نرم افزار حسابداری ویندوز

حسابداری جز جدایی ناپذیر فعالیت های اقتصادی است که همیشه با آن همراه بوده است. در گذشته حسابداری به صورت دستی انجام می شد اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی، حسابداری نیز به وسیله نرم افزارهای کامپیوتری صورت می گیرد. استفاده از نرم افزار حسابداری نیازمند فضای ذخیره سازی اطلاعات است. از جمله فضاهایی که برای ذخیره اطلاعات در اختیار کاربران قرارگرفته است کامپیوتر مرکزی، فضای ابری یا وب است.

در گذشته ثبت فعالیت های حسابداری به صورت دستی انجام می گرفت و این امر مستلزم نگهداری پرونده های زیادی بوده است. هنگامی که شما وارد یک دفترکار می شدید زونکن ها و پوشه های مملو از کاغذ را مشاهده میکردید.

برای پیدا کردن یک گزارش از میان این پوشه ها (با فرض بایگانی صحیح) وقت زیادی صرف می شد. اما امروزه با یک سیستم کامپیوتری و خط اینترنت عملیات حسابداری از طریق نرم افزارهای مربوطه با سرعت و دقت بیشتری انجام میگیرد. به کارگیری حسابداری آنلاین استفاده از کاغذ را تا حد زیادی کاهش داده و دسترسی به اطلاعات را سرعت می بخشد.

نرم افزار حسابداری ویندوز چیست و چرا به آن نیاز داریم؟

مدیریت مالی امر حیاتی برای امور تجاری است و یک نرم‌افزار حسابداری مناسب، می‌تواند فرایند کار را خاص و متفاوت کند. نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز، ابزارهای کاربردی هستند که بر اساس دانش و علم حسابداری و آگاهی از نیاز بازار کسب و کار توسط تیم‌های برنامه نویسی طراحی و تهیه می‌شود.

 این نرم‌افزارها به تنهایی قادر به پاسخگویی نیازهای حسابداری و مالی شرکت‌ها و موسسات نیستند بلکه نقش بکارگیری آنها را، عامل انسانی به عهده دارد ولی آنها ابزاری هستند در خدمت متخصصان با دانش و تجربه تا در جهت تولید اطلاعات ارزشمند مالی برای انجام امور از حسابداری روزانه تا تصمیم‌گیری‌های مهم بکار گرفته شوند.

ورود نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز برای انجام فرایندهای حسابداری و مالی همه کسب و کارها، آنقدر تاثیرگذار و سودمند است که با آسودگی خیال تمام فعالیت‌های مالی یک موسسه را به جای اینکه دستی محاسبه کنید، با اطمینان از اول تا آخر فرایند را انجام می‌دهد و دیگر مشکلات قبل که باعث صرف وقت زیاد و اشتباه در محاسبات بود، حذف می‌شوند چون یک نرم‌افزار مالی و حسابداری بدون خطا و در عرض چند ثانیه می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد.نرم افزارهای حسابداری به دو زیر دسته اصلی نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار حسابداری فروشگاهی دسته بندی میشوند.

این ابزار بر اساس نوع فعالیت، وسعت کسب و کار و توان مالی خریدار نرم‌افزار، خریداری، نصب و راه اندازی می‌شود. افزایش سرعت و دقت در محاسبات و کاهش هزینه‌ها در ثبت اطلاعات، پردازش و ارائه گزارش از مهمترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری ویندوز است، همین ویژگی‌ها عامل تفاوت در این ابزارهای مفید است.

نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز به نوعی یک برنامه کامپیوتری است که به شما قدرت مدیریت و انجام معاملات مالی را می‌دهد چنین برنامه‌هایی می‌توانند به طور گسترده‌ای در حوزه‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرند، برخی برنامه‌ها برای حسابداری در کسب و کارهای ساده  و برخی نیز برای مدیریت کل امور مالی و فعالیت‌های بزرگ طراحی شده‌اند.

کسب وکارهای مختلف بر اساس فعالیت‌های خود نیازهای متفاوتی به نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز دارند، زمانی نرم‌افزارهای حسابداری مالی می‌تواند به صورت خاص در خدمت فعالیت‌های کسب وکار باشد که برای هر نوعی از کسب وکار و صنف، یک نرم‌افزار حسابداری اختصاصی، طراحی شود.

تلفیق علم پیچیده حسابداری با نیاز هر صنف، موقعیت طلایی برای تولید کنندگان نرم‌افزارهای حسابداری ومالی بوجود می‌آورد که علاوه بر راه اندازی کسب و کار تولید نرم‌افزارهای حسابداری می‌تواند دغدغه حسابداری را برای گروه‌های زیادی از صاحبان کسب و کار حل کند.

کاربرد و مزایای نرم ‌افزارهای حسابداری و مالی چیست؟

امروزه استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری مالی ویندوز فقط یک انتخاب نیست. بلکه استفاده از آن یک ضرورت است. . این الزام هم از جانب سازمان‌های نظارتی و هم  به دلیل نیازهای جدیدی است که واحدهای مالی سازمان‌ها با آنها روبه‌رو می‌شوند. با این حال، مهم‌ترین کاربرد و مزایای نرم‌افزار حسابداری برای یک سازمان را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

الزاامات سازمان‌های نظارتی

یکی از اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز الزامات سازمان‌های نظارتی مختلف از جمله سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و  بیمه است که معمولا هر چند وقت یکبار نرم‌افزارهای مورد تایید خود را اعلام می‌کنند.

از طرفی، روند رو به رشد تکنولوژی باعث شده تا دیگر روش‌های سنتی و دستی مورد قبول این سازمان‌ها نباشد و ثبت گزارش‌ها به شکل الکترونیک جای روندهای دستی گذشته را بگیرد. نرم‌افزارهای حسابداری به این روند کمک می‌کنند.

حذف خطاهای انسانی

یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای نرم‌ افزار حسابداری ویندوز ؛  کاهش خطاهای کاربر در ثبت و ضبط گزارش‌های  مالی است. از آنجا که حتی جابجایی اعداد و ارقام نیز می‌تواند برای یک سازمان گران تمام شود؛ از این رو استفاده از انواع نرم‌افزارهای مالی بهترین جایگزین برای محاسبات پراشتباه دستی است.

افزایش سرعت روند انجام کارها

راهکارهای نرم‌افزاری نقش زیادی در سرعت بخشیدن به انجام کارها و حذف زمان‌های تلف شده دارند که نرم‌افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

با این کار دیگر نیازی به صرف ساعت‌ها وقت برای ثبت و ضبط گزارش‌های  مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و خودکار توسط نرم‌افزار انجام می‌شود. بنابراین می‌توان زمان اضافه را صرف انجام امور مهم‌تری کرد.

تسهیل نظارت و کنترل داخلی

در گذشته که اطلاعات به شکل دستی و کاغذی ثبت می‌شد، معمولا حجم بالایی از اسناد کاغذی وجود داشت که یافتن اسناد مورد نیاز از بین آنها کار زمان بری بود. ضمن آنکه در برخی اوقات شناسایی  داده‌های مهم در لابه‌لای پوشه‌های مختلف ممکن نبود.

اما یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری ویندوز طبقه‌بندی اطلاعات و دسترسی سیستماتیک به آن در هر لحظه است. این قابلیت امکان نظارت و پایش عملکرد مالی را توسط مدیران مالی فراهم کرده است.

ارتقاء امنیت داده‌ها

ثبت سنتی اسناد با ریسک بالایی دارد.. چون  هر آن این امکان وجود دارد که یک حادثه طبیعی نظیر آتش‌سوزی یا یک سهل‌انگاری کوچک موجب از بین رفتن اسناد باارزش شود.

اما نرم‌افزار مالی تا حد بسیاری زیادی این ریسک‌ها را برطرف کرده است. چرا که داده‌ها به شکل سیستمی و به شیوه‌ی صحیحی ثبت می‌شوند. ضمن آنکه با استفاده از نرم‌افزارهای ابری می‌توان در چند سرور مختلف نسخه‌های پشتیبان از داده‌ها را دراختیار داشت.

گزارش‌های  دقیق و در لحظه

یکی از وظایف اصلی حسابداری تهیه صورت‌های مالی و ارائه‌ گزارش‌های مختلف به کمک نرم افزار حسابداری شرکتی ،از وضعیت مالی شرکت برای مدیران بالادستی یا سازمان‌های بیرونی است. در گذشته انجام این کار بسیار وقت‌گیر و البته همراه با خطا بود. نرم افزار حسابداری ویندوز کمک می‌کند تا در اسرع وقت بتوان انواع گزارش‌های  مالی و مدیریتی مورد نیاز را دریافت کرد.

برای نمونه فرض کنید مدیر مالی یک شرکت قصد دارد گزارشی از وضعیت بدهی‌های مجموعه را به مدیر بالادستی خود ارائه دهد و برای این کار تنها دو ساعت وقت دارد. طبیعی است که بدون استفاده از نرم‌افزار مالی انجام این کار بسیار زمان‌بر است.

ویژگی نرم افزار حسابداری ویندوز یا دسکتاپ

نرم افزارهایی که در قالب شبکه داخلی شرکت اجرا می شوند و بر روی یک سیستم مرکزی نصب شده و اطلاعات بر روی سرور آن ذخیره می شود در اصطلاح نرم افزار حسابداری ویندوز یا لوکال نامیده می شوند.

برای انجام حسابداری نیاز به یک نرم افزار حسابداری ویندوز جامع داریم که تمام بخش های مربوطه بتوانند از آن استفاده کنند. به این معنی که بخش خرید، انبار، پرسنل و … هر کدام بتوانند اطلاعات مربوط به خود را در سیستم وارد کنند. نرم افزار به گونه ای برنامه ریزی شده که این اطلاعات در محل خود قرار گرفته و برای تمام قسمت هایی که به آن نیاز دارند قابل استفاده است و نیازی نیست تا فایل اطلاعات هر بخش به بخش دیگر انتقال پیدا کند.

هرچند استفاده از این سیستم نرم افزاری بعد از سیستم دستی حسابداری پیشرفت بزرگی محسوب می ­شود اما محدودیت های خاص خود را دارد که از جمله می توان به محدودیت دسترسی به اطلاعات اشاره کرد به این معنی که شما در صورت نیاز به گزارش حسابداری فقط می­ توانید با حضور در شرکت و پشت سیستم مربوطه به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.