تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده حسابهای دفتر کل می باشد که معمولا در پایان هر ماه به منظور آزمون توازن مانده حسابهای دفتر کل تهیه می شود و به عنوان مبنایی برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
بنابراین برای تهیه تراز آزمایشی نام هر حساب و مانده آن را در یک ستون بدهکار یا بستانکار می نویسیم که در نتیجه باید جمع مانده حسابهای بدهکار با جمع حسابهای با مانده بستانکار برابر باشد.
تراز آزمایشی دو هدف کلی زیر را تأمین می‌کند :
- اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار دفتر کل
- فراهم آوردن اطلاعات لازم برای تهیه ی گزارش های مالی پایان دوره
تساوی مجموع اقلام بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی این اطمینان را فراهم می‌سازد که:
- طرف‌های بدهکار و بستانکار تمام معاملاتی که از دفتر روزنامه به دفتر کل نقل شده، مساوی است
- مانده بدهکار یا بستانکار هر حساب بطور صحیح محاسبه شده است
- مانده ی حساب‌ها در تراز آزمایشی درست جمع زده شده است
تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه
همان‌طور که گفته شد تراز آزمایشی به عنوان یک ابزار مهم و کاربردی در برقراری توازن مانده حساب دفاتر حین استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین در شرکت نقش مهمی دارد. در تراز ازمایشی یک شرکت حسابهای دائم و موقت وارد میشود اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی شرکت گزارش میشود. همچنین تراز نامه در پایان هر دوره مالی تهیه میشود اما تراز آزمایشی در پایان هر ماه تهیه میشود. به عبارتی می‌توان نتیجه گرفت که تراز آزمایشی نوعی ابزار کنترلی برای بررسی توازن مانده حساب دفتر کل شرکت است اما ترازنامه یکی از صورت‌های مالی است که وضعیت مالی شرکت را در یک دوره مالی نشان می‌دهد.
به طور کلی تراز آزمایشی و ترازنامه تفاوت‌های زیر را با هم دارند. این تفاوتها عبارتند از :
ترازنامه یکی از صورت‌های مالی است در حالی که تراز ازمایشی جزو صورت‌های مالی محسوب نمی‌شود.
تراز آزمایشی تنها به منظور اهداف داخلی استفاده میشود اما ترازنامه برای اهداف داخلی و خارجی شرکت نیز کاربرد داد.
سایر تفاوت های ترازنامه و تراز آزمایشی
ترازنامه می‌بایست لزوماً توسط حسابرس هر شرکت امضا شود اما تراز آزمایشی نیازی به مجوز حسابرس ندارد.
ترازنامه تنها برای پایان یک سال مالی تنظیم میشود در حالی که تراز ازمایشی به منظور پایان یک دوره‌ی یک ماهه، سه ماهه و حتی یک سال تنظیم میشود.
دفتر کل شرکت برای تراز ازمایشی به عنوان یک منبع مهم عمل می‌کند.
از دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری،سهولت در ارائه تراز آزمایشی است.تراز آزمایشی با هدف تشخیص خطاهای احتمالی و همچنین بررسی صحت معاملات، ثبت میشود اما ترازنامه‌ها به منظور تعیین وضعیت مالی شرکت در پایان یک سال مالی تهیه میشود.
در ترازنامه هر شرکت، هر حساب به دارایی، بدهی و حقوق سهام‌داران تقسیم میشود اما در ترازهای آزمایشی هر شرکت،
حساب‌ها به مانده بدهی و اعتبار تقسیم می‌شوند.
تراز آزمایشی برای مصارف داخلی موسسه از طرف حسابداران تهیه می شود. در حالیکه ترازنامه، گزارشی از وضعیت مالی موسسه است. که برا ی افراد داخل یا خارج از موسسه تهیه می شود تا وضعیت مالی یک کسب و کار را در پایان دوره مالی نشان دهد و یکی از صورت های مالی رسمی است. صورت های مالی محصول نهایی فرآیند حسابداری مالی به شمار می رود، در حالیکه تراز آزمایشی تنها یکی از مراحل تهیه صورت های مالی است.در تراز آزمایشی حساب های دائمی و موقت آورده می شود. اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی گزارش داده می شود
محدودیت‌های تراز آزمایشی
با این حال، تراز آزمایشی کشف تمام خطاها را تضمین نمی‌کند. ممکن است خطاهای متعددی وجود داشته باشد حتی اگر ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی با هم برابر باشند. برای مثال، ممکن ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی برابر باشند حتی زمانی که:
یک رویداد مالی ثبت نشده باشد.
ثبت دفتر روزنامه به صورت صحیح به دفتر کل انتقال نیابد.
یک ثبت دفتر روزنامه به اشتباه دو بار به دفتر کل انتقال یابد.
از حسابهای نادرست در ثبت دفتر روزنامه یا در انتقال به دفتر کل استفاده شود.
در استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی ،تا زمانی که مبالغ بدهکار و بستانکار به صورت برابر از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یابند، حتی با درج اشتباه حساب یا مبلغ اشتباه، ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی برابر خواهند بود.
تراز آزمایشی ثابت نمی‌کند که واحد تجاری تمام رویدادهای مالی را ثبت کرده یا اینکه مانده حسابهای دفتر کل صحیح است.
تراز آزمایشی اصلاح شده چیست؟
دو نوع اصلاح شده و اصلاح نشده دارد.
اصلاح شده: تراز آزمایشی است که پس از اصلاحات و تعدیلات دفاتر، تهیه می شود.
ترا آزمایشی اصلاح شده مبنای تهیه صورت های مالی قرار می گیرد. تراز آزمایشی نشان دهنده توازن بین دو ستون مانده حساب های بدهکار و بستانکار می باشد. در صورت مغایرت بین این دو ستون لازم است اصلاحاتی تراز آزمایشی صورت گیرد.
اصلاح نشده: اولین تراز آزمایشی است که قبل از ثبت اقلام اصلاحی در پایان سال مالی تهیه می شود.
یافتن خطاها در تراز آزمایشی
خطاهای موجود در تراز آزمایشی عموماً ناشی از اشتباهات ریاضی، انتقال نادرست از دفتر روزنامه به دفتر کل، یا صرفاً رونویسی نادرست داده‌ها از دفتر کل است.
اگر با تراز آزمایشی روبرو شوید که ستون بدهکار و بستانکار برابری ندارد، چه می‌کنید؟
ابتدا اختلاف بین دو ستون تراز آزمایشی را تعیین کنید. پس از مشخص شدن این اختلاف، اغلب انجام مراحل زیر مفید هستند:
اگر اختلاف ۱ و ۱۰ و ۱۰۰ و ۱۰۰۰ (مضربی از عدد ۱۰) باشد، ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی را یکبار دیگر از اول تکمیل کرده و جمع دو ستون را دوباره محاسبه کنید.مثلاَ، ممکن است عدد ۷ به جای ۸ نوشته شود یا یک ممکن است یک صفر کمتر نوشته باشید.
اگر اختلاف بر ۲ بخش پذیر است، تراز آزمایشی را بررسی کنید تا ببینید آیا یک مبلغ برعکس در تراز آزمایشی درج نشده باشد. مثلاَ، شاید مانده موجودی نقد به جای اینکه در ستون بدهکار نوشته شود به اشتباه در ستون بستانکار نوشته شده باشد.
اگر اختلاف بر ۲ یا ۹ بخش پذیر نباشد، مطمئن شوید که تمامی مانده حسابهای دفتر کل را به درستی در تراز آزمایشی نوشته‌اید یا مطمئن شوید که تمامی مبالغ به درستی از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یافته‌اند.
هدف از تهیه و تحلیل تراز آزمایشی
برای فهرست مانده حساب های دفترکل که حین استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی به کار می آید، بدین منظور تهیه می شود که برابری بدهکار ها و بستانکار ها را آزمایش کند.. با محاسبه تفاوت بین جمع بدهکارها و بستانکارها، می توان برخی از استباهات موجود را کشف کرد. در این رابطه به شرح ان خواهیم پرداخت.
ممکن است حسابی از تراز آزمایشی حذف شده باشد. بنابراین انتقال تمامی حساب ها و مانده های ان ها را از دفتر روزنامه به دفتر کل ردیابی کنید.
اختلاف از ثبت در دفتر روزنامه و یا نقل به دفتر کل سرچشمه گرفته است. دفتر روزنامه را برای مقدار اختلاف جستجو کنید.
اختلاف بین جمع بدهکارها و جمع بستانکارها را بر عدد ۲ تقسیم کنید. در صورتی که اختلاف قابل تقسیم باشد، احتمالا اختلاف ناشی از ثبت اشتباهی یک بدهکار در طرف بستانکار و یا بالعکس می باشد.
بطور کلی عدم برابری دو ستون بدهکار و بستانکار می تواند به یکی از دلایل زیر باشد:
- انتقال نادرست اعداداز دفتر روزنامه به دفتر کل
- انتقال نادرست مانده حساب از دفتر کل به تراز آزمایشی
- تشخیص اشتباه مانده حساب از لحاظ بدهکاری یا بستانکاری
