مبادلات مالی در یک نرم‌افزار می‌توانید در آینده به اطلاعات دسترسی داشته باشید و با تجزیه و تحلیل کرده و با بهره گیری از آن برنامه ریزی کنید و هوشمندانه برای آینده تصمیم‌گیری کنید.
دسته بندی نرم افزار های حسابداری:
نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند و از چند جهت قابل دسته بندی هستند. مهمترین دسته بندی نرم افزارهایی هستند که با در کنار هم قرارگرفتن به عنوان یک نرم افزار حسابداری جامع معرفی می شوند.
نرم افزار حسابداری
نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزار انبار
نرم افزار فروش
نرم افزارهای حسابداری عمومی
این نرم افزارها که امکانات پایه و اساسی برای حسابداری یک کسب و کار را در اختیار دارند معمولا برای کسب و کارها و شرکت های کوچک مورد استفاده قرار می گیرد. بخش های بهام تمام شده، معاملات و خرید و فروش ها، مدیریت خزانه داری و … برخی از مهمترین امکانات این نرم افزارهای حسابداری عمومی به شمار می روند.
نرم افزارهای اختصاصی، مورد استفاده در شرکت های خاص
این نرم افزارها معمولا از امکانات ویژه ای بهره می برند که استفاده ای در اکثریت شرکت ها ندارد. بعضا این دسته از نرم افزارهای حسابداری به صورت شخصی سازی شده برای هر مجموعه تولید می شوند، اما برخی از نرم افزارهای حسابداری بسیار جامع همچون سپیدار سیستم ابزارها و سیستم های مورد نیاز این شرکت ها را نیز در خود جای داده است. برای مثال می توان به سیستم پخش مویرگی، نرم افزار بودجه و اعتبارات، نرم افزار مدیریت سهام و … اشاره کرد.
نرم افزارهای سازمانی و دولتی بیمه و مالیات
برخی نرم افزارها هم هستند که توسط سازمان ها و موسسات دولتی منتشر شده و در اختیار شرکت ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ قرار می گیرند. نرم افزار بیمه تامین اجتماعی، نرم افزار تحت اظهارنامه مالیات ارزش افزوده و نرم افزارهای اظهارنامه عملکرد برخی از مهمترین این نرم افزارها هستند.
نرم افزارهای تخصصی شرکت ها و موسسات
نرم افزارهای تخصصی شرکت ها و موسسات نرم افزارهایی هستند که با عناوینی همچون نرم افزار حسابداری تولیدی، نرم افزار حسابداری شرکتی، نرم افزار حسابداری پیمانکاری و غیره عرضه می شوند. این نرم افزار قرار است هر کدام نیاز یک کسب و کار تخصصی را برطرف سازند.
چرا نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کاری ضروری است؟
استفاده از نرم افزار حسابداری به ساده سازی فرآیند حسابداری کمک می کند و به صاحبان مشاغل و کسب و کارها فرصت می دهد تا بر مدیریت و اجرای استراتژی های مربوط به کارهای خود تمرکز کنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باعث کمتر شدن استفاده از کاغذ می شود که علاوه بر کمک به محیط زیست باعث کمتر شدن هزینه های جانبی شرکت نیز خواهد بود.
انواع نرم افزار حسابداری :
نرم افزار های حسابداری متناسب با گروه شغلی و فعالیت طراحی و ارائه می شوند. بعنوان مثال نرم افزار حسابداری در زمینه فروشگاهی متناسب با فعالیت و نیاز فروشگاه ها طراحی شده است و با نرم افزار های دیگر نظیر نرم افزار حسابداری پیمانکاری متفاوت می باشد و یا اگر فروشگاه بزرگی دارید نوع خاصی از نرم افزارحسابدای برای کسب و کار شما بهتر است. نرم افزار حسابداری آنلاین محصول تیم چرتکه تمامی کسب و کارها و فعالیت ها را پوشش می دهد از جمله نرم افزار هایی که چرتکه ارائه می دهد شامل :
- نرم افزار حسابداری شرکتی
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی
- نرم افزار حسابداری پیمانکاری
- نرم افزار حسابداری تولیدی
- نرم افزار حسابداری خدماتی
8 ویژگی کلیدی نرم افزار حسابداری :
نرم افزار های حسابداری به یکپارچه سازی و ساده سازی عملیات حسابداری کمک بسیاری می کنند. در این بخش برخی از مهمترین ویژگی های نرم افزار حسابداری را بررسی خواهیم کرد :
- پرداخت آنلاین :
نرم افزار حسابداری حرفه ای از درگاه پرداخت پشتیبانی می کند و قابلیت پرداخت بصورت آنلاین را برای شما و مشتریان راحت تر خواهد کرد.
- بخش بانکداری:
با استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید موجودی حساب های خود و سایر اطلاعات مربوط به بانک های زیرمجموعه شرکت و یا سازمان خود را بررسی نمایید . همچنین می توانید انتقال وجه بصورت دستی و یا اتوماتیک انجام دهید.
- بخش گزارش دهی و گزارش گیری
یکی از بخش های مهم نرم افزار های حسابداری گزارش گیری از نرم افزار می باشد . برخی نرم افزار های قابلیت های اضافه تری مانند شخصی سازی گزارش ها و اشتراک گذاری نیز دارند.
- پردازش فاکتور
یکی از پارامترهای مهم هر کسب و کاری فاکتور است.نرم افزار حسابداری مشخص می کند که چه اشخاصی یا شرکت هایی به شما بدهکارند و مقدار بدهکاری و زمان پرداخت بدهی نیز در نرم افزار قابل مشاهده است. همچنین قابلیت های دیگری نیز نظیر یادآوری های پرداخت و … نیز دارد.
- فهرست موجودی ها
مشخص شدن موجودی کالاها برای کسب و کارهایی که با کالا یر و کار دارند بسیار مهم می باشد که این کار با نرم افزار حسابداری ساده تر خواهد شد چراکه به شما کمک می کند تا بتوانید موجودی کالاها را بررسی نمایید و باعث سرعت دهی و جلوگیری از خطاهای احتمالی خواهد بود.
- پیگیری هزینه ها
مدیریت هزینه ها برای هر کسب و کار و شرکتی امری مهم محسوب می شود. نرم افزار حسابداری سفارشات خرید، صورت حساب ها را مشخص می کند که باعث روان تر شدن عملیات مالی و تجاری خواهد شد.
- پشتیبان گیری اطلاعات
اطلاعات مالی بخش مهم هر کسب و کاری است. یکی از مهمترین ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب ، قابلیت پشتیبان گیری می باشد. یک نرم افزار حرفه ای باید بتواند پشتیبان گیری بصورت منظم داشته باشد.
- داشبورد پیشرفته:
بخشی در نرم افزار حسابداری وجود دارد تا حسابداران و مدیران بتوانند بیشترین فروش ها را بررسی نمایند همچنین فاکتورهای خرید و فروش و بررسی میزان سود و زیان نیز قابل مشاهده است.
