فاکتورها و تراکنش ها

نرم افزار حسابداری چرتکه، به صورت خودکار شماره فاکتور را بر اساس آخرین شماره موجود در سیستم ثبت می کند. انتخاب شماره فاکتور به صورت دستی نیز وجود دارد که که می توان در قسمت کد حسابداری حالت گزینه اتوماتیک را به دستی تغییر داده. اگر نوع فاکتور فروش باشد، خریداری که از قبل در قسمت افزودن شخص، تب مشتری تعریف شده است را باید از لیست انتخاب نمود. عنوان فاکتور بعد از انتخاب خریدار به صورت اتوماتیک درج می شود ولی می توان آن را تغییر داد. سپس تاریخ و تاریخ سر رسید فاکتور تعیین می شود که تاریخ سر رسید، تاریخی است که مشتری فرصت خواهد داشت تا مبلغ فاکتور را تا زمان مشخص شده پرداخت کند. 

در فیلدهای بیشتر، پروژه، شعبه و فروشنده برای فاکتور انتخاب می شوند. میتوان درصد یا واحد ریالی پورسانت را برای فروشنده انتخاب نمود. توجه داشته باشید هر مبلغ یا درصدی را که انتخاب کرده اید، نرم افزار به صورت خودکار بر اساس قیمت کل فاکتور، درصد یا مبلغ وارد شده را به فروشنده اختصاص می دهد که می توان در قسمت گزارشات، کارت حساب اشخاص می توان یک گزارش گیری دقیق از فروشنده خود داشته باشیم. به طور مثال مبلغ کل فاکتور فروش 10 میلیون ریال می باشد و درصد پورسانت فروشنده 10 درصد است. پس نرم افزار به صورت خودکار مبلغ 1 میلیون ریال را به حساب فروشنده اختصاص می دهد.

اگر ویژگی چند ارزی فعال باشد، می توان با کمک آن، واحد پول فاکتور را تعیین کرد. برای مثال یک فاکتور فروش دلاری ثبت کرد. در اینصورت تمامی قیمت ها در فاکتور به صورت دلار در فاکتور وارد می شوند. سپس کالاها در قسمت افزودن کالا/خدمات اضافه می شوند. بعد از اضافه کردن کالاها به فاکتور، تعداد و مبلغ به صورت اتوماتیک در ردیف درج خواهند شد که در صورت نیاز می توان آن هارا تغییر داد. در صورتیکه کالا دارای واحد فرعی نیز باشد می توان از ستون واحد با کلیک کردن روی کادر آبی رنگ آن را به واحد فرعی تغییر داد. همچنین به راحتی می توان یک ردیف را حذف و یا ردیف جدیدی به فاکتور اضافه نمود. برای ثبت تخفیف گروهی از دکمه تخفیف در پایان صفحه می توان استفاده نمود. در این قسمت می توان تعیین کرد که چند درصد تخفیف روی تمامی ردیف ها اعمال شود. حتی می توان با کلیک روی دکمه درصد، تخفیف را به ریال تغییر داد. توجه داشته باشید اگر تخفیف به صورت ریالی باشد، مبلغ تخفیف در تعداد کالا ضرب می شود. در صورت داشتن هزینه مالیات و حمل و نقل می توان آن ها را در کادر مربوطه درج کرد.

در صورت ارسال پیامک برای خریدار تیک گزینه آن در پایین خلاصه فاکتور فعال می شود. نکته ای که در این جا مطرح می شود این است که برای خریدار حتما در همان قسمت افزودن شخص، شماره موبایل همراره را وارد کرد تا بتوان از پنل پیامکی استفاده نمود. قسمت توضیحات در هنگام چاپ فاکتور نمایش داده می شود. اگر کالاهایی که در فاکتور ثبت شده اند از انبار مربوطه خارج و تحویل داده می شود باید تیک گزینه انبار را فعال نمود تا کالاها از انبار خارج شود. همچنین تمامی انبار ها در بخش انبارداری، افزودن انبار تعریف می شوند.

اگر فاکتور مربوطه توسط خریدار نیز پرداخت شده باشد تیک گزینه پرداخت فاکتور را انتخاب و مبلغ پرداختی فاکتور را که به نحو های مختلف مانند بانک یا شخص یا چک یا تنخواه یا صندوق پرداخت شده است را اضافه نمود. در نهایت، با زدن گزینه ثبت پیش نویس، پیش فاکتور صادر می شود و با زدن گزینه ثبت نهایی فاکتور مربوطه ذخیره خواهد شد. همچنین در ثبت فاکتور خرید، ضایعات و برگشتی نیز تمامی مراحل یکسان می باشد.