مدیران مالی هر سازمانی موظفند در فواصل زمانی مختلف گزارشهای مالی و مدیریتی را به شکل دقیق برای ذینفعان مختلف ارسال کنند. از آنجا که محاسبات ذهنی انسان با خطا و اشتباه همراه است، بنابراین معمولا ابزارهای مختلفی به کمک مدیران میآیند که مهمترین آنها نرم افزارهای حسابداری و مالی است.
بحث بر سر کاربرد نرم افزار حسابداری سالها است که به بخش مالی سازمانها ورود پیدا کرده است. اما پیچیدهتر شدن محیط کسبوکار باعث شده تا هر روز نیازهای جدیدی پیشروی مدیران مالی قرار گیرد. نیازهایی که پاسخ به آنها معمولا بدون استفاده از راهکارهای نرم افزاری عملا غیرممکن است. در این مقاله، به این سوال مهم پاسخ می دهیم که نرم افزار حسابداری چیست؟ با ما همراه باشید. مهم ترین مواردی که در ادامه به آنها می پردازیم، عبارتند از:
برای استفاده از راهکارهای نرم افزار حسابداری ابتدا بهتر است بدانیم که اساسا منظور از یک نرم افزار حسابداری چیست؛ انواع آن کدام است و چه مزایا و کاربردهایی دارد.
در این مقاله با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم. پاسخ به این سوالات به مدیران کمک میکند با دید بهتری نرم افزار مالی مورد نیاز سازمان خود را انتخاب کنند.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
تعریف نرم افزار حسابداری چیست؟
کسبوکارهای مختلف از گذشته تاکنون برای محاسبات مالی خود از ابزارهای متنوعی استفاده کردهاند. تصویب قوانین مالی و مالیاتی مختلف در کنار گسترده شدن سطح عملیات کسبوکارها، باعث شد تا آنها از ابزارهای دقیقتر از جمله انواع نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند.
نرم افزار حسابداری یا مالی یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی شده و به عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار میگیرد. یک نرم افزار حسابداری از یک طرف دادههای خام اطلاعاتی را دریافت میکند تا روی آنها پردازشهای مورد نیاز را انجام دهد و از طرف دیگر خروجیهای مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارشهای مالی مختلف ارائه میدهد.
یک نرم افزار حسابداری و مالی بر حسب مفاهیم مختلف حسابداری به ماژولهای مختلفی از جمله حقوق و دستمزد، حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختی و سایر ماژولهای دیگر تقسیمبندی میشود که هر کدام وظیفهی خود را انجام میدهند. با استفاده از این ابزارها دیگر نیازی به ثبت حسابها به روش سنتی و دستی نیست که همین مسئله یکی از اصلیترین کاربردهای نرم افزار حسابداری است.
نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند که بر حسب ساختار و ویژگیهای کسبوکارهای مختلف و نیازهای آنها طراحی شدهاند. اما ثبت و بایگانی اطلاعات، پردازش دادهها، گزارشگیری و سیستماتیک کردن فرایندهای مالی از کارکردهای اصلی انواع نرم افزارهای حسابداری است.
انواع مختلف نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزارهای حسابداری از ماژولها یا سیستمهای مختلفی تشکیل میشوند که در کنار هم یک نرم افزار جامع مالی را تشکیل میدهند. اینکه کدام نوع از آن برای کسبوکار ما مناسب است به موارد مختلفی بستگی دارد. از جمله اینکه کسبوکار مورد نظر در چه زمینهای فعالیت میکند و از آن مهمتر نیاز نرم افزاری آن چیست.
با این حال، معمولا انواع نرمافزار حسابداری را میتوان از چند نظر تقسیمبندی کرد. یک دستهبندی مربوط به کاربرد نرم افزار حسابداری در یک زمینه یا بخش خاص است. از این نظر میتوان چند نوع نرم افزار حسابداری را از هم تفکیک کرد:
علاوه بر این دستهبندی میتوان انواع نرم افزار حسابداری را از لحاظ مدل ارائه آن نیز تقسیمبندی کرد. معمولا نرم افزارها به دو شکل سنتی یا همان On Premises و به شکل ابری قابل عرضه هستند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری چیست؟
امروزه استفاده از راهکارهای نرم افزاری حسابداری فقط یک انتخاب نیست. بلکه استفاده از آن یک ضرورت است. این الزام هم از جانب سازمانهای نظارتی و هم به دلیل نیازهای جدیدی است که واحدهای مالی سازمانها با آنها روبهرو میشوند. با این حال، مهمترین کاربرد و مزایای نرم افزار حسابداری برای یک سازمان را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
یکی از اصلیترین دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری، الزامات سازمانهای نظارتی مختلف از جمله سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و بیمه است که معمولا هر چند وقت یکبار نرم افزارهای مورد تایید خود را اعلام میکنند.
از طرفی، روند رو به رشد تکنولوژی باعث شده تا دیگر روشهای سنتی و دستی مورد قبول این سازمانها نباشد و ثبت گزارشها به شکل الکترونیک جای روندهای دستی گذشته را بگیرد. نرم افزارهای حسابداری به این روند کمک میکنند.
یکی دیگر از مهمترین مزایای نرم افزار حسابداری، کاهش خطاهای کاربر در ثبت و ضبط گزارشهای مالی است. از آنجا که حتی جابجایی اعداد و ارقام نیز میتواند برای یک سازمان گران تمام شود؛ از این رو استفاده از انواع نرم افزارهای مالی بهترین جایگزین برای محاسبات پراشتباه دستی است.
راهکارهای نرم افزاری نقش زیادی در سرعت بخشیدن به انجام کارها و حذف زمانهای تلف شده دارند که نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
با این کار دیگر نیازی به صرف ساعتها وقت برای ثبت و ضبط گزارشهای مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و خودکار توسط نرم افزار انجام میشود. بنابراین میتوان زمان اضافه را صرف انجام امور مهمتری کرد.
در گذشته که اطلاعات به شکل دستی و کاغذی ثبت میشد، معمولا حجم بالایی از اسناد کاغذی وجود داشت که یافتن اسناد مورد نیاز از بین آنها کار زمان بری بود. ضمن آنکه در برخی اوقات شناسایی دادههای مهم در لابهلای پوشههای مختلف ممکن نبود.
اما یکی از مهمترین مزایای نرم افزار حسابداری طبقهبندی اطلاعات و دسترسی سیستماتیک به آن در هر لحظه است. این قابلیت امکان نظارت و پایش عملکرد مالی را توسط مدیران مالی فراهم کرده است.
ثبت سنتی اسناد با ریسک بالایی دارد. چون هر آن این امکان وجود دارد که یک حادثه طبیعی نظیر آتشسوزی یا یک سهلانگاری کوچک موجب از بین رفتن اسناد باارزش شود.
اما نرم افزار حسابداری تا حد بسیاری زیادی این ریسکها را برطرف کرده است. چرا که دادهها به شکل سیستمی و به شیوهی صحیحی ثبت میشوند. ضمن آنکه با استفاده از نرم افزارهای ابری میتوان در چند سرور مختلف نسخههای پشتیبان از دادهها را دراختیار داشت.
یکی از وظایف اصلی حسابداری تهیه صورتهای مالی و ارائه گزارشهای مختلف از وضعیت مالی شرکت برای مدیران بالادستی یا سازمانهای بیرونی است. در گذشته انجام این کار بسیار وقتگیر و البته همراه با خطا بود. نرم افزار حسابداری کمک میکند تا در اسرع وقت بتوان انواع گزارشهای مالی و مدیریتی مورد نیاز را دریافت کرد.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
به پایان این مطلب رسیدیم. همانطور که گفتیم، پیچیدگی داد و ستدهای مالی در دنیای امروزی، موجب شده که انجام امور حسابداری بدون استفاده از نرم افزار حسابداری ممکن نباشد! در این مقاله، به این سوال پاسخ دادیم که نرم افزار حسابداری چیست و انواع آن کدامند و مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری چیست. پاسخ به این سوالات به مدیران کمک میکند با دید بهتری نرم افزار حسابداری مورد نیاز سازمان خود را انتخاب کنند.
2020-2022 All Rights Reserved ©
جهت دریافت راهنمایی و مشاوره خرید نرم افزار حسابداری چرتکه شماره تماس خود را وارد کنید تا کارشناسان ما در سریعترین زمان با شما تماس بگیرند 🙂
