مدیران مالی هر سازمانی موظفند در فواصل زمانی مختلف گزارش‌های مالی و مدیریتی را به شکل دقیق برای ذی‌نفعان مختلف ارسال کنند. از آنجا که محاسبات ذهنی انسان با خطا و اشتباه همراه است، بنابراین معمولا ابزارهای مختلفی به کمک مدیران می‌آیند که مهم‌ترین آنها نرم افزارهای حسابداری و مالی است.
بحث بر سر کاربرد نرم افزار حسابداری سال‌ها است که به بخش مالی سازمان‌ها ورود پیدا کرده است. اما پیچیده‌تر شدن محیط کسب‌وکار باعث شده تا هر روز نیازهای جدیدی پیش‌روی مدیران مالی قرار گیرد. نیازهایی که پاسخ به آنها معمولا بدون استفاده از راهکارهای نرم افزاری عملا غیرممکن است. در این مقاله، به این سوال مهم پاسخ می دهیم که نرم افزار حسابداری چیست؟ با ما همراه باشید. مهم ترین مواردی که در ادامه به آنها می پردازیم، عبارتند از:
برای استفاده از راهکارهای نرم افزار حسابداری ابتدا بهتر است بدانیم که اساسا منظور از یک نرم افزار حسابداری چیست؛ انواع آن کدام است و چه مزایا و کاربردهایی دارد.
در این مقاله با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم. پاسخ به این سوالات به مدیران کمک می‌کند با دید بهتری نرم افزار مالی مورد نیاز سازمان خود را انتخاب کنند.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
تعریف نرم افزار حسابداری چیست؟
کسب‌وکارهای مختلف از گذشته تاکنون برای محاسبات مالی خود از ابزارهای متنوعی استفاده کرده‌اند. تصویب قوانین مالی و مالیاتی مختلف در کنار گسترده شدن سطح عملیات کسب‌وکارها، باعث شد تا آنها از ابزارهای دقیق‌تر از جمله انواع نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند.
نرم افزار حسابداری یا مالی یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی شده و به عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. یک نرم افزار حسابداری از یک طرف داده‌های خام اطلاعاتی را دریافت می‌کند تا روی آنها پردازش‌های مورد نیاز را انجام دهد و از طرف دیگر خروجی‌های مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارش‌های مالی مختلف ارائه میدهد.
یک نرم افزار حسابداری و مالی بر حسب مفاهیم مختلف حسابداری به ماژول‌های مختلفی از جمله حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختی و سایر ماژول‌های دیگر تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام وظیفه‌ی خود را انجام می‌دهند. با استفاده از این ابزارها دیگر نیازی به ثبت حساب‌ها به روش سنتی و دستی نیست که همین مسئله یکی از اصلی‌ترین کاربردهای نرم افزار حسابداری است.
نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند که بر حسب ساختار و ویژگی‌های کسب‌وکارهای مختلف و نیازهای آنها طراحی شده‌اند. اما ثبت و بایگانی اطلاعات، پردازش داده‌ها، گزارش‌گیری و سیستماتیک کردن فرایندهای مالی از کارکردهای اصلی انواع نرم افزارهای حسابداری است.
نرم افزار حسابداری چطور عمل می کند؟
نرم‌افزار حسابداری ابزاری است که برای مدیریت و پیگیری امور مالی یک کسب‌وکار طراحی شده است. این نرم‌افزارها به صورت خودکار و با استفاده از الگوریتم‌های خاص، عملیات مالی مانند صدور فاکتور، محاسبه مالیات، ثبت هزینه‌ها، مدیریت موجودی و تهیه گزارش‌های مالی را انجام می‌دهند. این ابزارها با ایجاد یک پایگاه داده از اطلاعات مالی، به صاحبان کسب‌وکار این امکان را می‌دهند که بدون نیاز به انجام محاسبات دستی، وضعیت مالی خود را در هر لحظه بررسی کنند.
نرم‌افزار حسابداری از طریق سیستم‌های مختلف حسابداری مانند حسابداری نقدی، حسابداری تعهدی، حسابداری مالیاتی و غیره، اطلاعات را جمع‌آوری کرده و پردازش می‌کند. این نرم‌افزار معمولاً شامل امکاناتی مانند صدور فاکتور، مدیریت موجودی کالا، پرداخت حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالی، اظهارنامه مالیاتی و مدیریت خرید و فروش است.
در فرآیند کاری نرم‌افزار حسابداری، تمام تراکنش‌های مالی (ورودی‌ها و خروجی‌ها) به طور خودکار ثبت می‌شوند. این تراکنش‌ها در سیستم وارد شده و پس از تجزیه و تحلیل، به صورت گزارش‌های مختلف مالی به مدیران و حسابداران ارائه می‌شود. برای مثال، وقتی یک فاکتور صادر می‌شود، نرم‌افزار اطلاعات مشتری، مبلغ فاکتور، تاریخ و سایر جزئیات را ثبت کرده و به حساب‌های مربوطه ارجاع میدهد.
انواع مختلف نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزارهای حسابداری از ماژول‌ها یا سیستم‌های مختلفی تشکیل می‌شوند که در کنار هم یک نرم افزار جامع مالی را تشکیل می‌دهند. اینکه کدام نوع از آن برای کسب‌وکار ما مناسب است به موارد مختلفی بستگی دارد. از جمله اینکه کسب‌وکار مورد نظر در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند و از آن مهم‌تر نیاز نرم افزاری آن چیست.
با این حال، معمولا انواع نرم‌افزار حسابداری را می‌توان از چند نظر تقسیم‌بندی کرد. یک دسته‌بندی مربوط به کاربرد نرم افزار حسابداری در یک زمینه یا بخش خاص است. از این نظر می‌توان چند نوع نرم افزار حسابداری را از هم تفکیک کرد:
علاوه بر این دسته‌بندی می‌توان انواع نرم افزار حسابداری را از لحاظ مدل ارائه آن نیز تقسیم‌بندی کرد. معمولا نرم افزارها به دو شکل سنتی یا همان On Premises و به شکل ابری قابل عرضه هستند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری چیست؟
امروزه استفاده از راهکارهای نرم افزاری حسابداری فقط یک انتخاب نیست. بلکه استفاده از آن یک ضرورت است. این الزام هم از جانب سازمان‌های نظارتی و هم به دلیل نیازهای جدیدی است که واحدهای مالی سازمان‌ها با آنها روبه‌رو می‌شوند. با این حال، مهم‌ترین کاربرد و مزایای نرم افزار حسابداری برای یک سازمان را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
یکی از اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری، الزامات سازمان‌های نظارتی مختلف از جمله سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و بیمه است که معمولا هر چند وقت یکبار نرم افزارهای مورد تایید خود را اعلام می‌کنند.
از طرفی، روند رو به رشد تکنولوژی باعث شده تا دیگر روش‌های سنتی و دستی مورد قبول این سازمان‌ها نباشد و ثبت گزارش‌ها به شکل الکترونیک جای روندهای دستی گذشته را بگیرد. نرم افزارهای حسابداری به این روند کمک می‌کنند.
یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری، کاهش خطاهای کاربر در ثبت و ضبط گزارش‌های مالی است. از آنجا که حتی جابجایی اعداد و ارقام نیز می‌تواند برای یک سازمان گران تمام شود؛ از این رو استفاده از انواع نرم افزارهای مالی بهترین جایگزین برای محاسبات پراشتباه دستی است.
راهکارهای نرم افزاری نقش زیادی در سرعت بخشیدن به انجام کارها و حذف زمان‌های تلف شده دارند که نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
با این کار دیگر نیازی به صرف ساعت‌ها وقت برای ثبت و ضبط گزارش‌های مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و خودکار توسط نرم افزار انجام می‌شود. بنابراین می‌توان زمان اضافه را صرف انجام امور مهم‌تری کرد.
در گذشته که اطلاعات به شکل دستی و کاغذی ثبت می‌شد، معمولا حجم بالایی از اسناد کاغذی وجود داشت که یافتن اسناد مورد نیاز از بین آنها کار زمان بری بود. ضمن آنکه در برخی اوقات شناسایی داده‌های مهم در لابه‌لای پوشه‌های مختلف ممکن نبود.
اما یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری طبقه‌بندی اطلاعات و دسترسی سیستماتیک به آن در هر لحظه است. این قابلیت امکان نظارت و پایش عملکرد مالی را توسط مدیران مالی فراهم کرده است.
ثبت سنتی اسناد با ریسک بالایی دارد. چون هر آن این امکان وجود دارد که یک حادثه طبیعی نظیر آتش‌سوزی یا یک سهل‌انگاری کوچک موجب از بین رفتن اسناد باارزش شود.
اما نرم افزار حسابداری تا حد بسیاری زیادی این ریسک‌ها را برطرف کرده است. چرا که داده‌ها به شکل سیستمی و به شیوه‌ی صحیحی ثبت می‌شوند. ضمن آنکه با استفاده از نرم افزارهای ابری می‌توان در چند سرور مختلف نسخه‌های پشتیبان از داده‌ها را دراختیار داشت.
یکی از وظایف اصلی حسابداری تهیه صورت‌های مالی و ارائه گزارش‌های مختلف از وضعیت مالی شرکت برای مدیران بالادستی یا سازمان‌های بیرونی است. در گذشته انجام این کار بسیار وقت‌گیر و البته همراه با خطا بود. نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا در اسرع وقت بتوان انواع گزارش‌های مالی و مدیریتی مورد نیاز را دریافت کرد.
ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری در کسب وکار
استفاده از نرم‌افزار حسابداری مزایای بسیاری دارد که به رشد و پایداری کسب‌وکار کمک می‌کند. در ادامه به برخی از دلایل اهمیت استفاده از نرم‌افزار حسابداری اشاره می‌کنیم:
انجام حسابداری به صورت دستی زمان‌بر است و احتمال بروز خطاهای انسانی نیز وجود دارد. نرم‌افزار حسابداری با انجام خودکار فرآیندها، سرعت انجام کارها را به طرز چشمگیری افزایش میدهد و از این طریق به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها کمک می‌کند.
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری دقت بالای آن در ثبت اطلاعات مالی است. نرم‌افزارها قادرند که تمام جزئیات را بدون هیچ خطای انسانی ثبت کنند، که این امر باعث کاهش اشتباهات مالی و مالیاتی می‌شود.
نرم‌افزارهای حسابداری گزارش‌های مالی دقیقی از وضعیت کسب‌وکار ارائه می‌دهند. این گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات مالی بهتری اتخاذ کنند. به‌علاوه، با استفاده از نرم‌افزار، امکان پیگیری بدهی‌ها، حساب‌های دریافتی و پرداختی فراهم می‌شود.
بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری به‌طور خودکار محاسبات مالیاتی را انجام می‌دهند و به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کنند تا با رعایت قوانین و مقررات مالیاتی، گزارش‌های دقیق مالیاتی را ارسال کنند. این امر از بروز مشکلات قانونی جلوگیری می‌کند.
نرم‌افزار حسابداری امکان پیگیری موجودی کالا و مواد اولیه را به‌طور دقیق فراهم می‌آورد. همچنین، ثبت خرید و فروش‌ها به‌صورت خودکار و هم‌زمان با سایر عملیات مالی، کمک می‌کند که همیشه موجودی دقیق و به‌روز باشد.
کدام یک بهتر است؟
در انتخاب نرم‌افزار حسابداری، یکی از مهم‌ترین سوالات این است که آیا باید از نرم‌افزار حسابداری آنلاین استفاده کنیم یا نرم‌افزار آفلاین؟
نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند و تمام داده‌ها در سرورهای ابری ذخیره می‌شوند. این نوع نرم‌افزارها به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شوند و از هر مکانی که به اینترنت دسترسی دارید، می‌توانید به آنها دسترسی پیدا کنید.
مزایا:
دسترسی از هر مکان و هر زمان: شما می‌توانید از هر دستگاهی که به اینترنت وصل است، به نرم‌افزار دسترسی داشته باشید.
پشتیبان‌گیری خودکار: اطلاعات شما به صورت خودکار در فضای ابری ذخیره می‌شوند، بنابراین نیازی به نگرانی در مورد از دست رفتن داده‌ها نیست.
امنیت بالا: با استفاده از سرورهای ابری و پروتکل‌های امنیتی قوی، امنیت اطلاعات شما تضمین می‌شود.
بروزرسانی مداوم: نرم‌افزارهای آنلاین به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند و همیشه به آخرین امکانات و ویژگی‌ها دسترسی دارید.
نرم‌افزارهای حسابداری آفلاین به‌طور معمول روی سیستم‌های رایانه‌ای نصب می‌شوند و تمام اطلاعات و داده‌ها بر روی سیستم محلی ذخیره می‌شوند. برای استفاده از این نرم‌افزارها نیازی به اینترنت نیست، اما ممکن است نیاز به پشتیبان‌گیری دستی و مراقبت از اطلاعات داشته باشید.
مزایا:
دسترسی بدون نیاز به اینترنت: اگر به اینترنت دسترسی ندارید، می‌توانید به‌راحتی از نرم‌افزار استفاده کنید.
کنترل کامل بر داده‌ها: چون اطلاعات به‌صورت محلی ذخیره می‌شوند، شما کنترل کاملی بر داده‌ها و نحوه مدیریت آنها دارید.
امنیت اطلاعات در سیستم محلی: اطلاعات شما در داخل سیستم ذخیره می‌شود، بنابراین از تهدیدات امنیتی آنلاین در امان هستید.
اگر کسب‌وکار شما نیاز به دسترسی از مکان‌های مختلف یا در زمان‌های مختلف دارد و از اینترنت با سرعت بالا بهره می‌برید، نرم‌افزار حسابداری آنلاین گزینه بهتری است. اما اگر کنترل بیشتر روی داده‌ها و دسترسی بدون اینترنت برای شما اولویت دارد، نرم‌افزار حسابداری آفلاین ممکن است گزینه مناسبی باشد.
چطور نرم افزار حسابداری مناسب انتخاب کنم؟
انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب به عوامل مختلفی بستگی دارد. در ادامه نکاتی را مطرح می‌کنیم که به شما در انتخاب بهترین نرم‌افزار کمک می‌کند:
قبل از هر چیزی، نیازهای خاص کسب‌وکار خود را بررسی کنید. آیا به گزارش‌های مالی پیچیده نیاز دارید؟ یا فقط به ثبت ساده تراکنش‌ها و فاکتورها احتیاج دارید؟ بسته به اندازه کسب‌وکار و نوع فعالیت شما، می‌توانید نرم‌افزارهایی را انتخاب کنید که امکانات متناسب با نیاز شما را ارائه می‌دهند.
نرم‌افزار حسابداری باید ساده و کاربرپسند باشد. اگر استفاده از آن برای شما یا تیم شما پیچیده باشد، احتمالاً به‌درستی از آن استفاده نمی‌شود. قبل از خرید، نسخه آزمایشی نرم‌افزار را امتحان کنید تا مطمئن شوید که رابط کاربری آن ساده و قابل فهم است.
اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار موردنظر قادر است محاسبات مالیاتی را به‌طور دقیق انجام دهد و از قوانین و مقررات مالیاتی روز تبعیت کند.
پشتیبانی فنی یکی از عواملی است که نباید نادیده بگیرید. مطمئن شوید که نرم‌افزار انتخابی شما دارای پشتیبانی 24 ساعته و آموزش‌های کافی برای استفاده بهینه است.
هزینه نرم‌افزار یکی از مهم‌ترین فاکتورها در انتخاب آن است. باید مطمئن شوید که نرم‌افزار انتخابی شما در مقایسه با امکانات و خدماتی که ارائه میدهد، ارزش خرید دارد.
استفاده از نرم‌افزار حسابداری یکی از مهم‌ترین اقدامات برای مدیریت صحیح مالی کسب‌وکارها است. این نرم‌افزارها با انجام خودکار بسیاری از فرآیندهای مالی، به کاهش هزینه‌ها، افزایش دقت و بهبود تصمیم‌گیری‌های مالی کمک می‌کنند. انتخاب نرم‌افزار مناسب بسته به نیازها، حجم کار و نوع کسب‌وکار شما متغیر است.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
به پایان این مطلب رسیدیم. همانطور که گفتیم، پیچیدگی داد و ستدهای مالی در دنیای امروزی، موجب شده که انجام امور حسابداری بدون استفاده از نرم افزار حسابداری ممکن نباشد! در این مقاله، به این سوال پاسخ دادیم که نرم افزار حسابداری چیست و انواع آن کدامند و مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری چیست. پاسخ به این سوالات به مدیران کمک می‌کند با دید بهتری نرم افزار حسابداری مورد نیاز سازمان خود را انتخاب کنند.
جهت دریافت راهنمایی و مشاوره خرید نرم افزار حسابداری چرتکه شماره تماس خود را وارد کنید تا کارشناسان ما در سریع‌ترین زمان با شما تماس بگیرند🙂
