آیا مشکلات نرم افزار حسابداری یا نبود نرم افزار می تواند در یک کسب وکار خودنمایی کند؟کسب و کارهای خدمات مالی و پروژه ای همیشه به دنبال راه هایی برای بهبود جریان نقدینگی، دریافت سریع تر حقوق، افزایش دقت، دریافت گزارش های معنادار و اطمینان از مرتبط و تأثیرگذار بودن گزارش ها هستند. با فناوری مناسب و داشتن نرم افزاری تخصصی، می توانید بر این چالش ها غلبه کرده و بر پیشبرد کسب و کار خود تمرکز کنید. تمامی شرکت های متوسط و بزرگ به طور منظم جلساتی را برگزار می کنند که در آن صورت حساب های مالی ارائه و بحث می شود. در حالی که همه کسب و کارها هر از گاهی با مشکلاتی مواجه می‌شوند، به ندرت کسب و کارهای متوسط و بزرگ تر با این گونه مشکلات از کار می افتند. همچنین کسب و کارهای کوچک به ویژه مشاغل خوداشتغالی، باید به این واقعیت توجه داشته باشند، که اغلب ارائه منظم صورت های مالی و بررسی آن ها می تواند بسیار مفید باشد. در نظر گرفتن وضعیت گزارش های مالی یک کسب و کار، حوزه مهمی است که اغلب در مدیریت یک کسب و کار کوچک نادیده گرفته می شود.
هر کسب و کاری باید مجموعه حساب های مالی را تهیه و برای بررسی های آتی نگهداری کند. این حساب های مالی ممکن است به صورت دستی یا با استفاده از نرم افزار حسابداری پیشرفته مالی ایجاد شوند. هدف اصلی از نگهداری داده های مالی اغلب برآوردن الزامات مالیاتی و ارائه گزارش ها در بازه های زمانی مقرر است و هدف اصلی که کنترل مالی و مدیریت کسب و کار است، معمولا نا دیده گرفته می شود. اما استفاده از نرم افزار حسابداری و کنترل مالی، نه تنها می‌تواند برای یک کسب و کار کوچک، یک سیستم هشدار اولیه ارائه کند، بلکه نشان می‌دهد که در کجای آن نیاز به اقدامات مدیریتی وجود دارد. بنابراین حساب های مالی باید توسط تمام مشاغل کوچک به صورت ماهانه برای حفظ کنترل مالی تهیه، نگهداری و بررسی شوند.
سود یا زیان استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین
نرم افزار حسابداری می تواند یک سیستم ساده برای محاسبه میزان سود و زیان ماهانه باشد. این ویژگی برای بسیاری از کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک می تواند بسیار مفید باشد زیرا هر چه کسب و کار کوچکتر باشد مالک اطلاعات بیشتری از امور مالی خود داشته و می تواند در جهت گسترش هر چه سریع تر آن اقدام کند. انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری می توانند ترازنامه و محاسبه میزان بستانکاران و بدهکاران، میزان مانده های بانکی و دارایی ها، گزارش های مختلف و میزان مالیات و گزارش های مالیاتی و .. را تولید کنند. در سازمان های بزرگ تر، حساب های مالی پیچیده تر خواهند بود و در نتیجه تجزیه و تحلیل تمام حوزه های اصلی کسب و کار، توسط این نرم افزارها تولید و ارائه می شوند.
در طول عمر مالی یک کسب و کار زمان هایی وجود دارد که فروش رشد کرده و زمان هایی وجود دارد که فروش کاهش می یابد. میزان بدهی مشتریان، در نرم افزار تحت عنوان بدهکار نامیده می شود و موجودی بدهکار ممکن است مطابق با گردش فروش رشد کند. با استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری می توان به کنترل مالی و کنترل اعتباری در مورد حساب های بدهکار و بستانکار دست پیدا کرد. کنترل و مدیریت مانده بدهکار به طور بالقوه تأثیر مالی مهمی بر نقدینگی کسب و کار دارد.
گردش کلی موجودی بدهکار به صورت روزانه همیشه واضح نیست و تنها با تولید یک میزان کل نهایی و مشخص در پایان هر ماه می توان مانده بدهکار را مشاهده کرد و برای حفظ کنترل مالی قوی اقدام نمود. لغزش در روش های کنترل اعتباری و مالی باید در اولین مرحله حل شود تا بتوان از تأثیرات مالی جدی بر تجارت جلوگیری کرد.
مشکلات کار حسابداری یا مشکلات کار حسابرسی
اما در کنار این موارد یک نرم افزار می تواند مشکلات کار حسابداری یا حسابرسیشامل موارد زیر را نیز کاهش دهد:
1. امکان مدیریت و بررسی جریان نقدی
2. گزارشگری مالی
3. استخدام و حفظ استعدادها
4. اتوماسیون و هوش مصنوعی
5. ارتقاء مهارت ها
6. تغییرات قانون های مالیاتی
7. تغییرات نظارتی و استانداردهای جدید حسابداری
8. مدیریت هزینه
9. مدیریت حقوق و دستمزد
10. امنیت سایبری
11. کار از راه دور
12. روحیه پایین افراد یا خستگی استفاده از روش های قدیمی
13. امکان تهیه پیش بینی های مالی دقیق
14. همگام بودن با فناوری و ابزارهای جدید و نوآوری
مشکلات نرم افزار حسابداری چیست؟
چالش 1 – افزایش هزینه های اولیه یا به روزرسانی نرم افزار
شاید در مشکلات نرم افزار حسابداری اولین مورد هزینه باشد. اما به هزینه های اولیه هنگفت نرم افزار اهمیت ندهید. قیمت نرم افزار حسابداری بر اساس ویژگی ها و قابلیت های متنوع آن می تواند متفاوت باشد. همچنین بسیاری از سخت افزارها و نرم افزارهای داخلی، تعمیر و نگهداری یا ارتقاء آن ها ممکن است نیاز به هزینه داشته باشد. در برخی موارد این عامل می تواند در کسب و کارها با ابعاد مختلف، باعث بروز مشکلات مختلف، از جمله مشکلات مالی شده و گاهی اوقات مدیریت و رشد موثر آن ها را دشوار کند.
در این شرایط شاید استفاده از یک فناوری ابری کاملا بومی می تواند آسپرین این سردرد باشد؟!
به این نکته توجه کنید نرم افزار حسابداری اطلاعات مالی قبلی وارد شده را حفظ می کند. این ویژگی امکان نظارت بر فروش و مشاهده اثر کمپین های فروش و بازاریابی را در شرایط واقعی فراهم می کند. با این نرم افزارها هزینه های خرید و هزینه های تجاری نیز قابل مشاهده است و الگوها را می توان به راحتی تشخیص داد. سپس هر عددی که توسط نرم‌افزار حسابداری تولید می‌شود، می‌تواند مبنایی برای اقدامات مدیریتی برای بهبود کنترل مالی یا اتخاذ تصمیمات مدیریتی برای افزایش فروش یا کاهش هزینه‌ها شود.
با استفاده از یک سیستم حسابداری مالی برای بررسی امور مالی کسب و کار به صورت منظم، فرصت هایی برای رشد فروش و سطوح سود بالاتر فراهم می شود. داده های حاصل از این نرم افزار همچنین به عنوان یک سیستم هشدار اولیه در مورد مشکلات تجاری عمل می کند. محسابه سود و زیان و در کسب و کارهای بزرگتر ترازنامه نیز ابزارهای ضروری برای دستیابی به کنترل مالی کسب و کار و تولید عملکرد مالی مطلوب هستند، که در نهایت باعث خواهد شد تا این هزینه ها در دراز مدت برای کسب و کار مقرون به صرفه باشد.
چالش 2 – هزینه های اجرایی نامشخص
از سایر مشکلات نرم افزار حسابداری عدم امکان گسترش و کار کردن آن با سایر سیستم های نرم افزاری است. حرکت به سمت یک سیستم مالی یا ERP جدید می تواند یک تصمیم خطرناک برای یک کسب و کار با سابقه باشد. هنگام اجرای یک راه حل جدید، هزینه ها و زمان بندی ها می تواند متفاوت باشد و تا حد زیادی دست کم گرفته شود. این کار می تواند منجر به تاخیر در برنامه های اجرایی شود. از طرفی مشتریان با هزینه های اضافی تامین کننده برای اتمام کار مواجه می شوند و درآمد احتمالی به دلیل عملکرد و فرآیندهای ناقص کاهش می یابد.
از طرفی دیگر استفاده از این نرم افزارها می تواند منجر به ایجاد اختلالات و ناسازگاری های مختلفی بین نرم افزارها شود، بنابراین باید در انتخاب نرم افزارهای درست و دارای قابلیت گسترش بین نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و یا نرم افزار حسابداری شرکتی از ابتدا دقت شود.
بنابراین کار با شرکت های قدیمی و بزرگ نرم افزاری، دارای راه حل های دقیق از ابتدای انتخاب یک برنامه حسابداری که می تواند موارد فوق را تضمین کند، گزینه ایمن تری خواهد بود!
چالش 3 – حسابداری و گزارش
استفاده از پایگاه های اطلاعاتی متعدد برای مدیریت حساب های چند شرکتی می تواند برای به اشتراک گذاری و تجمیع اطلاعات مالی دردسر بزرگی باشد. از طرفی این کار فرآیند را بسیار طولانی تر از آنچه لازم است، خواهد کرد. علاوه بر زمان بر بودن، دید در حساب های شرکت و داده های مالی زنده وجود ندارد، که می تواند منجر به ناآگاهی یا تأخیر در تصمیم گیری شود. بنابراین برای انتخاب یک سیستم نرم افزاری باید از قبل سیستمی را انتخاب کنید که گزارش های متنوع و دقیق تولید می کند. از طرفی استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین مبتنی بر ابر می تواند مشکل پراکندگی داده در کسب وکار را مرتفع سازد.
چالش 4 – عدم وجود امکان مدیریت و کنترل پروژه در نرم افزار حسابداری
شرکت هایی که پروژه ها و صورت حساب خدمات را مدیریت می‌کنند، هنگام استفاده از نرم افزارهای مالی برای نظارت بر پروژه های خود، برای ردیابی زمان پرداخت و میزان ساعات ارائه خدمات، این کار را تقریبا غیرممکن می دانند. این امر به ناچار منجر به سردرگمی و اشتباهاتی می شود که منجر به تاخیر در ارائه صورتحساب مشتریان، نادرست بودن صورت حساب پروژه ها و از دست رفتن کنترل بر روی درآمد کلی و مدیریت کسب و کار می شود. بنابراین باید مجموعه نرم افزاری که دارای قابلیت هزینه یابی پروژه است را به یک شرکت نرم افزاری را سفارش داد.
مشکلات عدم وجود یک سیستم نرم افزار حسابداری
بعد از بررسی مشکلات نرم افزار حسابداری باید بدانید که نبود یک سیستم نرم افزار حسابداری مناسب یا استفاده صرفاً برای اهداف مالیاتی و یک بار در سال، عملکرد مالی کسب و کار را به حدس و گمان یا شم تجاری مدیریت واگذار می کند و نمی توان آن را به درستی اندازه گیری کرد. بنابراین نبود آن نیز مشکل آفرین است.
بیاید آن را با ورزش مقایسه کنیم. یک ورزشکار پرنده طول، هر روز تمرین می کند و معتقد است که خوب می پرد، اما هرگز پرش های خود را اندازه نمی گیرد یا وضعیت بدنی، برنامه تمرینی، سرعت دویدن خود را تجزیه و تحلیل نمی کند. بنابراین تعجب آور نیست اگر یک ورزشکار پرش طول دیگر با توانایی مشابهی که سطوح تناسب اندام را زیر نظر داشته، روی تکنیک دویدن و پرش کار کرده و هر پرش خود را اندازه گیری می کند، بیشترین پرش را در مسابقات داشته باشد.
بنابراین به طور مشابه، با استفاده از انواع نرم افزار مانند نرم افزار حسابداری شرکتی یا نرم افزار حسابداری فروشگاهی و غیره و کنترل مالی منظم، اگر اعداد به طور منظم ماهانه تولید شوند، اعداد را می توان با جدیت تجزیه و تحلیل کرد و در نتیجه عملکرد مالی کسب و کار را بهبود داد. اما مهمتر از همه، مشکلات تجاری را می توان قبل از تبدیل شدن به یک مسئله ی حاد، شناسایی و رفع کرد.
